Gå til indholdet

Afstemninger i KeyBalance

En afstemning er en kontrol af, at to tal, der skal være ens, også er det, fx at summen af debitorernes saldi svarer til saldoen på debitorsamlekontoen i finans. Næsten alt bogføres automatisk i KeyBalance, men systemet bliver aldrig bedre end de data, det fodres med. Derfor er regelmæssige afstemninger afgørende, både for lovkravene, for styringen og for jeres egen tryghed i tallene.

De mest almindelige afstemninger er:

  • Momsafstemning
  • Debitor
  • Kreditor
  • Nulkontrol ("intet på nulkontrol")
  • Varelager vs. finans
  • Maskinlager vs. finans

...samt et par ekstra, der næsten altid giver mening.

Tip: Saldoen på en finanskonto pr. en bestemt dato finder du under Økonomi → Finans. Dobbeltklik på kontoen, og klik på Posteringer. Kolonnen L.saldo viser den løbende saldo efter hver postering.

1) Momsafstemning

Sikrer, at momsangivelsen til Skattestyrelsen stemmer med jeres bogføring.

  1. Gå til Økonomi → Rapporter → Momsrapport.
  2. Skriv momsperioden i Periode, fx 01.01.2026..31.03.2026.
  3. Klik på Preview (eller PDF/Excel). Rapporten viser først alle aktive momskoder delt op i Ud og Ind med bogført værdi og bogført moms, og derefter tallene pr. rubrik.
  4. Notér salgsmoms (Ud), købsmoms (Ind) og eventuelle særlige rubrikker (EU, eksport, nulmoms, omvendt betalingspligt).
  5. Sammenlign med saldoen på de relevante momskonti i finans og evt. afregningskontoen ("Skyldig/tilgodehavende moms") pr. periodens sidste dag.

Billedet Momsrapport med feltet Periode

Preview af momsrapporten med alle aktive momskoder

Tip: Lav momsafstemning hver momsperiode (måned, kvartal eller halvår), og gem dokumentationen.

2) Debitorafstemning

Sikrer, at debitorernes saldoliste stemmer med finansens samlekonto for debitorer.

  1. Gå til Salg → Rapporter → Saldoliste. Billedet Udskriv saldoliste åbner.
  2. Lad Kontonr være tomt, så alle debitorer kommer med.
  3. Angiv datoen i Pr. dato, fx sidste dag i måneden.
  4. Klik på Preview (eller PDF/Excel), og notér summen.
  5. Find saldoen på debitorsamlekontoen i finans (fx "Forskellige debitorer") pr. samme dato.
  6. Sammenlign de to beløb. De skal være ens (evt. +/- afrundingsdifferencer).

Udskriv saldoliste for debitorer

Tip: Afstem debitorer mindst månedligt, og oftere hvis der er stor aktivitet.

3) Kreditorafstemning

Sikrer, at kreditorernes saldoliste stemmer med finansens samlekonto for kreditorer.

  1. Gå til Indkøb → Rapporter → Saldoliste. Billedet Udskriv saldoliste åbner (for kreditorer).
  2. Lad Kontonr være tomt, og angiv datoen i Pr. dato.
  3. Klik på Preview (eller PDF/Excel), og notér summen.
  4. Find saldoen på kreditorsamlekontoen i finans pr. samme dato.
  5. Sammenlign. Beløbene skal være ens.

Udskriv saldoliste for kreditorer

Tip: Afstem kreditorer samtidig med debitorer, typisk hver måned.

4) Nulkontrol – "intet på nulkontrol"

Sikrer, at der ikke står saldo på konti, som skal være nul.

Det kan fx være:

  • midlertidige omposteringskonti
  • fejlkonto/analysekonto (bør som hovedregel tømmes løbende, se Fejlkonto)
  • visse mellemregningskonti
  • gamle udligningskonti, der ikke bør have saldo efter periodeafslutning.

Står der en saldo, skyldes det typisk periodeforskydninger i bogføringen eller forkert opsætning.

5) Varelager vs. finans

Sikrer, at varelageret i varemodulet stemmer med finanskontoen for varelager.

  1. Gå til Lager → Rapporter → Vare → Statusliste. Billedet Statusliste åbner. Listen opgør varerne til kostpris.
  2. Tøm felterne under Udvælgelse (fx Ø. Beholdning og Bogf. gruppe), hvis der står noget fra sidst, så alle varer kommer med.
  3. Angiv datoen i Pr. dato, fx sidste dag i måneden.
  4. Sæt evt. hak i Subtotal per gruppe for at få en total pr. bogføringsgruppe.
  5. Klik på Preview (eller PDF/Excel), og notér summen.
  6. Find saldoen på varelagerkontoen i finans pr. samme dato, og sammenlign.

Billedet Statusliste

Hvis der er forskel, så tjek for:

  • bogføring direkte på lagerkontoen i finans (uden om varemodulet)
  • lagerreguleringer, der ikke er bogført korrekt
  • manuelle lagerjusteringer vs. automatisk bogføring
  • prisændringer, der ikke er afstemt
  • varer, der er skiftet mellem vareart, ydelse og vare, uden at differencen er bogført.

Tip: Afstem lager mod finans månedligt og altid ved årsafslutning.

6) Maskinlager vs. finans

Bruger I maskinmodulet i KeyBalance, skal maskinlageret afstemmes mod de relevante finanskonti.

  1. Gå til Maskinsalg → Rapporter → Kontoafstemning. Billedet Maskinkontoafstemning åbner.
  2. Angiv datoen i PrDato.
  3. Sæt evt. hak i Maskinliste for at se de enkelte maskiner.
  4. Klik på Preview. Rapporten viser pr. lagerkonto Lagerværdi, BalanceVær og Beregnet balanceV.

  5. Undersøg forskelle:

    • Er der bogført maskiner direkte i finans uden at oprette dem i maskinmodulet?
    • Er der bogført overførsler eller salg, som ikke er slået igennem begge steder?
    • Tjek fanen DB på maskinkortet, fx felterne OBS værdi diff og OBS besked.

Læs mere i Maskinbogføring.

7) Andre vigtige afstemninger (som næsten altid giver mening)

7.1 Bankafstemning

  • Afstem jeres bankkonti i finans mod bankens kontoudtog under Økonomi → Bankafstemning.

  • Det fanger:

    • dobbeltbogføringer
    • manglende posteringer
    • gebyrer og renter.

Læs mere i Bankafstemning.

7.2 Lønafstemning

Afstem lønposter (bruttoløn, A-skat, AM-bidrag, feriepenge osv.) mod:

  • lønsystemets rapporter
  • skattekonti, skyldige feriepenge og personaleomkostninger.

7.3 Fejlkonto/analysekonto

Gennemgå fejlkontoen regelmæssigt, og sørg for, at den ikke ender som en "skraldespand":

  • analysér posteringerne
  • ret opsætningen
  • ompostér til de korrekte konti.

Bemærk: Det er vigtigt at holde styr på økonomien, og at én person hos jer har ansvaret for afstemningerne.

Vil du vide mere?

Læs om bogføring i KeyBalance ERP:
KeyBalance moduler

Læs mere om bogføringsopsætning:
bogføringsopsætning