Gå til indholdet

Værkstedsordre/Serviceordre

Introduktion

Værksted-/serviceordrer bruges til at håndtere reparation, service og andre arbejdsopgaver, hvor både timer, materialer, dokumentation og maskinoplysninger skal registreres samlet.

Ordretypen giver både kontor og værksted overblik over opgaven fra start til fakturering – med mulighed for mobilregistrering via arbejdskort (den digitale arbejdsseddel, som den udførende bruger på mobilen).

Listen Salg - Værksted / Service med udførende, arbejdskort, mobil status og ordrestatus

Funktioner

  • Opgavebeskrivelse: Kundens problem eller ønskede opgave registreres tydeligt.
  • Materialer & timer: Forbrug kan registreres løbende – manuelt eller via mobil.
  • Mobilt arbejdskort: Når der vælges en udførende medarbejder, oprettes automatisk et arbejdskort, som kan ses og opdateres fra KeyBalance-appen.
  • Maskinoplysninger: Tilknyt en maskine, så arbejdet indgår i maskinens historik.

  • Kontrollister: Tilføj og udfyld digitale kontrolskemaer som dokumentation.

  • Automatiske tillæg ved overførsel af timer: Når timer overføres til ordren, tilføjer KeyBalance automatisk linjer for:

    • Miljøtillæg – fast procent af arbejdssalgstimerne
    • Hjælpematerialer – fast procent af arbejdssalgstimerne

Step-guide: Opret og håndtér værksted-/serviceordre

Sti: Service → Salg - Værksted / Service

Fanen Service i menuen med knappen Salg - Værksted / Service

  1. Opret ordren

    • Gå til Service → Salg - Værksted / Service.
    • Klik på Ny linje (det grønne plus i værktøjslinjen, eller tryk Alt+Ins) for at oprette en ny ordre.
    • Vælg kunde i Kontonr og evt. opgaveadresse i området Opgave adresse.

  2. Angiv opgave & udførende

    • Skriv opgaven i feltet Opgave (Extern beskrivelse).
    • Vælg udførende medarbejder i feltet Udførende – arbejdskort oprettes automatisk.

  3. Arbejdskort på mobil

    • Den udførende kan se ordren i app’en, registrere tid, materialer og notater.
    • Ved afslutning i app’en kan kontoret kontrollere og rette, inden ordren faktureres.
    • Med +E Arb.Kort opretter du et ekstra mobilt arbejdskort til ordren, og med Arbejdskort udskriver du arbejdskortet.

  4. Tilføj maskinoplysninger (hvis relevant)

    • Vælg maskinnummer i Maskinnr i området Maskine for at koble opgaven til maskinens historik.

  5. Materialer & timer
    - Tilføj materialer som varelinjer.
    - Registrer timer manuelt eller via Ovfr. Timer, som overfører de timer, der er registreret på ordren. Med Timer (Ctrl+T) ser du de registrerede timer.
    - Ved overførsel tilføjes automatisk miljøtillæg og hjælpematerialer.

  6. Tilføj kontrollister (hvis relevant)
    - Klik Kontrolskemaer og vælg det relevante skema.
    - Udfyld digitalt og gem på ordren.

  7. Afslut & fakturér

    • Tjek at alle linjer og oplysninger er korrekte.
    • Klik Afslut (Ctrl+A) og derefter Fakturer (Ctrl+K).

Værkstedsordren med fanen Opgave, Totaler / Maskineinfo, varelinjer og knapperne til højre

Værkstedsordren har fanerne Opgave, Lev Adr, Dim etc og e-Arbkort. I højre side af ordren ser du Totaler / Maskineinfo med netto, dækningsbidrag, maskine og timer.

Andre knapper på ordren:

  • Tilkn.Rekv. – viser tilknyttede rekvisitioner (Alt+F7).
  • Modt. Fakt. – viser modtagne bilag vedrørende ordren.
  • Fak.kladde – udskriver fakturakladde.
  • > Dokumenter – opret eller vis dokumenter (Ctrl+D).
  • Formular Log – viser formularloggen for ordren.
  • Ordre bekr. og Udskriv plukseddel – udskriver ordrebekræftelse og plukseddel.

Hvorfor bruge værksted-/serviceordre?

  • Overblik over opgave, forbrug og status ét sted.
  • Mobilregistrering minimerer dobbeltarbejde.
  • Automatiske tillæg sikrer, at intet glemmes på fakturaen.
  • Dokumentation via kontrollister og arbejdskort.
  • Maskinhistorik opdateres automatisk, når maskine er knyttet til ordren.

Hurtig navigation:

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

Skal jeg altid bruge arbejdskort?

Nej, men det anbefales. Arbejdskort giver den udførende mulighed for at registrere direkte fra mobilen, og kontoret får realtidsopdateringer.

Kan jeg tilføje kontrollister efter oprettelse?

Ja, du kan tilføje og udfylde kontrollister når som helst før fakturering med knappen Kontrolskemaer på ordren.

Kan flere udførende arbejde på samme ordre?

Ja, der kan tilføjes flere arbejdskort til samme ordre med +E Arb.Kort, så alle registreringer samles. Kolonnen Oprettet / Ak… i listen viser antallet af arbejdskort.

Hvordan ved jeg, om alt er klar til fakturering?

Når arbejdskort er afsluttet og kontrolleret, og alle materialer, timer, miljøtillæg og hjælpematerialer er korrekt registreret, er ordren klar til fakturering.