Salgsordre – Normal
Introduktion
En normal salgsordre bruges, når virksomheden sælger fysiske varer, som skal leveres til kunden.
Ordren håndterer varer, leveringsoplysninger, fragt og lagerstatus – fra bestilling til levering.
Fordele ved brug af normal salgsordre
- Samler alle ordre-, leverings- og fragtdata ét sted.
- Reserverer varer automatisk ved oprettelse.
- Mulighed for del-levering og løbende lageropdatering.
Hvordan den bruges salgsordre i KeyBalance
1. Opret en salgsordre
Sti: Salg → Salg
- Gå til
Salg → Salg. Listen Salg med alle åbne salgsordrer åbner. -
Klik på Ny linje (det grønne plus i værktøjslinjen, eller tryk Alt+Ins) for at oprette en ny ordre.
-
Indtast kundeoplysninger på fanen Salg:
- Kontonr (kunden). Navn hentes automatisk.
- Leveringsadresse på fanen Lev.Adresse (kan være forskellig fra fakturaadressen).
- Kontaktperson og Attention (valgfrit).
-
Tilføj varer i linjerne nederst (tryk F2 for at slå varen op):
- Indtast Vare nummer og Antal (L.Enhed).
- Justér A'pris eller Rabat % efter behov.
-
Tilføj evt. kommentarer eller særlige betingelser i feltet Salgnotat.
Bemærk: Har kunden forfalden saldo, viser KeyBalance en advarsel, fx "Kunden har forfalden saldo, pt: …", når du åbner ordren. Klik OK for at fortsætte.
2. Leveringsoplysninger
- Angiv Ønsket l.dato, Leveringsbet., Lagersted og evt. Emballageprofil i området Levering.
- Mulighed for at vælge anden modtager end kunden på fanen Lev.Adresse.
3. Lagerstatus og plukning
- Varerne reserveres fra lageret, når ordren oprettes.
- Lagerpersonale markerer plukkede/leverede varer. Læs mere i Pluk og pak.
- Del-leverancer kan registreres i kolonnen Lev.Antal (L.Enhed).
Knapperne til højre på ordren:
| Knap | Det gør den |
|---|---|
| Ordre bekr. | Udskriver ordrebekræftelsen (Ctrl+O). |
| Plukseddel | Udskriver plukseddel. |
| Lever alt | Leverer hele ordren (Ctrl+F). |
| Følgeseddel | Udskriver følgeseddel. |
| Fak.kladde | Udskriver fakturakladde. |
| Gebyr - Udregn / Gebyr - Vis | Udregner eller viser gebyrer på ordren. |
| Fakturer | Laver fakturaen (Ctrl+K). |
| > Dokumenter | Opret eller vis dokumenter (Ctrl+D). |
| Afslut | Markerer ordren som afsluttet (Ctrl+A). |
| Genåbn | Markerer ordren som ikke afsluttet. |
| + Forsendelse | Opretter en forsendelse for ordren (Ctrl+F8). |
4. Afslutning af ordren
- Når alt er leveret, markeres ordren som afsluttet med Afslut.
- Ordren kan derefter faktureres med Fakturer.
5. Flere funktioner på ordren
Panelet Yderlige funktioner i højre side har bl.a. Afgifter, Batches, Debitor, Kopiering, Kontrolskemaer, OrdreStatus og RESTORDRE. Under Kopiering finder du Skift debitor, SAMMENLÆG / Overfør, Kopier ordre og Til Indkøb (OrdreHoved).
Nederst på ordren kan du med Vis Tilbud, Vis Faktura(er) og Vis Forsendelser se det tilbud, de fakturaer og de forsendelser, der hører til ordren.
Ofte stillede spørgsmål (FAQ)
Hvordan opretter jeg en normal salgsordre?
Gå til Salg → Salg, klik på det grønne plus (Ny linje), udfyld kundeoplysninger og tilføj varer.
Kan jeg sende varer til en anden adresse end kundens?
Ja. Indtast den alternative leveringsadresse på fanen Lev.Adresse på ordren.
Kan jeg dele en ordre i flere leverancer?
Ja. Registrér del-leverancer og marker løbende, hvor mange varer der er leveret, i kolonnen Lev.Antal (L.Enhed).
Hvornår reserveres varerne fra lageret?
Varerne reserveres automatisk, når ordren oprettes.
Hvordan markerer jeg, at varerne er leveret?
Åbn ordren og registrér antal leverede varer i kolonnen Lev.Antal (L.Enhed), eller klik på Lever alt (Ctrl+F) for at levere hele ordren. Når alt er leveret, markeres ordren som afsluttet med Afslut (Ctrl+A).
Kan jeg ændre ordren, efter den er oprettet?
Ja, så længe ordren ikke er fuldt leveret eller faktureret.
Hvordan finder jeg en ordrebekræftelse, der kan sendes til kunden?
Udskriv ordrebekræftelsen direkte fra ordrekortet med knappen Ordre bekr. (Ctrl+O), eller gå til Salgsudskrifter og indtast ordrenummeret.
Hvordan kan jeg se, om en salgsordre er faktureret?
Fakturerede salgsordrer vises ikke længere i listen Salg, men findes under Salg → Arkiv → Faktura.
Hvor finder jeg en faktureret salgsordre?
Gå til Salg → Arkiv → Faktura.
Hvordan samlefakturerer jeg?
Sæt hak i Samlefakturering på kunden. Brug derefter Kørsler → Salg → Samlefakturering eller afslut ordren og tilmeld Autofakturering – så sender KBBot fakturaerne i natkørslen.
Kan jeg vedhæfte dokumenter til en salgsordre?
Ja. Tilføj individuelle dokumenter med knappen > Dokumenter (Ctrl+D) på ordren (samle evt. billeder i én PDF for at undgå filbegrænsning). For faste dokumenter som salgs- og leveringsbetingelser: gå til Værktøjer → Opsætning → Formular - Opsætning, åbn formularen, vælg Vis Mail og tilføj dokumentet som aktivt.
Hvorfor bliver oplysninger ikke opdateret på ordren?
Hvis du ændrer oplysninger på kunden eller varer efter ordreoprettelse, opdateres ordren ikke automatisk. Skift evt. debitor eller fjern/tilføj varelinjen igen.
Hvordan skifter jeg debitor på en ordre?
Åbn ordren, og vælg Kopiering → Skift debitor i panelet Yderlige funktioner. Ordren genberegnes herefter med de opdaterede oplysninger.
Kan jeg fakturere til en anden end kunden?
Ja. Vælg fakturamodtagerens kontonr. i feltet Til Kontonr i området Betaler på ordren.
Hvordan kan jeg se, hvordan fakturaen er sendt?
Åbn fakturakortet og klik på Formularlog. Her kan du se, om fakturaen er sendt via e-mail, EAN eller print.
Hvordan finder jeg uafsluttede fakturaer?
Gå til Afsendelser → Uafsluttede formularer.
Kan jeg se alle fakturaer på en kunde?
Ja. Gå til kundekortet og klik på Fakturaer, eller gå til Salg → Arkiv → Faktura.