Gå til indholdet

Opsætning af bogføring og finans i KeyBalance

Finansopsætningen er "motoren" i KeyBalance. Her fortæller du systemet, hvordan det skal bogføre: hvilke konti der bruges automatisk, hvilken valuta og moms der er standard, og hvordan bank, budgetter og perioder hænger sammen med bogføringen. En korrekt opsætning betyder, at posteringerne lander på de rigtige konti, og at afstemningerne bliver lette.

Vigtigt: Brug tid på at sætte dette korrekt op, før I begynder at bogføre.
De fleste fejlposter og afstemningsproblemer skyldes manglende standardkonti eller forkert moms- eller valutaopsætning.

Finans - Opsætning: fanebladet Finans, bogføring og bank

1) Hvor finder jeg finansopsætningen?

  1. Gå til Værktøjer → Opsætning → Finans - Opsætning (eller Økonomi → Opsætning → Finans - Opsætning).
  2. Fanebladet Finans, bogføring og bank åbner.
  3. Billedet er delt op i områder: Generelt, Standard værdier, Faste konti, Kassekladde bogføring, Udskrifter, Moms, Vare - Faste konti, Maskine - Faste konti, flere Bank-områder, BankConnect og til højre Yderligere opsætning.

Menuen Opsætning med Finans - Opsætning

Bemærk: Nogle standardværdier for debitorer og kreditorer (fx standardmoms) ligger ikke her, men i Værktøjer → Opsætning → Program setup på fanerne Debitor / Salg og Kreditor / Indkøb. Se afsnit 4.

2) Generelt & standardværdier

Her sættes rammerne for hele regnskabet.

Under Standard værdier:

  • Lokal valuta – virksomhedens hjemmevaluta (typisk DKK).
  • Standard valuta – den valuta, der som udgangspunkt foreslås.
  • Standard sprog – det sprog, der som udgangspunkt bruges (fx til dokumenter).
  • BudgetNavn – det budget, der er standard i rapporter.
  • Standard Kalender – den kalender, der bruges i rapporter, planlægning, MPS m.m. (fx STANDARD).

Under Generelt:

  • Valuta (D+K) Tvunget – kræver, at alle debitorer og kreditorer har en valuta.
  • Øredifference – hvor stor en afrundingsdifference der accepteres. Kontoen vælges i Ørediff. konto under Faste konti.
  • Spørg om bogførdato – om der skal spørges om bogføringsdato.

Under Kassekladde bogføring:

  • Kladdediff. – hvor stor en difference der accepteres, når en kassekladde bogføres. Bruges til små afrundinger, så kladder kan bogføres uden at rette 0,01 kr. manuelt.

3) Faste konti – fundamentet for automatisk bogføring

I områderne Faste konti, Vare - Faste konti og Maskine - Faste konti vælger du de konti, som KeyBalance bruger automatisk.

Området Faste konti

Vigtige konti under Faste konti:

  • FEJL konto – konto til posteringer, hvor systemet ikke kan finde en korrekt konto. Se Fejlkonto.
  • Resultatkonto og Overført til status – se Årsafslutning.
  • Periodisering – bruges, når du laver periodiseringer (fx forudbetalte omkostninger).
  • Omsæt. konto – omsætningskonto, hvis noget ikke rammer en mere specifik konto.
  • Ørediff. konto – konto til øredifferencer.
  • Indbetal konto og Betal konto – standardkonti til ind- og udbetalinger.

Under Vare - Faste konti vælger du standardkonti til varelageret: V. Tilgang Std, V. Afgang Std, V. Reg Std (og tilsvarende Y.-felter), Omsætning Std og V. Forbrug Std. Under Maskine - Faste konti vælges Std.Maskinegruppe.

Tip: Mangler en af disse konti, forsøger systemet stadig at bogføre, men posteringerne ender typisk på fejlkontoen, og afstemningerne bliver sværere.

4) Momsopsætning (standard)

Selve momskoderne oprettes under Værktøjer → Opsætning → Generelt → Moms (se moms-guiden). I finansopsætningen binder du dem sammen med bogføringen.

I området Moms i Finans - Opsætning:

  • Inkl. moms? – om priser som udgangspunkt er inkl. moms.
  • Momsafregning – kontoen, momsen afregnes på.
  • Momsafg. per. og Per. længde – afregningsperioden.
  • Intern Momstype – den momskode, der bruges internt (typisk nulmoms).
  • Indkøbsmoms standardkonto – den momskode, der som standard bruges til indkøb (fx Køb). Bemærk, at feltet indeholder en momskode, ikke et kontonummer.
  • Deb.moms Tvunget – kræver, at debitorer har en momskode.

Området Moms i Finans - Opsætning

I Program setup (Værktøjer → Opsætning → Program setup):

  • xDeb.moms på fanen Debitor / Salg (område Standard værdier, EjProfil) – den momskode, der foreslås på nye debitorer.
  • xKred.moms på fanen Kreditor / Indkøb (område Standard værdier) – den momskode, der foreslås på nye kreditorer.
  • Kred.moms Tvunget på fanen Kreditor / Indkøb (område Kreditor) – kræver, at kreditorer har en momskode.

xKred.moms og Kred.moms Tvunget i Program setup

5) Valuta og kursdifferencer

KeyBalance kan håndtere et ubegrænset antal valutaer (se valuta-guiden).

  • Lokal valuta og Standard valuta sættes under Standard værdier (se afsnit 2).
  • Valuta (D+K) Tvunget under Generelt kræver, at alle debitorer og kreditorer får en valuta. Det er en god idé, hvis I arbejder meget internationalt.
  • Kontoen til kursdifferencer angives på den enkelte valuta i feltet K.diff konto under Værktøjer → Opsætning → Generelt → Valuta.

6) Bankopsætning og bankkonti

KeyBalance kan håndtere et ubegrænset antal bankkonti, fx flere driftskonti, lønkonto og firmakort. I Finans, bogføring og bank findes:

  • Bank, Primær – bankoplysninger for den primære bank. Som områdets navn siger, bør de opsættes via Bankkonti.
  • Bank Betalinger – format og filmappe/filnavn til betalingsfiler (Bet.bankformat, Bet.filmappe, Bet.filnavn).
  • Bank INDBetalinger – format og filnavn til indbetalinger (Indb.bankformat, Indb.bank filnavn).
  • Bank Posteringer til manuel bankafstemning – format og placering for bankposteringer (Post.bankformat, Post.filmappe, Post.fil).
  • Bank afstemning – bl.a. Bank Afs. DubletCheck, AutoBogfPct og BankAutobgf (autobogføring af bankposter).
  • BankConnect – se BankConnect.

De enkelte bankkonti (kontonummer, IBAN, Swift m.v.) oprettes via knappen Bankkonti under Yderligere opsætning → Bank. Se Bankintegration opsætning.

7) Yderligere opsætning: budgetter, dimensioner, perioder m.m.

Til højre i billedet ligger Yderligere opsætning med genveje til de tilhørende tabeller:

Yderligere opsætning med genveje

Gruppe Knapper
Moms/Finans Moms, Standard kontoplan, Likviditet
Budgetter Navngivende budgetter, Budgetposter, Dimensioner, Nummerserie
Bogføringsgrupper Finans Gruppe, Debitorgrupper, Kreditorgrupper, Varegrupper, Maskingrupper, Anlægsgrupper
Profiler Debitorprofil, Kreditorprofil, Vareprofil
Perioder / Bgf dato Perioder, Kalender, Sæt bogføringsdato
Bank Nordigen Bank, BC Opret Cert, Bankkonti, Auto kontering
  • Budgetter: opret budgetnavne og budgetposter. Feltet BudgetNavn under Standard værdier angiver, hvilket budget der er standard i rapporter. Se Finansbudgetter.
  • Dimensioner: Afdeling, Projekt og Formål bruges til at opdele regnskabet uden en ny kontoplan. Se Dimensioner.
  • Perioder: her defineres regnskabsår, og hvilke perioder der er åbne for bogføring. Se Perioder.
  • Kalender: den kalender, der vælges i Standard Kalender.

8) Tjekliste før I går i gang

Gennemgå denne liste, før I starter "rigtig" bogføring:

  • [ ] FEJL konto er valgt.
  • [ ] Standardkonti for omsætning, vareforbrug, lager og periodisering er udfyldt.
  • [ ] Momsopsætningen er gennemgået, og Intern Momstype og Indkøbsmoms standardkonto er sat.
  • [ ] Valuta er sat op, inkl. K.diff konto og evt. Valuta (D+K) Tvunget.
  • [ ] Bankkonti er oprettet, og bankformater og mapper er angivet.
  • [ ] Regnskabsperioder og åben bogføringsperiode er korrekt defineret.
  • [ ] Evt. navngivne budgetter og dimensioner er oprettet.

Når disse elementer er på plads, kan KeyBalance bogføre automatisk på de rigtige konti, så afstemningerne bliver langt nemmere.

Vil du vide mere?

Læs hvordan KeyBalance ERP håndterer økonomistyring:
Økonomistyring

Se KeyBalance guide om finanskontoplanen:
KeyBalance Finanskontoplan

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

Hvad sker der, hvis en fast konto mangler?

Hvis en fast konto ikke er udfyldt, vil KeyBalance forsøge at bogføre alligevel. Kan systemet ikke finde en korrekt konto, ender posteringen på FEJL kontoen. Derfor er det vigtigt at udfylde alle faste konti, så afstemninger bliver korrekte.

Hvad bruges fejlkontoen til?

Fejlkontoen bruges til posteringer, hvor systemet mangler en opsætning – fx manglende varekonto, moms eller dimension. Den gør det muligt at bogføre videre, mens du hurtigt kan identificere og rette fejlen efterfølgende.

Hvordan virker standard moms?

Standardmomskoderne xDeb.moms og xKred.moms i Program setup foreslås automatisk, når du opretter nye debitorer og kreditorer. Felterne Deb.moms Tvunget og Kred.moms Tvunget bruges, hvis du vil sikre, at ingen kunder eller leverandører kan oprettes uden momskode.

Hvordan styrer jeg bogføringsperioder?

Perioder oprettes under Perioder (knappen under Yderligere opsætning → Perioder / Bgf dato i Finans - Opsætning). Her vælger du regnskabsår og åbne perioder.

Hvordan opsætter jeg standardkonti for lager og varer?

Under Vare - Faste konti angiver du konti til varetilgang, vareafgang, regulering, omsætning og forbrug. Disse konti bruges automatisk ved varemodtagelse, forbrug, regulering og bogføring af vareforbrug.

Hvad betyder lokal valuta vs. standard valuta?

Lokal valuta er virksomhedens hjemmevaluta (typisk DKK). Standard valuta er den valuta, der foreslås som udgangspunkt. De behøver ikke være ens, men i mange virksomheder er de det.

Hvorfor bruger systemet øredifferencekonto?

Øredifferencekontoen bruges til små afrundinger, når en kassekladde ikke stemmer præcist. Det gør det muligt at bogføre uden manuelt at regulere 0,01 eller 0,02 kr. Grænsen angives i Øredifference og Kladdediff., og kontoen i Ørediff. konto.

Hvordan virker kursdifferencer i bogføringen?

Når valutakurser ændrer sig, og du har åbne debitor- eller kreditorposter i fremmed valuta, kan KeyBalance regulere disse til dagskurs. Gevinst/tab bogføres på den kursdifferencekonto, der er angivet i K.diff konto på valutaen.

Kan vi have flere bankkonti?

Ja. KeyBalance kan håndtere et ubegrænset antal bankkonti. I finansopsætningen opsætter du bankformater og mapper. Selve bankkontiene oprettes under Bankkonti med IBAN, Swift m.m.

Hvordan bruger vi budgetter i finans?

Under Navngivende budgetter opretter du budgetnavne, og under Budgetposter ser du budgetposterne. Standardbudgettet vælges i BudgetNavn i finansopsætningen, så rapporter automatisk tager udgangspunkt i det.

Hvordan hænger dimensioner sammen med bogføringen?

Dimensioner (Afdeling, Projekt, Formål osv.) bruges til at splitte regnskabet op uden at lave nye konti. På den enkelte finanskonto kan du angive, om bestemte dimensioner skal være tvungne. Se guiden om dimensioner.

Hvordan sikrer vi korrekt bogføring fra start?

Gennemgå tjeklisten: udfyld fejlkonto, faste konti, momsopsætning, valutaopsætning, bankopsætning og perioder. Når disse punkter er på plads, kan systemet bogføre automatisk og korrekt – og afstemninger bliver langt lettere.