Brugere og Medarbejdere i KeyBalance

I KeyBalance arbejder vi med to tæt forbundne registre: Bruger og Medarbejder.
De hænger sammen – men udfylder meget forskellige funktioner.

Brugeren styrer login, rettigheder, licenser og adgang til systemet
Medarbejderen bruges i økonomi, projekter, planlægning, løn, tidsregistrering, BS-godkendelse osv.

I praksis har de fleste personer både en Bruger og en Medarbejder, men strukturen gør det muligt at håndtere fx eksterne konsulenter, midlertidige brugere, AD-styring og fleksible adgangsniveauer.

Hvad er en Bruger?

En Bruger er den konto, som logger ind i KeyBalance via:

KeyBalance Klienten (Windows)
Web (browser)
App (Android/iOS)
Microsoft EntraID/AD

En bruger styrer:

initialer og navn
login-type (KB, EntraID, AD-styret)
password (med eller uden AD-integration)
licenstype
om brugeren er aktiv
adgang til Web/App
brugerens sprog
om systemet skal spørge ved sletning
gemte dialogindstillinger
rettigheder via grupper

Typisk eksempel

En kontoransat der logger ind i både KeyBalance Windows-klient og App/Web vil have:

Initialer: JDP
Navn: Jens Petersen
Licens: Navngivet eller Web/App/Lite afhængigt af behov
Aktiv KB = Ja (må bruge Windows-klient)
Aktiv Web = Ja (må bruge app/web)
Login-type: “KB + EntraID”

Licenser for brugere – hvad betyder de?

KeyBalance skelner mellem forskellige licenstyper. Disse styres pr. bruger i feltet Licens på brugeren:

Licens	Hvad betyder det?
Samtidig	Brugeren logger ind i Windows-klienten og tæller med i “samtidige licenser”.
Navngivet	Licensen er reserveret til én bestemt bruger. Giver adgang til både app, web og klient.
Web/App/Lite	Brugeren må kun bruge Web og App. Tæller ikke med i samtidige licenser.
Web/A/L + Samtidig	Kombination af Web/App/Lite og en samtidig licens til klienten.
	Brugeren er deaktiveret mht. login.

Derudover styrer felterne:

Aktiv KB – må logge ind i klienten. Disse brugere tæller med i de samtidige licenser.
Aktiv Web – må logge ind i App/Web. Det kræver en navngivet licens.

I listen over brugere vises felterne som afkortede kolonner (A…, A…), og kolonnen Sk… viser, om brugeren har fået et midlertidigt password.

Systemet låser automatisk felterne, så de passer til licenstypen.

KeyBalance understøtter flere login-modeller:

KB Kun

Brugeren har sit eget password i KeyBalance.

KB + EntraID

Brugeren kan logge ind med:

KB password
Microsoft EntraID (Azure AD)

EntraID Kun

Login sker udelukkende via Microsofts loginvindue.
Password styres i AD – ikke i KeyBalance.

EntraID Styret

Brugeren bliver styret automatisk af virksomhedens AD, fx:

oprettelse
deaktivering
email
grupper og rettigheder

KeyBalance henter automatisk information ved login.

Automatisk oprettelse af Medarbejder og grupper

Når du opretter en ny Bruger, sker to ting automatisk:

Der oprettes en tilhørende Medarbejder
Brugeren placeres i standard-grupper

Det betyder, at en ny bruger:

får et medarbejderkort med navn, email, initialer osv.
automatisk er klar til tidsregistrering
kan bruges i projekter, indkøb, BS, planlægning mv.
får de rigtige rettighedsgrupper

Det sparer tid og sikrer en ensartet opsætning.

Hvad er en Medarbejder?

En Medarbejder i KeyBalance bruges til:

Projekter
Salg
Indkøb
Tidsregistrering
Planlægning
Produktionsruter og kapaciteter
Rejseafregning (KBExp)
Godkendelsesprocesser (BS, fakturaer)
HR-data
Løn, arbejdstider, normtid

Medarbejderkortet indeholder bl.a.

navn, initialer og kontaktinfo
afdeling og lokation
roller (sælger, indkøber, projektmedarbejder)
normtider pr. dag/uge
godkenderrelationer
medarbejdertype
ansættelsesinfo
adgang til mobile løsninger (plan, read-only, admin)
kompetence- og kalenderdata
lønoplysninger

Forholdet mellem Bruger og Medarbejder

Der kan sagtens være medarbejdere uden login
(fx timelønnede der registreres via fælles terminal)

Typisk anbefales:

Person	Bruger?	Medarbejder?
Intern ansat	Ja	Ja
Produktionsmedarbejder med stempelterminal	Kan være nej (bruger fælles login)	Ja
Ekstern konsulent der kun skal godkende	Ja	Ja
Midlertidig AD-bruger	Ja	Automatisk → Ja

Hvordan opretter man en ny Bruger?

Gå til:
Værktøjer → Sikkerhed → Brugere

Billedet Bruger og licensstyring åbner. Til venstre ser du Licenser (antal licenser og hvor mange der er oprettet), og til højre tabellen KB Brugere med Licens, Initialer, Navn, Sprog, Login type og Email / ID.

Klik: Ny linje (det grønne plus, eller Alt+Ins)
Udfyld:
- Initialer
- Navn
- Email (påkrævet ved EntraID-login)
- Licenstype
- Login-type (fx KB + EntraId eller EntraId Kun)

Dobbeltklik på en bruger for at åbne Detaljer for bruger. Her ser du Licens, Aktiv KB, Aktiv Web, stamdata (bl.a. AD Bruger og Skal skifte password), Periode (start- og slutdato) og brugerens Grupper / rettigheder.

KeyBalance opretter automatisk:

en medarbejder
standardrettigheder

Brugeren er nu klar til login.

Hvordan opretter man en Medarbejder?

Gå til:
Værktøjer → Opsætning → Medarbejdere - Opsætning

Klik: Ny linje (det grønne plus, eller Alt+Ins)
Udfyld kun det relevante:
- navn
- afdeling
- email og kontaktinfo
- godkenderrelationer
- kalender
- eventuelle lønfelt

Hvis medarbejderen skal kunne logge ind selv, skal personen oprettes som Bruger.

Medarbejderkortet har fanerne Navn, Privatadresse mm, Tidsregistrering, Bilagsscan og Timer. På fanen Navn finder du bl.a. Aktiv, Afdeling, Lokation, Provisionssats og Åben Periode (medarbejderens egen bogføringsperiode).

Rettigheder og begrænsninger

Medarbejderfeltet giver mulighed for at begrænse hvad personen må se:

Kun egne salg
Kun egne indkøb
Kun egne projekter
Kun egne afdelinger

Dette bruges især i virksomheder hvor medarbejdere kun skal se egen portefølje.

Se guiden om rettigheder, for at forstå den komplette rettighedsstyring

Typiske scenarier

Scenario 1: Almindelig kontorbruger

Bruger + Medarbejder
KB + EntraID
Navngivet licens
Aktiv KB + Aktiv Web
Projekt- og økonomiadgang

Scenario 2: Produktionsmedarbejder på stempelterminal

Ingen personlig bruger
Opret kun Medarbejder
Stempelterminal bruger fælles login
Tider registreres stadig korrekt pr. medarbejderinitial

Scenario 3: Ekstern montør med app

Bruger oprettes
Licens = Web/App/Lite
Kun Aktiv Web
Medarbejder oprettes automatisk

Gode råd til opsætning

Brug EntraID hvis virksomheden allerede bruger Microsoft 365/AD
Giv Navngivet licens til dem der altid skal have adgang til Systemet
Brug Samtidig licens til kontorbrugere der ikke bruger APP og som kan nøjes med en dele licens.
Brug rettighedsgrupper aktivt, så alle medarbejdere ikke får adgang til virksomhedens fortrolige oplysninger

Vil du vide mere?

Læs om funktionerne i KeyBalance ERP:
KeyBalance moduler

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

Hvor opretter jeg en ny bruger?

Under Værktøjer → Sikkerhed → Brugere. Der oprettes automatisk en tilhørende medarbejder, og brugeren placeres i standardgrupperne.

Kan der findes en medarbejder uden login?

Ja. Fx produktionsmedarbejdere, der registrerer tid via en fælles stempelterminal. Opret dem kun under Værktøjer → Opsætning → Medarbejdere - Opsætning.

Hvorfor kan brugeren ikke logge ind i app eller web?

Tjek, at Aktiv Web er markeret på brugeren. Adgang til web/app kræver en navngivet licens (fx Navngivet eller Web/App/Lite).

Hvor ser jeg, hvor mange licenser vi har?

I området Licenser til venstre i billedet Bruger og licensstyring. Her står antal licenser pr. type og hvor mange der er oprettet.