Nummerserier i KeyBalance

Nummerserier bruges i KeyBalance til automatisk at styre, hvilket næste nummer der tildeles, når du opretter nye bilag, ordrer, projekter, tilbud, indkøb eller andre poster.
Systemet sørger for, at hver serie kører fortløbende – helt uden overlap eller manuel indtastning.

KeyBalance leveres med en række standard nummerserier, men du kan også oprette dine egne serier tilpasset virksomhedens behov.

Sådan fungerer nummerserier

En nummerserie består af:

Navn (fx “Bilag”, “SagsNr”, “SalgOrdre”)
Tekst / Beskrivelse (forklaring på, hvad serien bruges til)
Næste nummer (det næste nummer, som tildeles ved oprettelse af nyt bilag eller dokument)

Hver gang en bruger opretter fx en ny ordre, faktura eller sag:

KeyBalance finder den tilknyttede nummerserie
Serien tildeler det næste fortløbende nummer
Serien opdateres automatisk, så næste nummer er klar til næste gang

Fast indbyggede nummerserier

Under Værktøjer → Opsætning → Nummerserier - Opsætning finder du de faste systemserier (fx ordre, faktura, varekladde mv.).
Disse kan redigeres, men ikke slettes, da de bruges af centrale moduler.

Billedet Nummerserier viser de faste serier to gange: Til højre står det nuværende nummer for hver serie, og til venstre er der et felt pr. serie, hvor du kan angive det næste nummer, der skal anvendes (hjælpeteksten er fx “Næste ordrenummer der skal anvendes”).

Typiske faste nummerserier:

Ordrenummer
Fakturanummer
Varekladde
Rykker
Indkøbsbilag
Produktionsbilag

...og flere, afhængigt af modulerne i løsningen.

Egenoprettede nummerserier

Hvis virksomheden ønsker særskilte nummerserier

For eksempel:

separate nummerserier for bilagsserier
egen nummerserie for forskellige ordretyper

...så kan de oprettes frit.

Sådan opretter du en ny nummerserie

Gå til: Værktøjer → Opsætning → Nummerserier - Opsætning
Klik på knappen Nummerserier nederst i billedet
I den nye oversigt klikker du på Ny linje (det grønne plus) for at oprette en ny serie
Udfyld feltet:

- Navn (intern kode) - Tekst (forklarende titel) - Næste nummer (det første nummer serien skal starte på)

Når serien er gemt, kan du bruge den i opsætninger på tværs af KeyBalance

For eksempel i:

ordreopsætning
projektopsætning
indkøbsmodul
sagsopsætning
abonnementer
egne brugerdefinerede workflows

Typisk hjælper en KeyBalance-konsulent, hvis det er helt egne nummerserier, da der også skal laves lidt i filen, så den ved hvilken nummereserie den skal bruge.

Brug af nummerserier i dagligdagen

Når en nummerserie er tilknyttet et modul, sker resten automatisk.

Eksempel:
Opretter du en ny salgsordre, henter KeyBalance automatisk næste nummer fra serien SalgOrdre.
Når ordren gemmes → opdateres serien → næste nummer står klar.

Fordele:

ingen dobbelt-numre
ingen manuelle fejl
sporbarhed i bogføring og dokumenthistorik
fleksibel opsætning pr. modul eller pr. virksomhedstype
mulighed for at køre flere parallelle nummerserier

Hvor bruges nummerserier typisk?

Salgsordre & tilbud
Indkøbsordrer
Fakturaer & kreditnotaer
Projekter & sager
Produktionsordrer
Bilag i finans
Abonnementer
Interne arbejdsprocesser (egenoprettede serier)

Vil du vide mere?

Læs om funktionerne i KeyBalance ERP:
KeyBalance moduler

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

Hvordan ændrer jeg det næste nummer i en fast serie?

Gå til Værktøjer → Opsætning → Nummerserier - Opsætning, og skriv det nye nummer i feltet til venstre for serien. Til højre kan du se det nuværende nummer.

Kan jeg slette en fast nummerserie?

Nej. De faste serier bruges af centrale moduler og kan kun redigeres.

Hvordan opretter jeg en ny nummerserie?

Klik på knappen Nummerserier nederst i billedet, og opret en ny linje med Navn, Tekst og Næste nummer. Skal serien bruges et nyt sted i systemet, hjælper en KeyBalance-konsulent typisk med opsætningen.