Gå til indholdet

Lageroptælling med frys i KeyBalance

Lageroptælling med fastholdelse af beholdninger, placeringer og korrekt bogføring

Lageroptælling med frys bruges, når virksomheden ønsker en helt præcis optælling, hvor alle varebeholdninger og placeringer fastholdes, så optællingen kan udføres over flere dage – uden risiko for at løbende lagertransaktioner ændrer tallene.

Denne metode bruges især ved:

  • Årsoptælling
  • Halvårsoptælling
  • Fysisk lagerkontrol af flere områder
  • Optælling med placeringer, batchnumre og detaljeret sporbarhed
  • Optælling hvor flere medarbejdere tæller samtidig (områder)

Sti

Lager → Varekladder → Vare Optælling - Liste

Billedet Optællinger åbner. Her vises åbne optællinger med frys (Kladdenr, Beskrivelse, Pr Dato og Lokation), og her kan der oprettes nye.

Listen Optællinger

Hvad betyder “frys” i KeyBalance?

Når du laver en optælling med frys, sker der tre ting:

1. Fasthold (frys) varer

KeyBalance henter alle aktuelle varer og fastholder deres beholdninger til senere sammenligning.

2. Fasthold (frys) placeringer

Systemet indlæser alle eksisterende placeringer, så hver placering kan optælles individuelt. (Valgfrit)

3. Opret optællingsområder

Varerne opdeles i områder, så medarbejdere kan tælle hver deres sektion af lageret uden overlap.

Trin-for-trin guide

1. Opret en ny optælling

Gå til:
Lager → Varekladder → Vare Optælling - Liste

  1. Tryk Ny linje (det grønne plus i værktøjslinjen, eller Alt+Ins) for at oprette en ny optælling.

  2. Udfyld:

    • Beskrivelse – fx “Årsoptælling 2025”
    • Pr. dato
    • Lokation (hvis I bruger lokationer)

Optællingen oprettes nu, og du er klar til næste trin.

2. Klargør optællingen (frys)

Dobbeltklik på optællingen. Billedet Optælling nummer [nr.] åbner med Stamdata (bl.a. feltet Frosset), Optælling (Pr Dato, Lokation), Totaler (Økonomisk, Forventet, Optalt, Diff og Ny Økonomisk) og listen Områder - Lister.

Optælling med Stamdata, Totaler, Områder - Lister og de nummererede knapper

I højre side findes følgende handlinger:

De nummererede knapper i optællingen med forklaringer

Handling Funktion
1. Opret Optælling Klargør optællingen: opretter placeringer og fryser varer i ét trin
1.1 Opret mulige placeringer Fastholder varers placeringer og beholdninger
1.2 Frys varer Fastholder varebeholdninger
1.3 Frys v.Plac Fastholder varers placeringer og beholdninger
2.1 Slet placering… Sletter placeringer, der er markeret til sletning
2.2 Opdater plac… Opdaterer placeringer med dato for optælling
3. Bogfør Optælling Bogfører optællingen
3. Bogfør Opt. BATCH Bogfører optællingen med batch

Efter frys er alle varer, beholdninger og placeringer låst til optællingen.

2.1 Opret optællingsområder

  • Lav de optællingskladder på optællingen som skal bruges (listen Områder - Lister med Tekst, Optæller, Status, OptAnt, OptVardi og Ant Linjer).
  • Tilføj den medarbejder, der skal optælle området, så den vises på personens APP.
  • Opret eventuelt en for placeringer, eller hvad der giver mening i jeres optælling.

3 Hvis du vil optælle fra KeyBalance Klienten.

Dobbeltklik på den kladde du vil bruge, så du for nedenstående billede frem.

Optælling med frys

  • Scan eller tast de varer der skal optælles og udfyld optaltantal. (ligesom almindelig optælling)
  • Sæt eventuelt batchnumre.
  • Bruges enhedsstyring (angiv enhed)

4. Optælling i APP’en

Find dine områder

I appen:
Lager → Opt. Områder – Mine

Optælling fra APP

Her ser du de områder, du er tildelt.

Optællingsområder APP

Udfør optælling

Optælling i APP

Du kan:

  • søge
  • scanne varer
  • indtaste antal
  • optælle flere placeringer for samme vare
  • tilføje noter

Når en linje er optalt, sker det automatisk i hele KeyBalance (også i KeyBalance Klienten, uden du skal gøre noget).

Tip: I KeyBalance Klienten kan du også se områderne under Lager → Varekladder → Opt - Mine Åbne områder og Opt - Alle Åbne områder.

4. Kontrol af optælling i klienten

Gå til:
Lager → Varekladder → Vare Optælling - Liste → vælg optælling

Du kan se:

  • områder
  • optalt antal
  • difference
  • totaler
  • batch (Ctrl + F8)
  • varevisning (F8)
  • linjevisning (F9)

Dette giver fuld kontrol før bogføring.

5. Bogfør optællingen

Når alle områder er færdige, vælg:

3. Bogfør Optælling (eller 3. Bogfør Opt. BATCH, hvis I bruger batch)

Bogføringen:

  • udligner forskellen mellem forventet og optalt antal
  • opretter vareposteringer
  • opretter finansposteringer (lagerregulering)
  • opdaterer Sidst optalt pr. vare
  • låser optællingen permanent

FAQ – Lageroptælling med frys i KeyBalance

Hvorfor skal vi bruge frys?

Frys sikrer, at beholdninger og placeringer ikke ændrer sig under optællingen. Det giver en retvisende, stabil og reviderbar lageroptælling.

Kan vi ændre varer eller placeringer efter frys?

Ja, men ændringerne påvirker ikke den frosne beholdning. Optællingen sammenligner altid med den beholdning, der blev låst, da frys blev kørt.

Hvorfor står en placering flere gange i optællingen?

Hvis en vare ligger på flere placeringer, vises en linje pr. placering. Det er korrekt og nødvendigt for en præcis optælling.

Kan flere personer tælle samme område?

Ja. Optællingen er opdelt i områder, som kan tildeles forskellige medarbejdere. Flere kan tælle parallelt uden at forstyrre hinanden.

Hvordan bogfører vi optællingen?

Vælg 3. Bogfør optælling i højre side. KeyBalance udligner automatisk forskelle via vare- og finansposteringer.

Kan vi fortryde en bogført optælling?

Nej. Når optællingen er bogført, kan den ikke ændres. Eventuelle rettelser skal ske via ny optælling eller manuel korrektion.

Kan vi bruge APP'en til hele optællingen?

Ja. Selve optællingen udføres i APP'en, mens klargøring og bogføring foregår i klienten.

Hvor ser jeg forskellen mellem optalt og forventet?

Under optællingen vises differencer pr. område og totaler for hele optællingen. Du kan også se detaljer under Varer (F8) og Linjer (F9).