Skip to content

Afstemninger i KeyBalance

Næsten alt er automatiseret i KeyBalance, men husk:

Systemet bliver aldrig bedre end det data, det fodres med.

Derfor er regelmæssige afstemninger helt afgørende – både for lovkrav, styring og jeres egen tryghed i tallene.

Herunder er en praktisk guide til de mest almindelige afstemninger:

  • Momsafstemning
  • Debitor
  • Kreditor
  • Nulkontrol (”intet på nulkontrol”)
  • Varelager vs. finans
  • Maskinlager vs. finans
  • Arkiveret vare med beholdning

...samt et par ekstra, der næsten altid giver mening.

1) Momsafstemning

Sikrer at momsangivelsen til Skat stemmer med jeres bogføring.

Typisk arbejdsgang

  1. Kør en momsrapport / momsopgørelse for perioden.

  2. Notér:

    • Salgsmoms (udgående moms)
      Købsmoms (indgående moms)
      Eventuelle særlige rubrikker (EU, eksport, NULMOMS, RC mv.).

  3. Afstem mod:

    de relevante momskonti i finans
    evt. afregningskonto for moms (”Skyldig/tilgodehavende moms”).

TIP: Lav momsafstemning hver momsperiode (måned/kvartal/halvår) og gem dokumentationen.

2) Debitorafstemning

Sikrer at debitorsaldolisten stemmer med finansens samlekonto for debitorer.

Typisk arbejdsgang

  1. Hent en Træk debitorsaldoliste pr. en bestemt dato. (Salg > Rapporter)
  2. Find saldoen på debitorfinanskontoen (fx ”Forskellige debitorer”) pr. samme dato.

  3. Sammenlign:

    Debitorsaldoliste (sum)
    Debitorfinanskonto (saldo)

De to beløb skal være ens (evt. +/- afrundingsdifferencer).

TIP: Afstem debitor mindst månedligt – oftere hvis der er stort aktivitetsniveau.

3) Kreditorafstemning

Sikrer at kreditorsaldolisten stemmer med finansens samlekonto for kreditorer.

Processen ligner debitor:

  1. Udskriv en kreditorsaldoliste pr. dato (Indkøb > Rapporter)
  2. Find saldoen på kreditorfinanskontoen pr. samme dato.
  3. Sammenlign – de skal matche.

TIP: Afstem kreditor samtidig med debitor – typisk hver måned.

4) Nulkontrol – ”intet på nulkontrol”

Sikrer at der ikke står saldo på konti, som skal være nul.

Det kan fx være:

  • Midlertidige omposteringskonti
  • Fejlkonto/analyse-konto (bør som hovedregel tømmes løbende)
  • Visse mellemregningskonti
  • Gamle udligningskonti, der ikke bør have saldo efter periodeafslutning.
  • Periode forskydninger på bogføringer
  • Forkert opsætning

5) Varelager vs. finans

Sikrer at varelager i lager-/varemodulet stemmer med finanskontoen for varelager.

Typisk opdeling

  • Varelager i lager/varekartotek (antal * kostpris pr. vare).
  • Varelager i finans (konto fx ”Varelager pr. statusdato”).

Arbejdsgang

  1. Udskriv en Statusliste pr. dato (fx månedsslut). (Lager > Statusliste)
  2. Find saldo på varelagerkontoen i finans pr. samme dato.

  3. Sammenlign:

    Lager-rapporten (sum)
    Finanskonto (saldo)

Hvis der er forskel

Tjek for:

  • Bogføring direkte på lagerkonto i finans (uden varemodul)
  • Lagerreguleringer, der ikke er bogført korrekt
  • Manuelle lagerjusteringer vs. automatisk bogføring
  • Prisændringer, der ikke er afstemt.
  • Ændret mellem vareart, ydelse og vare, men ikke bogført differencen.

TIP: Afstem lager vs. finans månedligt – og altid ved årsafslutning.

6) Maskinlager vs. finans (maskiner/anlæg)

Hvis I bruger maskinmodul/-lager i KeyBalance, bør det afstemmes mod relevante finanskonti:

Arbejdsgang

  1. Udskriv en Kontoafstemning / værdirapport pr. dato.

  2. Sammenlign med:

    finanskonti for maskiner/anlæg
    evt. særskilte maskinlagerkonti.

  3. Undersøg forskelle:

    er der bogført maskiner direkte i finans uden at lægge maskiner op i maskinmodulet?
    er der bogført overførsler, salg som ikke er slået igennem begge steder? Tjek i maskinkartoteket, på obs kolonnerne.

7) Andre vigtige afstemninger (som næsten altid giver mening)

7.1 Bankafstemning

  • Afstem jeres bankkonti i finans mod bankkontoudtog.

  • Det fanger:

    dobbeltbogføringer
    manglende posteringer
    gebyrer og renter.

7.2 Lønafstemning

  • Afstem lønposter (bruttoløn, A-skat, AM-bidrag, feriepenge osv.) mod:

  • lønsystemets rapporter

  • skattekonti, skyldige feriepenge, personaleomkostninger.

7.3 Fejlkonto/analyseskonto

  • Gennemgå regelmæssigt og sørg for, at kontoen ikke ender som en ”skraldespand”:

  • analyser posteringer

  • ret opsætning
  • ompostér til korrekte konti.

Det er vigtigt at holde styr på økonomien, og det er vigtigt at en person hos jer har ansvaret.

Vil du vide mere?

Læs om bogføring i KeyBalance ERP:
KeyBalance moduler

Læs mere om bogføringsopsætning:
bogføringsopsætning