Maskinbogføring

En maskine i KeyBalance er en unik vare med sit eget nummer, lagerkort og historik, som I køber, sælger, reparerer og servicerer. Når der bogføres på en maskine, er det maskingruppen og maskinposttypen, der bestemmer, hvilke finanskonti der rammes, og om lagerværdien ændres. Med den rigtige opsætning passer maskinlageret med balancen, og I kan se dækningsbidraget på hver enkelt maskin.

1) Åbn maskinopsætningen

Gå til Maskinsalg → Opsætning → Maskine - Opsætning. Fanebladet Maskine opsætning åbner.
Under Bogføringsopsætning vælger du standardgruppen i Std.Maskinegruppe. Den bruges, når en ny maskine oprettes.
Til højre er der knapper til de tabeller, der styrer bogføringen. De vigtigste er PostTyper og Bogf.Gruppe.

Under Posttype opsætning angiver du, hvilke posttyper der summeres i de forskellige DB-felter på maskinen (fx Salg lager Summering og Service Summering).

2) Maskingrupper – maskinens "adgangskort"

En maskingruppe bestemmer, hvilke konti maskinen bogfører på.

Gå til Maskinsalg → Opsætning → Maskine - Opsætning.
Klik på Bogf.Gruppe. Fanebladet Maskin grupper åbner.
Opret en ny gruppe med Ny linje (det grønne plus), eller ret en eksisterende direkte i listen.
Udfyld kontiene:

Felt	Betydning
Salgskonto	Hvor omsætningen ved salg af maskinen bogføres.
Forbrugskonto	Hvor kostprisen bogføres, når maskinen sælges.
Lager Tilgang / Lager Afgang	Lagerkontiene, hvor lagerværdien bogføres ved køb og salg.
Op-/Nedskrivning	Konto for regulering af lagerværdien.

Bemærk: Kolonner, der starter med XXX - UDGÅR, bruges ikke længere og skal ikke udfyldes.

3) Maskinposttyper – maskinens "handlinger"

Maskinposttypen fortæller, hvad der sker med maskinen, og hvordan det påvirker lager og dækningsbidrag.

Gå til Maskinsalg → Opsætning → Maskine - Opsætning.
Klik på PostTyper. Fanebladet åbner med titlen Maskintyper og viser listen over posttyper.
Ret eller tilføj posttyper direkte i listen.

De vigtigste kolonner:

La… (lagerkontering) – hak betyder, at posttypen påvirker lagerværdien.
LagerKostBeløb – om lageret reguleres med Nettopris eller Kostpris.
DB Salg – om beløbet tæller med i Salg DB, Service DB eller er en Teknisk post.
Forklaring – en beskrivelse af, hvornår posttypen bruges.

Standardposttyperne er bl.a.:

Posttype	Tekst	Påvirker lager
00	Diverse omkostninger / Reservedele	Ja
01	Købspris (bruges én gang ved køb)	Ja
02	Merkøb / Reservedele	Ja
05	Arbejdsløn	Ja
07	Reklamation	Nej
08	Delsalg (mersalg)	Ja
09	Salgspris (bruges én gang ved salg)	Ja
10	OpNedskrivning	Ja
14	Klargøring – Solgte maskiner	Nej
15	Reservedele kunde	Nej
18	Udlejning	Nej
99	Regulering af lagerværdi – IKKE DB	Ja

Bemærk: Ændrer du i posttyperne, så tag stilling til, hvordan det påvirker lager, forbrug og dækningsbidrag. Tal med jeres konsulent, før I ændrer standardposttyperne.

4) Der er minimum tre typer maskiner

1. Lagermaskiner – maskiner til salg.

Alt ekstraarbejde (reservedele, arbejdsløn) lægger værdi til lageret.

2. Egne maskiner – jeres egne brugsmaskiner.

Må aldrig ramme lagerkonti.
Behandles som kundemaskiner.
Kan håndteres i anlægskartoteket med op- og nedskrivninger.

3. Kundemaskiner – maskiner, I reparerer for kunder.

Må aldrig ramme lagerkonti.
Historikken gemmes, så I senere kan se reservedele mv.

På maskinkortet markerer feltet Egen maskine under Kunde, at det er en af jeres egne maskiner.

5) Maskinens rejse – ind og ud

Ind: køb fra kassekladde, indkøb eller som bytte på en salgsordre.
Ud: salg kan kun ske fra et maskinsalg.

Maskinens "værkstedsliv"

Er det en lagermaskine, og I laver fx klargøring, stiger lagerværdien.
Er det en kundemaskine, påvirker det normalt ikke lageret, medmindre posttypen siger, det skal.

6) Hvem bestemmer bogføringen?

Maskingruppen sætter standardkontiene.
Maskinposttypen kan overstyre og tilføje ekstra posteringer.
Debitoren kan have en fast posttype som standard.

7) Særligt om salg før køb

Sælger I en maskine, I ikke har købt endnu:

laves der en "afventer indkøb"-postering
maskinen går i minus til en forventet pris
når det rigtige køb kommer, justeres kostprisen til nul.

På maskinkortet kan du se det på fanen DB i feltet AfventIndkøb og Afventer kostbeløb, og med knappen Afventer indkøb nederst.

8) Se maskinens posteringer og DB

Gå til Maskinsalg → Maskinkartotek. Fanebladet Maskiner - oversigt åbner.
Dobbeltklik på maskinen.
Klik på Maskinposter nederst for at se alle posteringer på maskinen med posttype.
Klik på fanen DB øverst for at se dækningsbidraget.

DB styres af posttypen:

Hak i lagerkontering → påvirker lageret
LagerKostBeløb → køb = nettopris, salg = kostpris
DB Salg → tæller med i DB KØB SALG eller DB SERVICE på fanen DB

9) Maskinafstemning – tjek lageret

Maskinernes lagerværdi skal altid passe med balancen.

Gå til Maskinsalg → Rapporter → Kontoafstemning. Billedet Maskinkontoafstemning åbner.
Vælg evt. Bogf. gruppe eller Maskinnr under Udvælgelse. Lader du felterne stå, kommer alle maskiner med.
Angiv datoen i PrDato.
Sæt hak i Maskinliste, hvis du vil se de enkelte maskiner og ikke kun totaler pr. lagerkonto.
Klik på Preview for at se rapporten på skærmen, eller vælg PDF, Excel eller Udskriv.

Rapporten viser pr. lagerkonto Lagerværdi, BalanceVær og Beregnet balanceV. Er der forskel, så tjek, om der er brugt en forkert posttype, eller om der er solgt fra kassekladde.

10) Hvis der bruges en lagerposttype på en kundemaskine

Bruges der lagerposttyper på kundemaskiner eller egne maskiner, kommer de med på lagerlisten, og værdien bliver aldrig efterreguleret.

KeyBalance efterregulerer først, når maskinen er solgt. En kundemaskine eller en egen maskine bliver aldrig solgt eller købt, så værdien bliver stående.

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

Hvorfor er der lagerværdi på en kundemaskine?

Der er konteret med en forkert posttype. Åbn maskinkortet, klik på Maskinposter og se, om der fx er brugt posttype "00" på en værkstedsordre. Det skulle have været posttype "15" (hvis I ikke har ændret i standardposttyperne).

Hvorfor stemmer min lagerliste ikke?

Der er nok konteret med en forkert posttype. Brug Maskinsalg → Rapporter → Kontoafstemning med hak i Maskinliste for at finde den maskine, fejlen er sket på.

Hvilken posttype skal jeg bruge på maskinsalg?

Bruger du standardposttyperne, skal du bruge "09" ved selve salget. Alt mersalg skal bruge "08". Eksempel: salg = 09, fragt = 08, plov = 08. (OBS: 09 må kun bruges én gang på maskinen! Summen af posttypen på maskinen skal altid svare til ét salg. Du kan godt kreditere og sælge flere gange, men summen skal være ét salg.)

Hvilken posttype skal jeg bruge på maskinindkøb?

Bruger du standardposttyperne, skal du bruge "01" ved selve købet. Alt merkøb kan bruge "00", "02" eller den kode, hvor du vil se det på DB på maskinen. Eksempel: køb = 01, fragt = 04, plov = 00.

Hvad er statuskoder, og påvirker de lageret?

Statuskoder (feltet StatusKode på maskinkortet) sætter KeyBalance automatisk, og de følger almindeligt køb og salg af maskinen. De kan rettes manuelt, hvis man fx vil kreditere og sætte status anderledes end foreslået. Det er kun en hjælp og ikke en garanteret kode. Statuskoder påvirker ikke lageret.

Hvorfor siger den "Maskinen er allerede reserveret"?

Maskinen er registreret på en ordre eller en kladdelinje. Åbn maskinkortet, gå til fanen DB og se felterne Reserveret Salg og Reserveret indkøb. Vil du fortsætte, sletter du det, der står i feltet.

Hvordan retter jeg en forkert posttype på en maskine?

Åbn maskinkortet og find den forkerte postering under Maskinposter. Kreditér den oprindelige faktura, eller ret den via kassekladden. Bogfør derefter posteringen på den korrekte posttype.

Kan jeg ændre maskinens maskingruppe efter oprettelse?

Ja, i feltet Bogf. gruppe på maskinkortet. Ændringen påvirker kun fremtidige posteringer. Tidligere posteringer følger den maskingruppe, der var aktiv, da de blev bogført. Det anbefales ikke at ændre på maskiner med lagerværdi, da det kan se forkert ud på lagerlisten.

Hvordan ser jeg maskinens fortjeneste (DB)?

Åbn maskinkortet og vælg fanen DB. Her kan du se forskellen mellem salg og omkostninger på maskinen, opdelt på DB KØB SALG og DB SERVICE alt efter posttyperne.

Hvorfor har maskinen en negativ lagerværdi?

Ofte fordi maskinen er solgt, før indkøbet er bogført, eller fordi der er brugt en posttype, der fjerner værdi uden et tilsvarende indkøb. Tjek, om der er hak i AfventIndkøb på fanen DB.

Hvordan sletter jeg en maskine?

En maskine kan kun slettes, hvis der ikke er posteringer på den. Du kan i stedet arkivere maskinen med Arkiver/Genåben under Yderligere funktioner på maskinkortet.

Kan jeg flytte en maskine til en anden kunde?

Ja, ved at ændre Kontonr under Kunde på maskinkortet. Historikken følger maskinen, men ændringen påvirker ikke tidligere posteringer.

Hvordan bruger jeg anlægskartoteket til egne maskiner?

Opret maskinen som et anlæg i anlægskartoteket for at kunne bogføre afskrivninger. Maskinen og anlægget kan ikke kobles sammen, og du skal bruge maskinposttyper, der ikke rammer lageret, når du bogfører på egne maskiner.

Hvorfor er maskinen ikke på maskinafstemningslisten?

Maskinen kommer kun med på listen, hvis der er værdi på den, eller hvis den er købt og ikke solgt. Kundemaskiner og egne maskiner med ikke-lagerførende posttyper vises derfor ikke.

Hvordan bruger jeg reklamationskontoen?

Brug posttype "07" (Reklamation) eller en anden maskinposttype, der bogfører forbruget mod reklamationskontoen. På den måde kan du registrere arbejdet uden at påvirke lageret.