Vare i KeyBalance
Stamdata for produkter, ydelser, lagerstyring og indkøb
Introduktion
Varemodulet er centrum for al produktstyring i KeyBalance.
Her oprettes, vedligeholdes og styres alle typer varer:
- Lagerførte varer
- Services/ydelser
- Produktionsvarer
- Webshop-varer
- Emballage og pakketyper
Varekortet styrer både salg, indkøb, produktion, lager, webshop og rapportering.
1. Sådan opretter du en vare
➜ Trin-for-trin
- Gå til: Salg → Stamdata → Varer (eller Indkøb → Stamdata → Varer / Stamdata-menuen).
- Klik på + eller formularen for oprette en ny vare.
- Udfyld de vigtigste felter:
- Varenr. (autonummerering kan være slået til)
- Varenavn
- Bogføringsgruppe
- Enhed (stk, kg, liter …)
- Vareart (Vare eller Serviceydelse)
- Angiv evt.:
- Kostpriser og salgspriser
- Min-/max-beholdning
- Leverandør og lev. varenr.
- Placering på lager
- EAN og kolli-EAN
Tip: Hvis I bruger vareprofiler, udfyldes store dele af varekortet automatisk.
2. Struktur i varekortet
Varekortet består typisk af:
2.1 Basisoplysninger
- Varenummer
- Varenavn + ekstra beskrivelser
- Vareart (vare/ydelse)
- Enhed
- Bogføringsgruppe
- Undergruppe, brand, profil osv.
2.2 Priser
- Salgspris (+ salgspris inkl. moms hvis aktiveret)
- Avance- og prisberegning
- Købspriser (sidste, næste, gennemsnit m.m.)
- Kostpris og lagermodeller (FIFO, Gennemsnit, LIFO, Sidste købspris)
2.3 Lager & disponering
- Beholdning, tilgængelig, disponibel
- Reserveret, bestilt, modtaget
- Placering
- Min-/max-beholdning
- Ordrestørrelse
- Lagerføring (Bestilling/Lagerført)
2.4 Leverandør & indkøb
- Standard leverandør
- Leveringstid
- Leverandørens varenr.
- Indkøbsvaluta
- næste købspris
- Evt. alternative leverandører
2.5 Webshop / e-commerce
- WebAllowed (skal vises på webshop)
- Web-gruppe
- Størrelse, udsolgt-tekst, webshop-id mv.
2.6 Produktion & styklister
- Produktionsenhed
- Omregningsfaktorer
- Har stykliste
- Produktionskost
- Produktionsnoter
2.7 Emballage
- Emballageprofil
- Emballagevægt
- Emballageafgift
- Flere materialetyper og afregningsgrupper
3. Lagerfelter – kort forklaret
| Felt | Funktion |
|---|---|
| Beholdning | Økonomisk beholdning inkl. gamle perioder |
| Tilgængelig | Fysisk beholdning (det du kan tælle på hylderne) |
| Reserveret | Mængde reserveret til ordrer/produktion |
| Bestilt | Mængde på vej fra leverandører |
| Disponibel | Det du kan sælge: Tilgængelig - reserveret |
| Min-/max beholdning | Bruges til genbestilling |
4. EAN / Stregkoder
KeyBalance understøtter:
- EAN-nummer
- Kolli-EAN
- Automatisk generering af EAN (hvis aktiveret)
- Enheds-EAN (hvis enhedsstyring benyttes)
Systemet kontrollerer automatisk:
- om EAN er gyldigt
- om EAN er unikt (hvis aktiveret)
5. Triggers & automatisering (brugervenlig forklaring)
KeyBalance automatiserer flere ting ved vareoprettelse:
✔ Automatisk EAN
Hvis slået til → systemet tildeler et EAN selv ved oprettelse.
✔ Automatisk prisopdatering ved enhedsstyring
Hvis du ændrer salgspris → systemet kan spørge:
“Skal denne pris opdateres på alle enheder?”
✔ Kopi af stykliste fra skabelon
Hvis du vælger en stykliste-skabelon, oprettes styklisten automatisk.
✔ Kopi af emballageprofil
Vælger du en emballageprofil → oprettes materialer og afgifter automatisk.
6. Arbejdsgange du typisk udfører i varemodulet
✔ Opret en ny vare
Standard arbejdsgang for salg og lager.
✔ Skift pris
Enten direkte eller via prisstyring/masseretning.
✔ Tjek lager
Varekortet viser alle bevægelser og reserveringer.
✔ Opret EAN eller kolli-EAN
Gøres direkte på varekortet.
✔ Vedligehold produktion
Tilpas styklister, ruter, omregningsfaktorer.
✔ Webshop styring
Aktivér varen til webshop og angiv webshop-data.
Vil du vide mere?
Læs om lagerstyring i KeyBalance ERP:
KeyBalance moduler
Læs vores guide om genbestilling:
KeyBalance introduktion
FAQ – Ofte stillede spørgsmål om varekortet
Hvorfor kan jeg ikke ændre enhed eller bogføringsgruppe?
Det kan kun gøres, når varen har nul beholdning. Hvis der er beholdning, låser systemet disse felter.
EAN-nummeret giver fejl – hvorfor?
Årsager kan være:
- EAN-nummeret er ugyldigt
- Nummeret bruges allerede på en anden vare
- Opsætningen kræver unikt EAN for alle varer
Hvad er forskellen på Tilgængelig og Disponibel?
Tilgængelig er den fysiske beholdning.
Disponibel er den beholdning, der kan sælges, efter reservationer er fratrukket.
Hvad betyder Lagerført vs. Bestilling?
Lagerført: varen indgår i lager og lagerbevægelser.
Bestilling: bruges typisk til service/ydelser og lagerføres ikke.
Hvordan fungerer min-/max-beholdning?
Når varen kommer under minimum, foreslår KeyBalance automatisk genbestilling op til maksimum.
Hvorfor ændrer salgsprisen sig automatisk?
Det skyldes normalt:
- avance-modellen (Salg = kost + avance)
- pris fra stykliste
- enhedsstyring som opdaterer flere enheder samtidig
Hvordan aktiverer jeg en vare på webshop?
Sæt flueben i WebAllowed og vælg en webgruppe. Ekstra felter som størrelse og udsolgt-tekst kan tilføjes efter behov.
Hvorfor bliver en vare spærret?
Typiske årsager:
- Varen er manuelt sat som spærret
- Spær ved nul er aktivt
- Varen er arkiveret
Hvordan retter jeg kostpris?
Kostpriser styres via:
- Sidste købspris (automatisk fra indkøb)
- Næste købspris (planlagt prisændring)
- Fast kostpris (manuel fast pris)
Hvorfor oprettes styklisten automatisk?
Fordi der er valgt en stykliste-skabelon på varen. Systemet opretter automatisk styklisten, når varen gemmes.
Hvor ser jeg lagerbevægelser?
Dette gøres via knappen Poster nederst på varekortet.
Hvordan udgår jeg en vare?
Brug enten Spærret eller Arkiveret – så bevares historikken, men varen fjernes fra aktivt brug.
Kan en vare ligge på flere lokationer?
Ja. Lokationsstyring understøtter flere lokationer pr. vare, og varekortet viser både samlet og opdelt beholdning.
Hvor vælger jeg alternative varer?
I feltet Alt. vare på varekortet.
Hvorfor stemmer disponibel ikke, når beholdningen er negativ?
Årsager kan være:
- fejlregistrering
- glemte modtagelser
- dobbeltlevering
- forkerte datoer på posteringer
Se lagerposter for at finde årsagen.
Kan der genereres EAN automatisk?
Ja, hvis automatisk EAN-generering er aktiveret, og varen er markeret til stregkode.
Hvad betyder Profil?
Profiler udfylder automatisk felter som bogføringsgruppe, enhed, avance, afdeling, projekt osv. efter jeres opsætning.
Hvor ser jeg salg og statistik?
På varekortet vises salgsstatistik i diagrammet. Yderligere rapporter findes under knappen Rapporter.