Skip to content

Brugere og Medarbejdere i KeyBalance

I KeyBalance arbejder vi med to tæt forbundne registre: Bruger og Medarbejder.
De hænger sammen – men udfylder meget forskellige funktioner.

  • Brugeren styrer login, rettigheder, licenser og adgang til systemet
  • Medarbejderen bruges i økonomi, projekter, planlægning, løn, tidsregistrering, BS-godkendelse osv.

I praksis har de fleste personer både en Bruger og en Medarbejder, men strukturen gør det muligt at håndtere fx eksterne konsulenter, midlertidige brugere, AD-styring og fleksible adgangsniveauer.

Hvad er en Bruger?

En Bruger er den konto, som logger ind i KeyBalance via:

  • KB-klienten (Windows)
  • Web (browser)
  • App (Android/iOS)
  • Microsoft EntraID/AD

En bruger styrer:

  • initialer og navn
  • login-type (KB, EntraID, AD-styret)
  • password (med eller uden AD-integration)
  • licenstype
  • om brugeren er aktiv
  • adgang til Web/App
  • brugerens sprog
  • om systemet skal spørge ved sletning
  • gemte dialogindstillinger
  • rettigheder via grupper

Typisk eksempel

En kontoransat der logger ind i både KeyBalance Windows-klient og App/Web vil have:

  • Initialer: JDP
  • Navn: Jens Petersen
  • Licens: Navngivet eller Web/App/Lite afhængigt af behov
  • Aktiv KB = Ja (må bruge Windows-klient)
  • Aktiv Web = Ja (må bruge app/web)
  • Login-type: “KB + EntraID”

Licenser for brugere – hvad betyder de?

KeyBalance skelner mellem forskellige licenstyper. Disse styres pr. bruger:

Licens Hvad betyder det?
Samtidig Brugeren logger ind i Windows-klienten og tæller med i “samtidige licenser”.
Navngivet Licensen er reserveret til én bestemt bruger. Giver adgang til både app, web og klient.
Web/App/Lite Brugeren må kun bruge Web og App. Tæller ikke med i samtidige licenser.
Brugeren er deaktiveret mht. login.

Derudover styrer felterne:

  • Aktiv KB – må logge ind i klienten
  • Aktiv Web – må logge ind i App/Web

Systemet låser automatisk felterne, så de passer til licenstypen.

Login-typer (KB, EntraID og AD-styring)

KeyBalance understøtter flere login-modeller:

KB Kun

Brugeren har sit eget password i KeyBalance.

KB + EntraID

Brugeren kan logge ind med:

  • KB password
  • Microsoft EntraID (Azure AD)

EntraID Kun

Login sker udelukkende via Microsofts loginvindue.
Password styres i AD – ikke i KeyBalance.

EntraID Styret

Brugeren bliver styret automatisk af virksomhedens AD, fx:

  • oprettelse
  • deaktivering
  • email
  • grupper og rettigheder

KeyBalance henter automatisk information ved login.

Automatisk oprettelse af Medarbejder og grupper

Når du opretter en ny Bruger, sker to ting automatisk:

  1. Der oprettes en tilhørende Medarbejder

  2. Brugeren placeres i standard-grupper

Det betyder, at en ny bruger:

  • får et medarbejderkort med navn, email, initialer osv.
  • automatisk er klar til tidsregistrering
  • kan bruges i projekter, indkøb, BS, planlægning mv.
  • får de rigtige rettighedsgrupper

Det sparer tid og sikrer en ensartet opsætning.

Hvad er en Medarbejder?

En Medarbejder i KeyBalance bruges til:

  • Projekter
  • Salg
  • Indkøb
  • Tidsregistrering
  • Planlægning
  • Produktionsruter og kapaciteter
  • Rejseafregning (KBExp)
  • Godkendelsesprocesser (BS, fakturaer)
  • HR-data
  • Løn, arbejdstider, normtid

Medarbejderkortet indeholder bl.a.

  • navn, initialer og kontaktinfo
  • afdeling og lokation
  • roller (sælger, indkøber, projektmedarbejder)
  • normtider pr. dag/uge
  • godkenderrelationer
  • medarbejdertype
  • ansættelsesinfo
  • adgang til mobile løsninger (plan, read-only, admin)
  • kompetence- og kalenderdata
  • lønoplysninger

Forholdet mellem Bruger og Medarbejder

  • Der kan sagtens være medarbejdere uden login
    (fx timelønnede der registreres via fælles terminal)

Typisk anbefales:

Person Bruger? Medarbejder?
Intern ansat Ja Ja
Produktionsmedarbejder med stempelterminal Kan være nej (bruger fælles login) Ja
Ekstern konsulent der kun skal godkende Ja Ja
Midlertidig AD-bruger Ja Automatisk → Ja

Hvordan opretter man en ny Bruger?

  1. Gå til:
    System → Rettigheder → Brugere

  2. Klik: Opret ny ('+')

  3. Udfyld:

    • Initialer
    • Navn
    • Email (påkrævet ved EntraID-login)
    • Licenstype
    • Login-type (KB, EntraID mv.)

KeyBalance opretter automatisk:

  • en medarbejder
  • standardrettigheder

Brugeren er nu klar til login.

Hvordan opretter man en Medarbejder?

  1. Gå til:
    System → Opsætning → Medarbejdere opsætning

  2. Klik: Opret ('+')

  3. Udfyld kun det relevante:

    • navn
    • afdeling
    • email og kontaktinfo
    • godkenderrelationer
    • kalender
    • eventuelle lønfelt

Hvis medarbejderen skal kunne logge ind selv, skal personen oprettes som Bruger.

Rettigheder og begrænsninger

Medarbejderfeltet giver mulighed for at begrænse hvad personen må se:

  • Kun egne salg
  • Kun egne indkøb
  • Kun egne projekter
  • Kun egne afdelinger

Dette bruges især i virksomheder hvor medarbejdere kun skal se egen portefølje.

Se guiden om rettigheder, for at forstå den komplette rettighedsstyring

Typiske scenarier

Scenario 1: Almindelig kontorbruger

  • Bruger + Medarbejder
  • KB + EntraID
  • Navngivet licens
  • Aktiv KB + Aktiv Web
  • Projekt- og økonomiadgang

Scenario 2: Produktionsmedarbejder på stempelterminal

  • Ingen personlig bruger
  • Opret kun Medarbejder
  • Stempelterminal bruger fælles login
  • Tider registreres stadig korrekt pr. medarbejderinitial

Scenario 3: Ekstern montør med app

  • Bruger oprettes
  • Licens = Web/App/Lite
  • Kun Aktiv Web
  • Medarbejder oprettes automatisk

Gode råd til opsætning

  • Brug EntraID hvis virksomheden allerede bruger Microsoft 365/AD
  • Giv Navngivet licens til dem der altid skal have adgang til Systemet
  • Brug Samtidig licens til kontorbrugere der ikke bruger APP og som kan nøjes med en dele licens.
  • Brug rettighedsgrupper aktivt, så alle medarbejdere ikke får adgang til virksomhedens fortrolige oplysninger

Vil du vide mere?

Læs om funktionerne i KeyBalance ERP:
KeyBalance moduler