Gå til indholdet

Perioder i KeyBalance

Perioder i KeyBalance styrer:

  • hvordan regnskabsåret er opdelt
  • hvilke perioder der må bogføres i – både for hele virksomheden og pr. medarbejder

Kort sagt:

Perioder bestemmer hvornår der kan bogføres og hvordan rapporter opdeles i måneder/år.

1) Hvor opsættes perioder?

Sti:
Værktøjer → Opsætning → Åben Periode

Menuen Værktøjer → Opsætning med Åben Periode øverst

Billedet Regnskabsperioder åbner med fanerne Åben periode, Opsætning, Perioder og Avanceret. Nederst ser du Medarbejdere der er opsat med egen periode.

Regnskabsperioder, fanen Åben periode

Her opsætter du:

  • virksomhedens regnskabsår
  • fordeling i månedsperioder
  • hvilke perioder der er åbne/lukkede for bogføring
  • evt. bogføringsbegrænsning pr. medarbejder (alt efter jeres løsning)

2) Regnskabsår – grundopsætning

Et klassisk regnskabsår kan fx være kalenderår:

  • Startdato: 01-01-20XX
  • Slutdato: 31-12-20XX
  • Start måned: 01
  • Antal måneder: 12

På fanen Opsætning angiver du:

  • Start måned – hvilken måned regnskabsåret starter (fx 1M)
  • Regn.år længde – hvor mange måneder året består af (fx 12M)
  • Per. længde – hvor lang hver periode er (typisk 1M, altså 12 perioder á én måned)

Fanen Opsætning med Start måned, Per. længde og Regn.år længde

Fanen Perioder viser, hvad systemet har beregnet: Nuv. periode, Nuværende år, Sidste år, Forrige år og Sid.regnskabsår.

Fanen Perioder med nuværende periode og regnskabsår

Eksempel:

  • Regnskabsår: 01-01-2025 til 31-12-2025
  • Start måned: 01
  • Antal mdr: 12

3) Bogføringsperioder – hvad må der bogføres hvornår?

Perioder styrer også, om der må bogføres i den enkelte periode.

Det styres på fanen Åben periode. I feltet Åben periode vælger du, om perioden styres manuelt eller automatisk.

Perioder kan styres automatisk i området Automatisk periode, opsætning med felterne AutoPer Bagud og AutoPer Frem. Eksempel: - Bagud 1M + 1D - Fremadrettet 2M

Perioder kan også styres manuelt i området Manuelle periode, opsætning, blot ved at skrive den åbne periode i Fast per. start og Fast per. slut.

Den aktuelle åbne periode vises i Åben, Alle (for alle) og Åben, MIG (for dig selv).

4) Bogføringsperiode pr. virksomhed vs. pr. medarbejder

Der kan sættes bogføringsperiode:

  1. For hele virksomheden
  2. overordnet styring: ”Ingen må bogføre efter dato X i år Y”

  3. godt ved periode-/årsafslutning

  4. Pr. medarbejder (afhængigt af opsætning – feltet Per Bruger og listen Medarbejdere der er opsat med egen periode)

  5. fx:
    • bogholder/revisor må bogføre tilbage i tidligere perioder
    • andre brugere må kun bogføre i nuværende åben periode

Det giver fleksibilitet:

  • bogholderen kan færdiggøre efterposteringer
  • almindelige brugere kan ikke komme til at lave utilsigtet bogføring i gamle perioder

5) Typiske anvendelser

5.1 Løbende drift

  • Regnskabsåret er defineret (fx 01-01 til 31-12).
  • Aktuel måned er åben, næste måned evt. allerede åbnet.
  • Tidligere måneder kan:
  • være lukket (færdige)
  • eller kun være åbne for bogholderen.

5.2 Måneds- og kvartalsafslutning

  • Når perioden er afstemt (moms, bank, debitor/kreditor, lager mv.), kan du:
  • lukke perioden for almindelig bogføring
  • Dermed undgår I, at fejlposter ”sniger sig ind” i gamle måneder
  • Det er vigtigt at lukke perioderne når der er afstemt, da KeyBalance også laver automatiske kørsler i åben periode

6) Samspil med bogføringsdato og rapporter

Perioder og bogføringsdato hænger tæt sammen:

  • Perioder definerer hvilke datoer der hører til hvor (periode/år)
  • Bogføringsdato styrer hvilke poster der medtages i rapporter

Vil du vide mere?

Læs om økonomi i KeyBalance ERP:
KeyBalance økonomistyring

Læs også afstemning i KeyBalance:
KeyBalance Afstemning

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

Hvorfor kan jeg ikke bogføre, selvom datoen er korrekt?

Det skyldes næsten altid, at den periode du forsøger at bogføre i, er lukket. Gå til Værktøjer → Opsætning → Åben Periode og tjek, om perioden er åben for enten virksomheden eller for din bruger.

Hvad er forskellen på periode og bogføringsdato?

Perioder styrer om du må bogføre i en bestemt måned. Bogføringsdato styrer, hvilke poster der indgår i rapporter og visninger. Du kan frit skifte bogføringsdato uden at ændre perioderne.

Kan medarbejdere have andre bogføringsperioder end virksomheden?

Ja. KeyBalance understøtter individuelle perioder pr. medarbejder. Bogholderen kan ofte bogføre længere tilbage eller frem end andre brugere, hvis virksomheden ønsker det.

Hvorfor åbner næste periode ikke automatisk?

Automatisk periodeåbning afhænger af opsætningen i felterne AutoPer Bagud og AutoPer Frem. Hvis virksomheden styrer perioder manuelt, skal du selv angive den næste åbne periode.

Skal vi lukke perioderne, når måneden er færdig?

Det anbefales. Når moms, bank, debitor, kreditor og lager er afstemt, bør perioden lukkes for at undgå utilsigtet bogføring tilbage i tiden. Flere af KeyBalances automatiske kørsler arbejder kun i åbne perioder.

Kan en periode åbnes igen?

Ja. Periodeopsætningen kan både åbne og lukke perioder. Det kræver dog, at virksomheden tillader det, og at det ikke skaber konflikter i momsafslutning eller rapportering.

Hvorfor kan jeg ikke bogføre i tidligere måneder?

Det er typisk fordi virksomheden har valgt at lukke perioden, eller fordi din bruger har en mere restriktiv opsætning end resten af virksomheden.

Hvordan opretter man et nyt regnskabsår?

Du angiver Start måned, Regn.år længde og Per. længde på fanen Opsætning i periodeopsætningen. Systemet opretter selv perioderne. Det er en god idé at gøre dette i god tid inden årsskiftet.

Påvirker perioder rapportering?

Ja. Perioderne bestemmer, hvordan rapporter opdeles, og hvilke posteringer der tilhører hvilke måneder. Men bogføringsdatoen styrer, hvilke perioder systemet tager med i visningen.

Kan vi have andre perioder end 12 måneder?

Ja. Nogle virksomheder bruger 13-måneders perioderegnskab eller uger i stedet for måneder. Det opsættes via antal perioder, startdato og startmåned.