Kan jeg blande ingen afdeling og afdeling A / B / C?
Kort svar: Principielt ja - KeyBalance tillader både poster med en afdeling og poster uden. Men det er langt nemmere at arbejde med, hvis I altid eller aldrig bruger afdeling. Bruger I afdelinger, så giv også de "fælles" poster en rigtig afdelingskode, fx HOVED, ALT eller FIRMA, i stedet for at lade feltet stå tomt.
Hvorfor ikke bare lade feltet stå tomt?
1. Fejl bliver svære at spotte
Hvis en tom afdeling er et lovligt valg, kan man ikke se forskel på en post der bevidst ikke hører til en afdeling, og en post hvor nogen bare har glemt at udfylde feltet.
Bruger I altid en afdelingskode, er en tom afdeling pr. definition en fejl. Den kan I finde og rette med det samme - og I kan evt. gøre feltet obligatorisk på kontoen, så den slet ikke kan bogføres uden.
2. Udskrifter og rapporter bliver komplekse
Det er det største problem i hverdagen. Når man udvælger på afdeling i en udskrift, rapport eller et filter, betyder et tomt afdelingskriterium "ingen begrænsning" - altså vises alle poster, uanset afdeling.
Man kan derfor ikke bare lade feltet stå tomt for at få "posterne uden afdeling". For at få netop dem, skal man oftest udvælge med:
| Kriterium | Resultat |
|---|---|
| (tomt) | Alle poster - både med og uden afdeling |
A |
Kun afdeling A |
.."!" |
Kun poster uden afdeling (mindre end !) |
HOVED |
Kun poster på afdeling HOVED |
.."!" virker, fordi en tom kode sorteres før alle andre tegn - men det er ikke noget brugerne kan gætte sig til, og det skal huskes i hver eneste udskrift, saldoliste, budgetrapport og eksport. Med en rigtig kode som HOVED vælger man den bare på samme måde som alle andre afdelinger.
Anbefaling
| Situation | Anbefaling |
|---|---|
| I bruger ikke afdelinger | Lad feltet stå tomt overalt |
| I bruger afdelinger | Giv alle poster en afdeling - også de fælles |
| Fællesomkostninger, administration o.l. | Opret en afdeling til dem, fx HOVED, ALT eller FIRMA |
Har I allerede mange poster uden afdeling, og vil I gerne rydde op, så kontakt jeres konsulent. Historiske poster skal ofte ikke ændres, men opsætningen fremover kan rettes, så nye poster altid får en afdeling.
Læs mere om afdelinger og dimensioner i Dimensioner.