Mailjournalisering i KeyBalance

Introduktion

Mailjournalisering i KeyBalance gør det muligt automatisk at gemme indgående og udgående mails som aktiviteter på de relevante kundeemner og kontaktpersoner.

Formålet er:

at sikre dokumentation af korrespondance
at samle dialog ét sted for sælgere, service og administration
at gøre det let at finde tidligere mails og historik
at undgå at medarbejdere skal arkivere mails manuelt

Systemet henter mails fra en opsat Exchange-integration, hvorefter de automatisk registreres i CRM.

Forudsætninger – før kunden kan bruge mailjournalisering

Mailjournalisering virker først, når konsulenten har sat integrationen op:

Opsæt mailopsamling i Exchange-plugin
Angiv opsamlingsmappe i opsætningen (CRM_MailJournalMappe)
Aktivér job til import af XML- og EML-filer
Definér blacklist (e-mails eller domæner, der ikke må journaliseres)
Test at mails hentes korrekt

Når opsætningen er fuldført, kører import-jobbet automatisk og journaliserer nye mails.

I CRM → Opsætning → CRM - Opsætning finder du området Mail synkronisering (fx Mail journal og MailSync Kilde) og knappen Blacklist under Yderlige funktioner.

Hvordan fungerer mailjournalisering?

Mailjournalisering består af tre trin:

1. Hente mails fra Exchange

Systemet henter først:

selve mailfilen (*.eml)
metadata-fil (*.envelop.xml)

fra den mappe, der er opsat i kundens miljø.

2. Importere og analysere e-mailen

Ved import læser systemet:

afsender
modtagere (To, Cc, Bcc)
emne / subject
vedhæftninger
afsendernavn / display name

3. Oprette en aktivitet i CRM

Hvis mailen ikke er blacklistet, oprettes der automatisk en aktivitet i:

CRM → Kundeaktivitet

Aktiviteten får automatisk:

Kunde (fundet via mailadresse eller domæne)
Kontaktperson (oprettes automatisk, hvis ukendt adresse)
Aktivitetskode = EMail
Notat = mailens emne
Dokument = selve mailfilen (.eml)
Dato og tidspunkt for import

På den måde bliver mailen en del af kundens historik.

Blacklist – hvilke mails gemmes ikke?

Som standard journaliseres ikke:

revisorer
advokater
privatpersoner der måtte sende følsomme oplysninger
e-mails markeret som PRIVATE (fx [PRIVAT] eller [PRIVATE])
interne maildomæner (ved egen virksomhed)

Blacklist kan omfatte:

specifikke mailadresser
hele domæner
regler for egen virksomhed
midlertidig blokering af bestemte afsendere

Hvis en mailmatchet regel i blacklist, oprettes ingen aktivitet.

Dette bruges ofte for:

revisor
advokat
jobansøgninger
HR/Personale
personfølsomme emner

Hvordan bruger medarbejdere mailjournalisering?

1. Find mails på kundeemnet

Gå til:

CRM → KundeEmner → (vælg kunde) → Aktiviteter

Her vises alle journaliserede mails som linjer med:

dato
aktivitetstype
emne
kontaktperson
sælger
dokumentlink

Klik på en linje → mailen åbner, og du kan læse hele indholdet.

2. Søg efter mails i hele systemet

Brug aktivitetsoversigterne:

CRM → CRM Overblik → Aktiviteter

Filtrér f.eks. på:

e-mailadresse
kontaktperson
emneord
dato
sælger
kundetype

Dette gør det let at finde tidligere korrespondance ved kundehenvendelser eller tvister.

3. Se mailhistorik på kontaktpersoner

CRM → Kontaktpersoner → Aktiviteter

Her vises kun mails relateret til den valgte person.

Dette giver hurtigt indblik i:

hvem i virksomheden der har skrevet til hvem
hvilken dialog der senest er foregået

4. Åbn den originale mail (.eml)

Alle journaliserede mails lagres som EML-filer, som kan åbnes direkte fra aktiviteten.

Fordelen er:

fuld mailvisning
originale vedhæftninger
mulighed for at videresende mailfilen

Automatisk oprettelse af kontaktpersoner

Hvis en mail kommer fra en ukendt adresse:

Systemet forsøger først at matche på mailadresse
Dernæst på domæne (fx @firma.dk)
Hvis der findes en kunde med samme domæne, opretter systemet automatisk en kontaktperson

Den nye kontaktperson får:

Initialer
Navn (fra "Display Name", hvis tilgængelig)
Email

Dette sikrer, at systemet løbende "lærer" kundens organisation at kende.

Hvad gør man, hvis en mail mangler?

Typiske årsager:

1. Mailen ligger i blacklist

Løsning: fjern den fra blacklist i CRM opsætning.

2. Kunde eller kontaktperson kunne ikke findes

Løsning:

opret kontaktpersonen manuelt
eller tilføj maildomænet til kundeemnet
kør import-jobbet igen

3. Mailen er markeret privat ([PRIVAT]/[PRIVATE])

Disse journaliseres ikke.

4. Import-jobbet er ikke kørt

Konsulenten skal kontrollere den planlagte kørsel.

Fordele ved mailjournalisering

Alt kundekorrespondance samles ét sted
Mails dokumenteres automatisk uden manuel indsats
Let at finde gamle mails
Bedre service over for kunder
Mindre risiko for mistede informationer
Automatisk oprettelse af kontaktpersoner
Understøtter salgs-, service- og økonomiafdelinger

Sammenfatning

Mailjournalisering i KeyBalance:

henter mails automatisk via Exchange
gemmer dem som aktiviteter på kundeemner
ignorerer mailadresser/domæner på blacklist
opretter kontaktpersoner automatisk om nødvendigt
gør mails søgbare i hele CRM
giver medarbejdere et komplet kommunikationsarkiv

Når opsætningen er gjort af konsulent, er det meget simpelt for brugerne:
De skal bare arbejde som normalt – systemet gemmer alt automatisk.

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

Hvorfor bliver mails ikke journaliseret?

Mailjournalisering virker først, når en konsulent har sat Exchange-integrationen og import-jobbet op. Tjek også, at afsenderen ikke står på blacklisten.

Hvordan undgår jeg, at bestemte mails bliver journaliseret?

Sæt mailadressen eller domænet på blacklisten via knappen Blacklist i CRM - Opsætning.

Hvor finder jeg en kundes journaliserede mails?

Åbn kundeemnet, og klik på knappen Aktiviteter. Mails vises som aktiviteter med link til selve mailen.

Opretter mailjournaliseringen selv kontaktpersoner?

Ja. Kommer mailen fra en ukendt adresse hos en kendt kunde, oprettes kontaktpersonen automatisk.