Bogføring – Analyse-/Fejlkonto

En fejlkonto (også kaldet analysekonto) er en parkeringskonto, som KeyBalance bogfører på, når en postering ikke kan bogføres på den rigtige konto, fx fordi opsætningen mangler. Bogføringen stopper derfor ikke, og intet går tabt. Bagefter kan bogholderen gennemgå fejlkontoen, rette opsætningen og ompostere beløbene til de rigtige konti.

1) Opsæt fejlkontoen

Opret en særskilt finanskonto til formålet i kontoplanen (Økonomi → Finans), fx 023000 Fejlkonto.
Gå til Værktøjer → Opsætning → Bogføring → Bogføring. Fanebladet Bogføringsopsætning åbner.
Vælg kontoen i feltet FEJL konto øverst i området Faste konti.

Bemærk: Feltet FEJL konto findes også i Værktøjer → Opsætning → Finans - Opsætning under Faste konti. Det er samme indstilling, så du kan bruge det sted, du foretrækker.

Bemærk: Giv kontoen et tydeligt navn, så det er oplagt for alle, at posteringer her skal undersøges og flyttes.

2) Hvad bruges fejlkontoen til?

Fejlkontoen bruges både bevidst og automatisk, når noget ikke kan bogføres som normalt.

Bevidst parkering

Du bogfører noget, hvor du endnu ikke ved, hvilken konto der er korrekt.
Posteringen lægges midlertidigt på fejlkontoen og flyttes senere, når behandlingen er afklaret.

Manglende opsætning i KeyBalance

Fejlkontoen kan blive ramt automatisk, når noget i opsætningen mangler, fx:

En vare er oprettet uden bogføringsgruppe, fx via en webintegration.
Der bogføres automatisk kursdifference, men der er ikke opsat en kursdifferencekonto på valutaen.
En bogføringsregel peger på en konto, der ikke findes eller er spærret.
Kontoen er låst for bogføring, fx markeret som Spærret eller Samlekonto. Posteringsteksten starter så med det oprindelige kontonummer, fx (*5600). Se Poster med "(*5600)" i teksten på fejlkontoen.

I stedet for at bogføringen fejler og stopper, lander posteringen på fejlkontoen og kan rettes bagefter.

3) Gennemgå fejlkontoen

Gennemgå fejlkontoen løbende, fx hver uge eller måned.

Gå til Økonomi → Finans.
Find fejlkontoen, fx ved at klikke på filterknappen i værktøjslinjen og skrive kontonummeret i filterlinjen under Kontonr.
Dobbeltklik på kontoen. Kontokortet åbner.
Klik på Posteringer nederst. Fanebladet Finansposteringer for konto åbner.
Vælg perioden i feltet Dato i værktøjslinjen, fx Sidste År + I år.

Kolonnen Bogføringskilde viser, hvor posteringen kommer fra (fx Salgsfaktura, Købsfaktura eller Produktion), og Bilag viser bilagsnummeret. Det gør det lettere at finde årsagen.

For hver postering skal du finde ud af:

Hvilken opsætning mangler eller er forkert?
Hvilken konto burde posteringen være på?

4) Ret opsætningen og omposter

4.1 Ret årsagen

Ret opsætningen, så fejlen ikke sker igen, fx:

tilføj bogføringsgruppe på varen
opsæt kursdifferencekonto på valutaen
ret moms- eller bogføringsopsætningen.

4.2 Omposter til den korrekte konto

Gå til Økonomi → Kassekladde.
Lav en linje, hvor du bogfører beløbet væk fra fejlkontoen og over på den rigtige konto (fejlkontoen som Konto og den rigtige konto som Modkonto, eller omvendt).
Skriv i Tekst, hvad omposteringen drejer sig om, fx bilagsnummeret fra fejlkontoen.
Bogfør kladden.

Læs mere om Kassekladde.

På den måde bliver fejlkontoen både:

et sikkerhedsnet (intet "forsvinder")
og et værktøj til kvalitetssikring af opsætningen.

5) Bedste praksis

Brug fejlkontoen aktivt, men ikke permanent. Den skal helst være så tom som muligt.
Hav en klar ansvarlig (typisk bogholder eller controller), der jævnligt rydder op.
Dukker samme fejl op gentagne gange, så ret årsagen i opsætningen, så fejlen ikke gentager sig.

Så bliver fejlkontoen et effektivt værktøj: den fanger fejl og manglende opsætning uden at stoppe bogføringen og giver et tydeligt billede af, hvad der skal justeres i KeyBalance.