Budget er indlæst flere gange — samme beløb tælles dobbelt
Symptom
Når du åbner en budgetrapport (fx Budgetter indeværende år → budgetnavn → Budget for alle konti), optræder den samme konto og periode to gange under hinanden. Beløbet er som regel ens, men afdelingskoden er forskellig: den ene linje har ingen afdeling, den anden har en afdeling. Kontoens/afdelingens total bliver dermed dobbelt så stor som forventet.
Eksempel fra rapporten:
| Tekst | Netto | Afdeling |
|---|---|---|
| Budget | -2.145.849,94 | (tom) |
| Budget | -2.145.849,94 | Midt |
Årsag
Det samme budget er indlæst to gange — én gang uden afdelingskode og én gang med en afdelingskode (fx "Midt").
KeyBalance opfatter de to indlæsninger som forskellige budgetposter, fordi afdelingen indgår i posten. Den anden import overskriver derfor ikke den første — den lægger sig ved siden af. I rapporten summeres begge poster, og budgettet fremstår dobbelt.
Hvor ligger posterne?
Budgetposterne ligger i tabellen FinBudPost. Du kan komme til dem to steder:
- Direkte fra den enkelte finanskonto, eller
- Fra Økonomi → Budget via knappen Budgetposter
Fra Budgetposter-billedet kan du se, redigere og slette de enkelte poster.
Løsning
Mulighed A — Slet de forkerte poster (anbefales, hurtigst)
- Gå til Økonomi → Budget.
- Klik på knappen Budgetposter.
- Find dubletterne — samme konto og periode, hvor den ene post har den forkerte afdeling (typisk den uden afdeling).
- Marker og slet de overflødige poster.
- Kør budgetrapporten igen og bekræft, at tallene nu stemmer.
Vær opmærksom på, hvilken af de to poster der er den rigtige, inden du sletter. Det er afdelingskoden — ikke beløbet — der afgør det, når beløbene er identiske.
Mulighed B — Nulstil med en ny import
Hvis der er mange poster, eller du hellere vil rette det via import:
- Lav en ny budgetimport på samme afdeling og samme konti som de forkerte poster.
- Sæt beløbet til 0 i importfilen.
- Kør importen. De eksisterende (forkerte) poster overskrives med 0 og påvirker herefter ikke budgettet.
Metoden er praktisk ved mange linjer, men efterlader posterne i FinBudPost med værdien 0. Vil du have dem helt væk, skal de slettes som i Mulighed A.
Forebyggelse
- Beslut inden importen, om budgettet skal indlæses med eller uden afdelingskode — og hold fast i det valg ved efterfølgende indlæsninger.
- Kontrollér budgetrapporten på et par konti umiddelbart efter hver ny indlæsning, så en dobbeltindlæsning opdages med det samme.
Er du i tvivl om, hvilke poster der skal slettes, så kontakt KeyBalance Support eller din konsulent, før du retter i Budgetposter.
Se også: Finansbudgetter