Gå til indholdet

TDC-faktura kommer ikke til godkendelse — afvist som dublet

Symptom

En faktura fra TDC er modtaget på mail, men den dukker aldrig op til godkendelse i BilagsSkan. Andre TDC-fakturaer, der er kommet samtidig, går fint igennem.

Finder du bilaget i arkivet, har det status:

Felt Status
Godkendelse Afvist
Bogføring Annulleret
Arkiveret Ja

På fanen Log står der "Fakturanummer er dubleret" med typen AutoKontrol.

Log med AutoKontrol: Fakturanummer er dubleret

Årsag

Når et bilag bliver indlæst, kontrollerer KeyBalance automatisk, om der allerede findes et bilag med samme kreditor og samme fakturanummer. I så fald opfattes bilaget som en dublet. Det bliver afvist og arkiveret, så det samme beløb ikke bliver betalt to gange.

Hos de fleste leverandører er det præcis det, man ønsker. TDC nummererer dog fakturaerne for hvert abonnement/kontonummer for sig. Har firmaet flere TDC-abonnementer, findes "faktura nr. 2" derfor både på abonnement A og på abonnement B, selvom det er to forskellige fakturaer med forskellige beløb.

Ligger alle TDC-abonnementer på én og samme kreditor i KeyBalance, ser den anden faktura nr. 2 ud som en dublet af den første, og den bliver afvist.

Eksempel:

Bilag TDC-kontonr. Fakturanr. Beløb Resultat
Juni xxx xxx 132 2 1.496,25 Godkendt
August xxx xxx 904 2 10.055,00 Afvist som dublet

Vi har indtil videre stort set kun set problemet hos TDC. Den lave nummerering pr. abonnement (1, 2, 3 …) gør, at numrene hurtigt går igen.

Få den afviste faktura igennem nu

  1. Åbn arkivet for bilag, fx Arkiverede Finansbilag eller Arkiverede Indkøbsfakturaer.
  2. Find TDC-fakturaen. Filtrér evt. på kreditor eller fakturanummer.
  3. Tjek på fanen Log, at årsagen er "Fakturanummer er dubleret". Sammenlign også med den faktura, den er "dublet" af, så du er sikker på, at det ikke er en rigtig dublet (se bemærkningen nedenfor).
  4. Højreklik på bilaget og vælg Genaktiver.
  5. Ret fakturanummeret til noget unikt, fx xxxxxx904-2 (kontonummer + fakturanummer).
  6. Send bilaget til godkendelse som normalt.

Genaktiver et arkiveret bilag

TDC sender også kopier af fakturaer og rykkere for fakturaer, du allerede har modtaget. De bliver også afvist som dubletter, og det er korrekt. De skal ikke genaktiveres. Sammenlign derfor altid beløb og kontonummer med det eksisterende bilag, før du genaktiverer.

Varige løsninger

Uden en varig løsning sker det igen, hver gang to TDC-abonnementer når frem til samme fakturanummer. Du kan vælge mellem fire løsninger:

Løsning Fordel Ulempe
1. Én kreditor pr. TDC-kontonummer Dubletkontrollen virker som normalt, og hvert abonnement får sin egen saldo og historik. Flere kreditorer at vedligeholde. Bilaget skal lande på den rigtige kreditor.
2. Ret fakturanummeret manuelt Ingen opsætning. Skal gøres på hver afvist faktura, så det er let at glemme.
3. Slå dubletkontrollen fra på TDC-kreditoren Fakturaerne kommer automatisk igennem. Rigtige dubletter (kopier, rykkere) bliver ikke længere fanget og skal fanges i godkendelsen.
4. Modtag TDC-fakturaer som E-faktura TDC sørger selv for unikke fakturanumre i E-fakturaen, så problemet forsvinder ved kilden. Kræver, at E-faktura-modtagelse er sat op hos jer og tilmeldt hos TDC.

1. Opret en kreditor pr. TDC-kontonummer

Opret en kreditor for hvert TDC-abonnement, fx TDC – xxx xxx 132 og TDC – xxx xxx 904. Så er fakturanumrene unikke inden for hver kreditor, og dubletkontrollen kan blive slået til.

Alle TDC-fakturaer kommer fra samme afsender og samme CVR-nummer. Derfor skal det sikres, at hvert bilag lægges på den rigtige kreditor. Tal med din konsulent om, hvordan det bedst sættes op hos jer.

2. Ret fakturanummeret manuelt

Følg trinene under Få den afviste faktura igennem nu hver gang. Brug samme format hver gang, fx kontonummer-fakturanummer, så kollegaer kan se, at bilaget er kontrolleret.

3. Slå dubletkontrollen fra på TDC-kreditoren

Det sætter KeyBalance op for jer. Kontakt KeyBalance Support, så slår vi dubletkontrollen fra på jeres TDC-kreditor.

Vær opmærksom på, at kopier af fakturaer og rykkere fra TDC derefter også går til godkendelse. Godkenderen skal derfor være opmærksom på ikke at godkende den samme faktura to gange.

4. Modtag TDC-fakturaer som E-faktura (anbefales)

Modtager I TDC-fakturaerne som E-faktura (OIOUBL via NemHandel) i stedet for som PDF på mail, har TDC selv løst problemet med fakturanumrene. Samtidig slipper I for fortolkning af PDF'en, fordi alle oplysninger kommer direkte i E-fakturaen.

Tilmeld jer E-faktura hos TDC på jeres EAN- eller CVR-nummer. Kontakt KeyBalance Support, hvis modtagelse af E-faktura ikke allerede er sat op hos jer.

Er du i tvivl om, hvilken løsning der passer jer bedst, så kontakt KeyBalance Support eller din konsulent.

Se også: