Mailjournalisering i KeyBalance
Introduktion
Mailjournalisering i KeyBalance gør det muligt automatisk at gemme indgående og udgående mails som aktiviteter på de relevante kundeemner og kontaktpersoner.
Formålet er:
- at sikre dokumentation af korrespondance
- at samle dialog ét sted for sælgere, service og administration
- at gøre det let at finde tidligere mails og historik
- at undgå at medarbejdere skal arkivere mails manuelt
Systemet henter mails fra en opsat Exchange-integration, hvorefter de automatisk registreres i CRM.
Forudsætninger – før kunden kan bruge mailjournalisering
Mailjournalisering virker først, når konsulenten har sat integrationen op:
- Opsæt mailopsamling i Exchange-plugin
- Angiv opsamlingsmappe i opsætningen (
CRM_MailJournalMappe) - Aktivér job til import af XML- og EML-filer
- Definér blacklist (e-mails eller domæner, der ikke må journaliseres)
- Test at mails hentes korrekt
Når opsætningen er fuldført, kører import-jobbet automatisk og journaliserer nye mails.
Hvordan fungerer mailjournalisering?
Mailjournalisering består af tre trin:
1. Hente mails fra Exchange
Systemet henter først:
- selve mailfilen (
*.eml) - metadata-fil (
*.envelop.xml)
fra den mappe, der er opsat i kundens miljø.
2. Importere og analysere e-mailen
Ved import læser systemet:
- afsender
- modtagere (To, Cc, Bcc)
- emne / subject
- vedhæftninger
- afsendernavn / display name
3. Oprette en aktivitet i CRM
Hvis mailen ikke er blacklistet, oprettes der automatisk en aktivitet i:
CRM → Kundeaktivitet
Aktiviteten får automatisk:
- Kunde (fundet via mailadresse eller domæne)
- Kontaktperson (oprettes automatisk, hvis ukendt adresse)
- Aktivitetskode = EMail
- Notat = mailens emne
- Dokument = selve mailfilen (.eml)
- Dato og tidspunkt for import
På den måde bliver mailen en del af kundens historik.
Blacklist – hvilke mails gemmes ikke?
Som standard journaliseres ikke:
- revisorer
- advokater
- privatpersoner der måtte sende følsomme oplysninger
- e-mails markeret som PRIVATE (fx
[PRIVAT]eller[PRIVATE]) - interne maildomæner (ved egen virksomhed)
Blacklist kan omfatte:
- specifikke mailadresser
- hele domæner
- regler for egen virksomhed
- midlertidig blokering af bestemte afsendere
Hvis en mailmatchet regel i blacklist, oprettes ingen aktivitet.
Dette bruges ofte for:
- revisor
- advokat
- jobansøgninger
- HR/Personale
- personfølsomme emner
Hvordan bruger medarbejdere mailjournalisering?
1. Find mails på kundeemnet
Gå til:
CRM → KundeEmner → (vælg kunde) → Aktiviteter
Her vises alle journaliserede mails som linjer med:
- dato
- aktivitetstype
- emne
- kontaktperson
- sælger
- dokumentlink
Klik på en linje → mailen åbner, og du kan læse hele indholdet.
2. Søg efter mails i hele systemet
Brug aktivitetsoversigterne:
CRM → CRM Overblik → Aktiviteter
Filtrér f.eks. på:
- e-mailadresse
- kontaktperson
- emneord
- dato
- sælger
- kundetype
Dette gør det let at finde tidligere korrespondance ved kundehenvendelser eller tvister.
3. Se mailhistorik på kontaktpersoner
CRM → Kontaktpersoner → Aktiviteter
Her vises kun mails relateret til den valgte person.
Dette giver hurtigt indblik i:
- hvem i virksomheden der har skrevet til hvem
- hvilken dialog der senest er foregået
4. Åbn den originale mail (.eml)
Alle journaliserede mails lagres som EML-filer, som kan åbnes direkte fra aktiviteten.
Fordelen er:
- fuld mailvisning
- originale vedhæftninger
- mulighed for at videresende mailfilen
Automatisk oprettelse af kontaktpersoner
Hvis en mail kommer fra en ukendt adresse:
- Systemet forsøger først at matche på mailadresse
- Dernæst på domæne (fx @firma.dk)
- Hvis der findes en kunde med samme domæne, opretter systemet automatisk en kontaktperson
Den nye kontaktperson får:
- Initialer
- Navn (fra "Display Name", hvis tilgængelig)
Dette sikrer, at systemet løbende "lærer" kundens organisation at kende.
Hvad gør man, hvis en mail mangler?
Typiske årsager:
1. Mailen ligger i blacklist
Løsning: fjern den fra blacklist i CRM opsætning.
2. Kunde eller kontaktperson kunne ikke findes
Løsning:
- opret kontaktpersonen manuelt
- eller tilføj maildomænet til kundeemnet
- kør import-jobbet igen
3. Mailen er markeret privat ([PRIVAT]/[PRIVATE])
Disse journaliseres ikke.
4. Import-jobbet er ikke kørt
Konsulenten skal kontrollere den planlagte kørsel.
Fordele ved mailjournalisering
- Alt kundekorrespondance samles ét sted
- Mails dokumenteres automatisk uden manuel indsats
- Let at finde gamle mails
- Bedre service over for kunder
- Mindre risiko for mistede informationer
- Automatisk oprettelse af kontaktpersoner
- Understøtter salgs-, service- og økonomiafdelinger
Sammenfatning
Mailjournalisering i KeyBalance:
- henter mails automatisk via Exchange
- gemmer dem som aktiviteter på kundeemner
- ignorerer mailadresser/domæner på blacklist
- opretter kontaktpersoner automatisk om nødvendigt
- gør mails søgbare i hele CRM
- giver medarbejdere et komplet kommunikationsarkiv
Når opsætningen er gjort af konsulent, er det meget simpelt for brugerne:
De skal bare arbejde som normalt – systemet gemmer alt automatisk.