Skip to content

Feriegodkendelse i KeyBalance BS

Formål

Denne guide beskriver, hvordan feriegodkendelse fungerer i KeyBalance BS, når en godkender er fraværende.

Systemet bruger tasken BS_Bilag_GodkAflosBestem til automatisk at finde en anden godkender, der kan behandle bilaget. Søgningen følger en fast prioritet, og systemet stopper, så snart der findes en gyldig godkender.

Hvornår bruges feriegodkendelse?

Feriegodkendelse bruges, når den normale godkender ikke er tilgængelig, for eksempel ved ferie, sygdom eller andet fravær.

I stedet for at bilaget bliver stående hos en fraværende godkender, forsøger systemet at finde en relevant afløser ud fra de opsætninger, der er lavet.

Forudsætninger

Før feriegodkendelse kan fungere korrekt, skal følgende være sat op.

1. Opsætning af ferieafløser i BS_Bilag_GodkAflos

Her registreres, hvem der kan godkende i stedet for en fraværende godkender.

Felt Beskrivelse
Godkender Initialer på den fraværende godkender
NyGodkender Initialer på afløseren
NyGodkenderArt Type af afløser, hvor 0 er en almindelig medarbejder
StartDato Første dag, hvor afløsningen gælder
SlutDato Sidste dag, hvor afløsningen gælder
Tekst Beskrivelse eller note til opsætningen

2. Opsætning af baggodkender i Medarbejder

Hver medarbejder kan have en baggodkender angivet i feltet GodkendAf.

Felt Beskrivelse
GodkendAf Initialer på den person, der normalt godkender medarbejderens bilag

Sådan fungerer feriegodkendelse

Systemet arbejder trin for trin. Hvert trin vurderes i rækkefølge, og der stoppes, så snart der findes en gyldig godkender.

Trin 1: Find den registrerede ferieafløser

Systemet slår først op i BS_Bilag_GodkAflos for at finde en aktiv afløser til den fraværende godkender.

Følgende skal være opfyldt:

  1. Der skal findes en post for den pågældende godkender.
  2. StartDato skal være lig med eller tidligere end dags dato.
  3. SlutDato skal være lig med eller senere end dags dato.

Hvis der findes en gyldig post, bruges NyGodkender som kandidat.

Eksempel: Godkender -> NyGodkender

Trin 2: Kontroller om afløseren selv er fraværende

Når en afløser er fundet, undersøger systemet, om denne person også har en aktiv registrering i BS_Bilag_GodkAflos.

Hvis afløseren selv er registreret som fraværende på dags dato, bliver personen afvist som kandidat.

Det betyder i praksis:

  1. NyGodkender nulstilles.
  2. Logteksten opdateres med information om, at afløseren selv er fraværende.
  3. Systemet går videre til næste mulighed.

Eksempel: NyGodkender -> aktiv feriepost fundet -> afvises

Trin 3: Kontroller om afløseren allerede har godkendt bilaget

Hvis afløseren ikke er fraværende, tjekker systemet derefter i BS_Bilag_Godkend, om personen allerede har godkendt det aktuelle bilag.

Afløseren afvises, hvis følgende er opfyldt:

  1. Status er Godkendt, SysGodkendt eller DelGodkendt.
  2. GodkendtDato er udfyldt.

Hvis begge betingelser er opfyldt, nulstilles NyGodkender, og systemet fortsætter til næste mulighed.

Eksempel: NyGodkender -> allerede godkendt bilaget -> afvises

Trin 4: Forsøg med den oprindelige godkenders baggodkender

Hvis den registrerede ferieafløser ikke kan bruges, forsøger systemet at finde den oprindelige godkenders baggodkender via Medarbejder.GodkendAf.

Denne kandidat bliver derefter behandlet på samme måde som i trin 2 og trin 3.

Det betyder, at systemet igen kontrollerer:

  1. Om kandidaten selv er fraværende.
  2. Om kandidaten allerede har godkendt bilaget.

Logteksten opdateres samtidig med en besked om, at systemet forsøger den oprindelige godkenders baggodkender.

Eksempel: Oprindelig godkender -> GodkendAf -> ny kandidat

Trin 5: Forsøg med ferieafløserens baggodkender

Hvis den oprindelige godkenders baggodkender heller ikke kan bruges, forsøger systemet derefter med ferieafløserens egen baggodkender.

Også her bliver kandidaten sendt gennem de samme kontroller:

  1. Er personen selv fraværende?
  2. Har personen allerede godkendt bilaget?

Logteksten opdateres med en besked om, at systemet forsøger ferieafløserens baggodkender.

Eksempel: Ferieafløser -> GodkendAf -> ny kandidat

Trin 6: Fallback til den oprindelige godkender

Hvis ingen af de mulige afløsere kan bruges, falder systemet tilbage til den oprindelige godkender.

Det betyder:

  1. #NyGodkender sættes til den oprindelige godkenders initialer.
  2. #FallBack sættes til true.
  3. #Tekst opdateres med en besked om, at ingen kunne håndtere godkendelsen.

Det er altså ikke en ny afløser, men en markering af, at systemet ikke kunne finde en brugbar erstatning.

Output fra tasken

Når BS_Bilag_GodkAflosBestem er færdig, returneres følgende parametre:

Parameter Type Beskrivelse
#NyGodkender String Initialer på den valgte godkender
#NyGodkenderArt UShort Type af godkender
#Tekst String Beskrivelse af de trin systemet har forsøgt
#FallBack Bool Angiver om systemet er faldet tilbage til den oprindelige godkender

Sådan opsætter du en ferieafløser

  1. Åbn tabellen BS_Bilag_GodkAflos.
  2. Opret en ny post.
  3. Udfyld Godkender med initialerne på den fraværende godkender.
  4. Udfyld NyGodkender med initialerne på afløseren.
  5. Angiv StartDato.
  6. Angiv SlutDato.
  7. Udfyld eventuelt Tekst med en beskrivelse.
  8. Gem posten.

Sådan opsætter du en baggodkender

  1. Åbn medarbejderens stamkort i Medarbejder.
  2. Find feltet GodkendAf.
  3. Indtast initialerne på den person, der skal være baggodkender.
  4. Gem ændringen.

Vigtige bemærkninger

Hvis afløseren også er på ferie

Systemet opdager det automatisk og går videre til næste mulige kandidat i kæden.

Hvis der opstår cirkulære referencer

Den nuværende logik beskytter ikke eksplicit mod cirkulære kæder. Derfor bør opsætningen gennemgås, så baggodkendere ikke peger tilbage på hinanden.

Eksempel: A -> B -> A

Hvis #FallBack = true

Det betyder, at systemet ikke har fundet en gyldig afløser, og at bilaget derfor er sendt tilbage til den oprindelige godkender. Den kaldende proces bør tage højde for dette, for eksempel ved at vise en advarsel eller sende en notifikation.

Betydningen af NyGodkenderArt

NyGodkenderArt bruges til at angive typen af godkender. Værdien 0 bruges som udgangspunkt for en almindelig medarbejder. Hvis en anden værdi anvendes i løsningen, betyder det, at godkenderen behandles som en særlig type.

Fejlsøgning

Hvis feriegodkendelse ikke fungerer som forventet, bør du kontrollere følgende:

  1. At der findes en aktiv post i BS_Bilag_GodkAflos for den relevante godkender.
  2. At datoerne i StartDato og SlutDato dækker dags dato.
  3. At NyGodkender er udfyldt korrekt.
  4. At baggodkender er opsat i Medarbejder.GodkendAf, hvis denne del af kæden skal kunne bruges.
  5. At den fundne kandidat ikke selv er registreret som fraværende.
  6. At kandidaten ikke allerede har godkendt det pågældende bilag.

Kort opsummering

Feriegodkendelse i KeyBalance BS fungerer ved, at systemet automatisk søger efter en gyldig godkender i en fast rækkefølge:

  1. Registreret ferieafløser.
  2. Den oprindelige godkenders baggodkender.
  3. Ferieafløserens baggodkender.
  4. Fallback til den oprindelige godkender.

Formålet er at sikre, at bilag så vidt muligt altid kan sendes videre til en relevant godkender, selv når den normale godkender er fraværende.