Gå til indholdet

Finans – Kontoplan

(Finanskonti)

KeyBalance-kontoplanen er fleksibel, så den kan altid tilpasses, så den passer til din virksomhed.
Her får du en praktisk guide til at arbejde med finanskonti og de vigtigste felter: hvor de står, og hvad de bruges til.

1) Åbn kontoplanen

  1. Gå til Økonomi → Finans. Fanebladet Finans kontoplan åbner.
    Listen viser som standard kun aktive konti. Det ses af filteret Aktive = True nederst i listen.

Kolonnerne i standardvisningen er bl.a. Kontonr, Navn, Moms, Sags Kontonr, Drift/Status, Kontotype, Summering, Bevægelse TD, Saldo TD og H… (har poster). Overskrifter og sumkonti er farvede, så kontoplanens opbygning er let at se.

Du kan:

  • søge og filtrere på alle kolonner, fx Kontonr eller Navn
  • vise flere felter som kolonner med Kolonnevælger (se afsnit 3).

Finans kontoplan

2) Opret eller redigér en konto

2.1 Opret ny konto

  1. Klik på Ny linje (Alt+Ins) i værktøjslinjen.

  2. Udfyld minimum:

    • Kontonr – unikt nummer, fx 001000
    • Navn – kort kontonavn, fx ”Kasse”
    • Drift/Status – feltet er rødt på kontokortet, fordi det skal udfyldes

2.2 Redigér eksisterende konto

  • Dobbeltklik på kontoen i listen. Kontokortet åbner, fx Finans: 001110 Varesalg - Stole.
  • Felter, der står som kolonner i listen, kan også rettes direkte i listen, når den er låst op (F3).
  • De fleste felter kan rettes løbende. Kontotype er låst (grå), når kontoen har posteringer.

Kontokortet er delt i områderne Stamdata, Overfør ved årsafslutning, Valuta, et område med Koncern K.nr, Samlekonto, Spærret, Arkiveret, 100% beregn og Afstemning, Udskrift og Dimensioner. Nederst ligger knapperne Posteringer, Fordelinger og Budget, og i panelet Yderlige funktioner til højre finder du BS Godkendere, Grafisk, Notater, Opsætning og Val.saldi.

Kontokortet for en finanskonto

3) Identitet & navne

Kontonr

  • Kontoens nummer.
    Bruges i bogføring, rapporter og søgning.
    Kan ændres, men kræver rettighed (gruppe RETKONTONR).

Navn

  • Kort navn på kontoen – vises i lister og rapporter.

LangNavn

  • Længere beskrivelse, hvis ”Navn” er for kort.

Søgenavn

  • Kort søgeord (fx ”KASSE”, ”BANK1”).
  • Bruges som alternativ søgenøgle.

Gruppe

  • Fri gruppering af konti – kan bruges i rapporter og udskrifter.
  • Står ikke på kontokortet, men kan vises som kolonne i listen.

Bemærk: Flere felter står ikke på kontokortet, men kun som kolonner i listen, fx Gruppe, MaskinKonto, Tvungen sag, Std. Konto, SAFTKontoType, Overfør til, Har notat og saldofelterne. Klik på Kolonnevælger i værktøjslinjen, søg på feltet, og sæt hak.

Kolonnevælger med søgning på Tvungen

4) Standard-dimensioner (Afdeling/Projekt/Formål)

Felterne i området Dimensioner på kontokortet foreslår standard-dimensioner ved bogføring:

  • Afdeling Std
  • Projekt Std
  • Formål Std

Eksempel: Hvis alle posteringer på en lønkonto normalt skal på afdeling ”ADM”, kan du sætte Afdeling Std = ADM.

5) Moms og drift/status

Moms
Angiver hvilken momskode kontoen bruger.
Styrer om der beregnes og bogføres moms ved posteringer på kontoen.

Drift/Status
Vælg om kontoen er en:

  • Drift-konto (resultatkonto)
  • Status-konto (balancekonto)
    Bruges bl.a. ved rapporter, budget, og ved årsafslutning.

Debet/Kredit
Angiver kontoens normale retning:

  • Begge / Debet / Kredit
    Er mest til hjælp/visning – påvirker ikke selve bogføringen direkte, men kan give advarsler/visning.

6) Spærret, Arkiveret og Samlekonto

Spærret
Hvis markeret, kan der ikke bogføres på kontoen.

  • Bruges fx når kontoen ikke længere skal anvendes.

Arkiveret
Kontoen vises ikke i listen, så længe filteret Aktive = True er sat.

  • Der kan ikke bogføres på arkiverede konti.

Samlekonto
Bruges hvis kontoen er en samlekonto for debitor/kreditor.
Typisk kun relevant ved særlige opsætninger.

7) Afstemning og rapport-opsætning

Afstemning

  • Markér hvis kontoen skal bruges til afstemning (fx bankkonti).
    Gør det lettere at arbejde med bankafstemning m.m.

100% beregn

  • Styrer om kontoen er med i procentberegninger (fx DB, nøgletal).
  • På driftkonti er den som standard markeret.

Sideskift / Linjer før / Linjer efter (området Udskrift)

  • Bruges til at styre layout i rapporter (resultatopgørelse/balance):

  • Sideskift efter konto

  • Antal blanke linjer før/efter kontoen.

Udskriftsniveau

  • Styrer fra hvilket niveau kontoen vises i rapporter
    (højere niveau = vises kun i ”detaljerede” rapporter).

8) Kontotype & summering

Kontotype
Bestemmer, hvordan kontoen opfører sig i rapporter:

  • Konto
    Almindelig bogføringskonto.
  • Overskrift
    Bruges som overskrift/gruppering – ingen posteringer.
  • Sum
    Samler et interval af konti (kolonnen Summering) - ingen posteringer.
  • Formel
    Viser summering efter formel (avanceret opsætning).

Bemærk: Kontotype kan kun ændres, hvis kontoen ikke har posteringer. Ellers er feltet gråt på kontokortet.

Summering (kun ved Kontotype = Sum)
Står som kolonne i listen og angiver, hvilke kontonumre der skal summeres, fx:

  • 001000..001999
  • 3000..3099|3200..3299

Bruges til at lave overskrifts-/sumlinjer i rapporter.

Summering, reel
Kolonne, der viser den reelle summering – bruger Summering, eller kontoens eget kontonr, hvis Summering er tom.

9) Valuta og valutaopsætning

Valuta (området Valuta på kontokortet)

  • Standard-valutakode for kontoen.
  • Hentes som standard fra feltet Standard valuta i Finans - Opsætning, men kan overskrives pr. konto.

Fri Valuta

  • Markeret: der kan bogføres i blandet valuta på kontoen.
  • Ikke markeret: der forventes normalt samme valuta på alle posteringer.

Saldo Val Ultimo

  • Kolonne, der viser saldoen i valutabeløb (hvis der bogføres i valuta).
  • Knappen Val.saldi under Yderlige funktioner viser saldoen pr. valuta.

10) Tvungne dimensioner (Afd/Projekt/Formål/Sag)

Disse felter bestemmer, om der skal angives dimensioner på kontoen ved bogføring:

  • Tvungen afd. – skal angive afdeling
  • Tvungen projekt – skal angive projekt
  • Tvungen formål – skal angive formål
  • Tvungen sag – skal angive sag (projektnr.). Findes kun som kolonne i listen.

Hvis en ”Tvungen …” er markeret, kan der ikke bogføres uden den pågældende dimension – god måde at sikre, at nøgletal/projektøkonomi bliver komplette. Læs mere om Dimensioner.

11) Projekt- og maskin-koblinger

Sags Kontonr (området Dimensioner på kontokortet)

  • Angiver hvilken projektkonto (sag) finanskontoen svarer til.
  • Bruges til at koble finanskontoplanen til projektkontoplanen.

MaskinKonto (kolonne i listen)

  • Markér hvis kontoen bruges til maskiner (brugt i maskinmodul/rapportering).
  • Hvis dette markeres må der som udgangspunkt IKKE bogføres på kontoen uden maskinnr. (ødelægger lagerværdien)
  • Markeres automatisk, når der oprettes maskinbogføringsgrupper. (Lagerkontoen)

Læs mere om Maskinbogføring.

12) Standardkonto & SAF-T (offentlig kontoplan)

Std. Konto (kolonne i listen)

  • Kontoens nummer i forhold til den offentlige danske kontoplan.
  • Skal udfyldes på konti med Kontotype = Konto. Mangler den, er feltet rødt i listen.

Bruges bl.a. til:

  • standardiserede rapporter
  • SAF-T-eksport.

SAFTKontoType (kolonne i listen)

  • Viser SAF-T-konto-type ud fra den valgte Std. Konto.

Læs mere om Offentlig kontoplan og SAF-T.

13) Årsafslutning: Nulstil og Overfør til

Felterne står i området Overfør ved årsafslutning på kontokortet:

Nulstil ved årsafslutning

  • Markér, hvis kontoen skal nulstilles ved årsafslutning.
  • Kan kun angives, hvis Drift/Status = Status. På driftkonti er feltet gråt.

Overfør til

  • Angiv hvilken statuskonto, saldoen skal overføres til ved årsafslutning.

Systemet tjekker, at:

  • det er en kontotype Konto
  • det er en statuskonto.

Bemærk: Hvis du markerer Nulstil, skal du angive Overfør til – ellers får du en fejl.

14) Saldo, bevægelse og budgetfelter (læsefelter)

Disse kolonner er beregnede og kan ikke rettes:

  • Saldo TD og Saldo TD s.å. (saldo til dato, i år og sidste år)
  • Bevægelse TD, Bevægelse Per. og Bevægelse TD s.å.
  • Saldo Ultimo og Saldo Ult s.å.
  • Budget TD og Budget Per. TD

Saldo TD og Bevægelse TD står i standardvisningen. De øvrige vælger du i Kolonnevælger.

De viser aktuelt regnskab/budget for kontoen afhængigt af:

  • Datoafgrænsning
  • om kontoen er Konto, Sum eller Formel
  • drift/status.

Posteringerne bag saldoen ser du med knappen Posteringer nederst på kontokortet, og budgettet med Budget.

15) Har poster / Har notat

Har poster (kolonnen H… i listen)

  • Viser, om kontoen har bogførte posteringer (ja/nej).
  • Bruges bl.a. til at styre, om kontotype må ændres.

Har notat

  • Viser, om der findes notater på kontoen.
  • Notaterne åbner du med Notater under Yderlige funktioner på kontokortet.

Med denne viden kan du:

  • opbygge og vedligeholde en kontoplan, der passer præcist til din virksomhed

  • sikre korrekt moms, dimensioner og projektsammenhæng

  • få pæne og meningsfulde rapporter og en smidig årsafslutning.

Vil du vide mere?

Læs om generel økonomi i KeyBalance ERP:
Økonomimodul

Se guiden om de offentliges kontoplan:
KeyBalance introduktion

Læs også om Finansopsætning og Kassekladde.