Gå til indholdet

Kundeemner og CRM-felter

CRM-modulet i KeyBalance giver et klart overblik over kundeemner, relationer, salgsmuligheder og kontaktoplysninger.
Det fungerer som virksomhedens centrale kundedatabase – både for eksisterende kunder, leverandører og potentielle leads.

CRM-funktionen gør det muligt at:

  • oprette og administrere kundeemner
  • samle kontaktpersoner, adresser, noter og historik
  • registrere aktiviteter og tilbud
  • arbejde struktureret med salg og marketing
  • synkronisere kundeemner med debitor og kreditor
  • hente oplysninger direkte fra Google (adresseopslag)

CRM-filen KundeEmne fungerer som en fleksibel startpost: her kan du registrere alt fra leads til store B2B-kunder, uanset om de senere bliver debitorer, kreditorer eller begge dele.

Hvad er et Kundeemne?

Et Kundeemne er enhver kontakt eller virksomhed, du arbejder med:

  • potentielle kunder (leads)
  • nuværende kunder
  • tidligere kunder
  • leverandører
  • kontaktpersoner og virksomheder til kampagner
  • marketingmålgrupper
  • partnere og samarbejdspartnere

Felterne gør det muligt at lagre detaljeret viden om virksomheden, relationer, branchetilhørsforhold, aktiviteter og værdipotentiale.

Felterne finder du på kundeemnekortet under CRM → KundeEmner (dobbeltklik på et emne). Kortet har fanerne Navn, adresse, Diverse, Debitor og Kreditor.

Kundeemnekortet med fanen Navn, adresse, knapperne i bunden og Yderlige funktioner

Stamoplysninger – navn, adresse, kontaktinfo

I CRM registrerer du alle de centrale data:

  • Firmanavn
  • Adresse 1 + 2
  • Postnr og by
  • Land (automatiske ISO-koder)
  • Besøgsadresse
  • CVR-/SE-nr. og produktionsenhedsnumre (P-numre)

Google-søgning er direkte integreret

Ved opslag udfyldes automatisk:

  • navn
  • adresse
  • postnr/by
  • land
  • telefon
  • GPS-koordinater (lat/lng)

Dette gør oprettelse af nye emner utrolig hurtigt.

Kontaktpersoner

CRM understøtter:

  • Attention-felt
  • Primær kontaktperson
  • Telefon, mobil, fax
  • Titel
  • E-mail og bogholderi e-mail
  • Automatisk oprettelse via domæne (EmailDomæne)

Kontaktpersoner er knyttet til kundeemnet og kan opdateres begge veje.

Økonomiske og bogføringsmæssige felter

Selvom et CRM-emne ikke nødvendigvis er en debitor yet, kan du forberede alt:

  • standard moms
  • bogføringsgrupper (debitor + kreditor)
  • valuta (inkl. ISO4217-koder)
  • betalingsbetingelser
  • leveringsbetingelser
  • afdelinger

Hvis CRM-emnet også findes som debitor eller kreditor, kan KeyBalance automatisk holde data synkroniseret.

Relationer og segmentering

For bedre at arbejde med målgrupper og kundetyper, findes felter til:

  • Branche (NACE kode)
  • Målgruppe
  • Kundetype (BTB, BTC, BTG)
  • Antal medarbejdere
  • Status (frit valg)

Disse felter bruges især til:

  • kampagner
  • segmentering
  • udsøgning af leads
  • kundestatistikker

Salgsprocesfelter

For at understøtte en mere struktureret salgsproces er følgende felter tilføjet:

DatoForesp

  • Forespørgselsdato – hvornår kunden første gang viste interesse.

DatoTilbud

  • Dato for afsendt tilbud.

LeadStatus

Værdiliste til hurtig vurdering af leadets stadie:

  • I gang
  • Lead
  • Møde booket
  • Tilbud sendt
  • Ordre
  • Afslag
  • Potentiale

Bruges til at styre pipeline og overblik.

LeadOprindelse

Felt til angivelse af, hvor kundeemnet kommer fra – fx:

  • Messe
  • Hjemmeside
  • Kampagne
  • Telefonisk henvendelse
  • Partnerreferral

SidsteAktivitet

Tekstfelt der beskriver, hvad der sidst er gjort – fx “Ringet til”, “Sendt oplæg”.

SidsteDato

Systemfelt der viser dato for sidste aktivitet. Bruges til prioritering.

Afsluttes

Forventet afslutningsdato for salget.

PotentialeKr

Forventet omsætning i kroner – estimeret værdipotentiale.

Sandsynlighed

Procentvalg: 5 %, 25 %, 50 %, 75 %.

Bruges ofte sammen med PotentialeKr til en vægtet pipeline.

NæsteDato

Dato for næste aktivitet (default: næste dag).

Dette felt driver salgsopfølgning og sikrer fremdrift.

Kobling til Debitor og Kreditor

Et Kundeemne kan være:

  • Debitor
  • Kreditor
  • Begge, eller
  • blot et lead

Felterne FindesDeb og FindesKred viser status automatisk.

Ved opdatering sørger systemet for automatisk synkronisering mellem CRM og debitor/kreditor – hvis det er slået til i opsætningen.

Noter, bemærkninger og interne oplysninger

Der findes flere fritekstfelter:

  • Bemærk 1–3
  • Overordnet tekst
  • Pakkeinfo
  • Pallespecifikation
  • Titler og profiler
  • GDPR-status (Godkendelse + dato)

Disse felter bruges typisk til:

  • interne salgsnoter
  • leveringsinstruktioner
  • særlige krav
  • marketingoplysninger
  • GDPR-styring

GPS og lokationsdata

KeyBalance kan gemme:

  • Breddegrad
  • Længdegrad

Oplysningerne bruges bl.a. til:

  • ruteplanlægning for sælgere
  • mapping
  • mobil medarbejdere
  • geografisk segmentering

Koordinaterne opdateres automatisk via Google-søgning.

Aktivitetsoverblik og værdipotentiale

CRM viser automatisk historik via feltinit:

  • TilbudKr – samlet tilbudsværdi
  • Værdi – salgsaktiviteter
  • NyesteAkt – dato for seneste aktivitet

Sammen med de nye felter (SidsteDato, NæsteDato, LeadStatus, PotentialeKr, Sandsynlighed) giver dette et stærkt pipeline-overblik:

  • hvor aktiv relationen er
  • hvilket stadie leadet befinder sig i
  • hvor stor værdien forventes at være
  • hvornår næste step skal tages

Dette er centralt for både sælgere og ledelse.

Kampagner og marketing

CRM understøtter:

  • automatisk udvælgelse af emner til kampagner
  • filtrering på målgrupper, branche, status, postnr mv.
  • markering om emnet må bruges i kampagner (TilladKampagne)

CRM-emner kan også kobles til kampagner direkte.

GDPR og arkivering

CRM indeholder effektiv styring af GDPR:

  • GDPR OK
  • sidste godkendelsesdato
  • mulighed for arkivering
  • krav om saldo = 0 ved arkivering af kunder

Arkiverede emner skjules fra standardlister, men bevares i historikken.

Integrationer (Krak, KOB, Navne & Numre, Google)

CRM kan hente og opdatere data fra eksterne kilder via:

  • KRAK-ID
  • KOB-ID
  • TDC-ID
  • Google search
  • NACE-koder og landekoder

Du kan styre om en kunde må opdateres automatisk.

Hvad kan man bruge CRM til?

Styring af kundeemner

Registrér leads fra:

  • messer
  • hjemmesiden
  • telefoniske henvendelser
  • kampagner
  • referencer

Overblik for sælgere

  • opgaver
  • aktivitetshistorik
  • potentiale og værdier
  • pipeline med sandsynligheder
  • hurtig adgang til kontaktdata

Markedsføring

  • målgruppeudvælgelse
  • segmentering efter branche, størrelse, område mv.
  • udsendelse af kampagner
  • eksport til eksterne systemer

Kvalitet i kundedata

  • Google-opslag
  • automatiske domænebaserede kontaktpersoner
  • opdatering via eksterne kilder
  • synkronisering med debitor/kreditor

Grundlag for salg, tilbud og opgaver

CRM-emnet kan let konverteres til:

  • tilbud
  • ordre
  • faktura
  • projekt/sag
  • kreditor
  • debitor

Alt sammen uden at skulle oprette kunden igen.

Fordele ved CRM i KeyBalance

  • Ét samlet overblik over kunder og leads
  • Hurtig oprettelse med Google-integration
  • Automatisk opdatering af adresser og data
  • Fleksibel segmentering og kampagnestyring
  • Direkte kobling til debitor, kreditor og tilbud
  • CRM bruges på tværs af hele systemet
  • Understøtter salgsarbejde, kundeservice og marketing

Relateret læsning

Læs mere om CRM i KeyBalance

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

Hvor ser jeg felterne på et kundeemne?

Åbn kundeemnet under CRM → KundeEmner. Felterne er fordelt på fanerne Navn, adresse, Diverse, Debitor og Kreditor.

Hvordan henter jeg adresse og koordinater fra Google?

Klik på Google-knappen ved adressefeltet eller ved postnr/by på fanen Navn, adresse.

Hvordan kobles et kundeemne til en debitor eller kreditor?

Udfyld fanen Debitor eller Kreditor, og brug Overfør til Debitor eller Overfør til Kreditor under Yderlige funktioner. Se guiden KundeEmner.