Gå til indholdet

Økonomi – Valuta i KeyBalance

Valutaopsætningen er listen over de valutaer, I handler i, med den kurs, KeyBalance bruger til at omregne til danske kroner, og den konto, kursdifferencer bogføres på. KeyBalance kan håndtere så mange valutaer, som I ønsker, og kurserne kan:

  • opdateres automatisk fra Danmarks Nationalbank eller ExchangeAPI
  • sættes manuelt (fx lidt højere for at beskytte mod kurstab)
  • bruges til automatisk regulering af åbne debitor- og kreditorposter, så virksomheden altid ved, hvad der er tilgode / skyldes til dagskurs.

Listen Valuta - kurser

1) Valuta – hvor og hvad?

Sti: Værktøjer → Opsætning → Generelt → Valuta

Fanebladet Valuta - kurser åbner. Hver linje er én valuta, fx:

  • DKK – Dansk krone
  • EUR – Euro
  • USD – US dollar

På hver valuta angiver du:

  • hvilken kurs der bruges
  • hvilken kursdifferencekonto der skal rammes
  • om kursen styres manuelt
  • om valutaen skal bruges på varekort m.m.

Bemærk: Listen viser som standard Navn, Tekst, Kurs, K.diff konto, ISO 4217 Alfa, M… (Manuel) og Sidst rettet. Felterne KalkulationsKurs, Kontant konto, Sort og Vis på varekort er skjulte. Klik på Kolonnevælger i værktøjslinjen, og sæt hak ved dem for at få dem frem.

Kolonnevælger for Valuta - kurser

2) Opret/ret en valuta

Valutaerne oprettes og rettes direkte i listen Valuta - kurser.

2.1 Opret ny valuta

  1. Gå til Værktøjer → Opsætning → Generelt → Valuta.
  2. Klik på Ny linje (det grønne plus i værktøjslinjen, eller tryk Alt+Ins).

  3. Udfyld som minimum:

    • Navn (valutakode, fx EUR)
    • Kurs
    • K.diff konto (kursdifferencekonto)

  4. Klik på en anden linje for at gemme.

2.2 Redigér eksisterende valuta

  1. Klik i feltet på den valuta, du vil rette (fx Kurs på EUR).
  2. Skriv den nye værdi.
  3. Klik på en anden linje for at gemme. Feltet Sidst rettet opdateres automatisk, når kursen ændres.

2.3 Opdatér kurserne automatisk

Nederst i Valuta - kurser er der to knapper:

  • Opdater (DK Nationalbank) – henter valutakurser fra Danmarks Nationalbank.

  • Opdater(ExchangeAPI) – henter valutakurser fra ExchangeAPI.

  • Klik på den knap, I bruger. Billedet Import Valutakurser åbner.

  • Klik på Start.
  • Kontrollér bagefter Kurs og Sidst rettet i listen.

Billedet Import Valutakurser

Bemærk: Valutaer med hak i M… (Manuel) opdateres ikke automatisk.

3) De vigtigste felter

3.1 Navn, Tekst og ISO-kode

  • Navn
  • Kort kode, typisk selve valutakoden: DKK, EUR, USD.
  • Tekst
  • Beskrivelse af valutaen, fx ”Euro”.
  • Foreslås automatisk ud fra Navn, men kan rettes.
  • ISO 4217 Alfa
  • ISO-kode (3 bogstaver).
  • Sættes typisk til samme som Navn (fx EUR).

3.2 Kurs og kalkulationskurs

  • Kurs
  • Den kurs, der bruges ved bogføring.
  • Standard-init er 100 (ofte forstået som 100 i basisvaluta).

  • Opdateres typisk ved automatisk eller manuel kursopdatering.

  • KalkulationsKurs

  • Kurs til kalkulation (fx i tilbud, interne beregninger).
  • Initieres som udgangspunkt = Kurs, men kan være forskellig.

  • Nogle virksomheder sætter KalkulationsKurs lidt højere end den reelle kurs for at have en sikkerhedsmargin i prissætningen.

  • Sidst rettet

  • Dato for sidste ændring af kurs.
  • Hjælper med at se, om en valuta er ”gammel” og bør opdateres.

3.3 Kursdifference- og kontantkonto

  • K.diff konto
  • Finanskontoen for kursdifferencer (gevinster/tab på valutakurs).
  • Påkrævet.

  • Bruges fx når:

    • åbne debitorposter i EUR reguleres til dagskurs
    • du afstemmer en bankkonto i udenlandsk valuta, og kursen har ændret sig.

  • Kontant konto

  • Kontant-/bankkonto for den pågældende valuta.
  • Anvendes, hvis I har en særskilt bankkonto pr. valuta.

3.4 Manuel opdatering

  • Manuel (kolonnen M…)
  • Hvis markeret, må valutakurs ikke opdateres automatisk.
    Bruges hvis:
    • I ikke vil opdatere kursen automatisk
    • eller altid vil ligge lidt højere/lavere end markedskurs.

Typisk strategi:

  • Automatisk opdatering slået til
  • men Manuel markeret på de valutaer, I vil styre helt manuelt
    eller
  • Ingen auto-opdatering
  • I retter Kurs/KalkulationsKurs selv, når det passer jer.

3.5 Visning på varekort

  • Vis på varekort
  • Marker, hvis valutaen skal kunne vælges/vises på varekort.
  • Bruges især, hvis indkøb eller salgspriser vedligeholdes i fremmed valuta.

3.6 Sortering

  • Sort
  • Et tal, der styrer sortering/visningsrækkefølge.
  • Standard init er 50.
  • Du kan fx give DKK = 10, EUR = 20, USD = 30 osv., hvis de skal ligge øverst.

4) Automatisk regulering af åbne poster

KeyBalance kan automatisk regulere åbne debitor- og kreditorposter til dagskurs, så I altid ved:

  • hvor meget kunderne reelt skylder jer i bogføringsvaluta
  • hvor meget I reelt skylder leverandører.

Typisk fungerer det sådan:

  1. I har fx en åben faktura på 10.000 EUR.
  2. Kursen ændrer sig fra 7,45 til 7,60.
  3. Ved valutakursregulering:
    • opdateres værdien i bogføringsvaluta (DKK)
    • forskellen bogføres på kursdifferencekontoen (K.diff konto).

Det betyder:

  • debitor/kreditorposter står altid til en opdateret værdi
  • I får løbende bogført kursgevinster/kurstab.

Bemærk: For at denne funktion kan tilgås skal I tale med en KeyBalance konsulent.

Når det er på plads, får I:

  • korrekt værdi af tilgodehavender og gæld i bogføringsvaluta
  • styr på kursgevinster og -tab
  • fleksibel håndtering af både daglig drift og projekter i flere valutaer – uden at det bliver tungt at administrere.

Vil du vide mere?

Læs om funktionerne i KeyBalance ERP:
KeyBalance valuta

Læs vores guide om:
Bogføringsopsætning

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

Hvordan opretter jeg en ny valuta?

Gå til Værktøjer → Opsætning → Generelt → Valuta og klik på Ny linje (det grønne plus). Udfyld Navn (valutakode), Kurs og K.diff konto – så er valutaen klar til brug.

Hvordan opdaterer jeg valutakurser?

Du kan enten rette feltet Kurs manuelt, eller klikke på Opdater (DK Nationalbank) eller Opdater(ExchangeAPI) nederst i Valuta - kurser. Feltet Sidst rettet viser, hvornår kursen sidst blev ændret.

Hvorfor findes der både Kurs og KalkulationsKurs?

Kurs bruges ved bogføring. KalkulationsKurs bruges til interne beregninger, tilbud og kalkulationer – ofte sat lidt højere for at beskytte mod udsving.

Hvad bruger KeyBalance kursdifferencekonti til?

Kursdifferencekontoen bruges, når der opstår gevinster eller tab ved ændringer i valutakurser. Det gælder især, når åbne debitor/kreditorposter reguleres til ny dagskurs.

Hvordan fungerer automatisk valutaregulering?

Systemet gennemgår åbne debitor- og kreditorposter og opdaterer deres værdi i bogføringsvaluta efter dagskurs. Differencen bogføres automatisk på kursdifferencekontoen. Funktionen kræver opsætning af en KeyBalance-konsulent.

Skal vi bruge manuelle eller automatiske kurser?

Det afhænger af jeres strategi. Mange bruger auto-opdatering, men markerer enkelte valutaer som Manuel, hvis de vil kontrollere kursen selv. Alt kan kombineres fleksibelt.

Hvorfor vises en valuta ikke på varekortet?

Det skyldes normalt, at feltet Vis på varekort ikke er markeret. Markér det på valutaopsætningen, hvis valutaen fx skal bruges i indkøbspriser.

Hvad betyder “Kontant konto”?

Det er den finanskonto, der bruges til kontant-/bankbeholdning i den specifikke valuta. Bruges fx hvis I har en separat EUR-bankkonto.

Hvilke valutaer kan vi bruge?

I kan bruge alle valutatyper – der er ingen begrænsning på antal. Valutaer kan frit oprettes og navngives, så længe der angives kurs og kursdifferencekonto.

Hvad gør vi, hvis kurserne er for gamle?

Ret kursen manuelt eller slå automatisk opdatering til. Brug feltet Sidst rettet til at vurdere, hvilke valutaer der bør opdateres.