Maskiner i KeyBalance
Stamdata, historik, økonomi og håndtering af køb/salg
Maskinmodulet i KeyBalance er udviklet i samarbejde med maskinbranchen (særligt landbrugsmaskinforhandlere), men kan anvendes i mange brancher, hvor man arbejder med enheder, udstyr, maskiner eller større aktiver.
Modulet fungerer som et komplet maskinkartotek, der understøtter køb, salg, service, økonomi og dokumentation på tværs af hele virksomheden.
Læs evt. også om maskinbogføring
Hvad kan maskinmodulet?
Maskinmodulet samler alle oplysninger om en maskine ét sted og gør det muligt at følge hele maskinens livscyklus:
Stamdata
Alle grunddata om maskinen, fx:
- stelnummer, model, fabrikat
- billeder
- registreringsoplysninger
- kilometer/timetæller
- ejer/kunde
DB og økonomi – automatisk!
Modulet samler automatisk:
- køb (01)
- omkostninger (00, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 12)
- delsalg (08)
- salg (09)
- op-/nedskrivninger (10)
→ Og beregner maskinens DB, kostpris og lager-/balancestatus.
Kæderegnskab Maskiner kan handles i flere trin, fx:
- indbytning
- delsalg
- videresalg
Kæderegnskabet viser DB for HELE forløbet.
Service- og eftersynshistorik
- Servicerapporter
- Eftersyn, næste/sidste
- Timer/KM registreringer
- Kontrolskemaer
Dokumenter & billeder Maskinens billeder og dokumenter gemmes i dokumentbiblioteket og vises direkte på kortet.
Oprettelse af ny maskine
Du opretter nye maskiner fra:
Maskinsalg → Maskinkartotek (listen Maskiner - oversigt)
Trin-for-trin
-
Klik på Ny linje (det grønne plus i værktøjslinjen, eller tryk Alt+Ins)
-
Udfyld stamdata i området Stamoplysninger på fanen Stamdata:
- Type, Fabrikat
- Stelnr/Serienr
- Årgang
- Reg.nr.
- Antal timer / KM Antal
-
Tilføj evt. billede i området Billede (automatisk lagt i dokumentbiblioteket).
- Angiv Bogf. gruppe (bogføringsgruppe, styrer maskinposttyperne).
- Angiv kunden i Kontonr i området Kunde, hvis maskinen tilhører en bestemt debitor.
- Luk billedet → maskinen gemmes automatisk.
Maskinkortet har fanerne Stamdata, Specifikationer, DB og DM Udrustning. Til højre ligger knapperne + Tilbud, + Indkøb, + Salgsordre og + Arbejdskort, og nederst bl.a. Maskinposter, Ordrer, Fakturaer, Maskinøkonomi, Eftersyn, Vareposter og Afventer indkøb.
Tip: Hvis du indtaster et registreringsnummer, henter systemet oplysningerne automatisk (hvor tilgængeligt).
Redigering & vedligeholdelse
Du åbner en maskine ved at vælge den i listen.
Her kan du redigere:
- stamdata
- tekniske data
- billeder
- økonomi
- eftersyn
- placering
- DM-kategorisering (kategori, underkategori, mærke, model)
Ændringer gemmes automatisk ved lukning.
Økonomi & DB (Bruttoavance)
Maskinmodulet opsummerer automatisk økonomien ud fra maskinposterne.
Typiske økonomiske nøgletal:
- Købspris (01)
- Reservedele (02)
- Arbejdsløn (05)
- Fremmed arbejde (06)
- Reklamationer (07)
- Delsalg (08)
- Salgspris (09)
- Omkostninger (00, 03, 04, 12)
- Kostpris
- Lagerværdi
- Bogført værdi
- DB (maskinens nettoresultat)
Systemet tager selv hensyn til “Afventer indkøb”, flere købscyklusser, samt korrektioner.
DB vises direkte på maskinkortet på fanen DB.
Opsætning af maskiner
Under Værktøjer → Opsætning → Maskine - Opsætning (billedet Maskine opsætning) styrer du bl.a. standard-maskingruppen, eftersyn, opslag på stelnr. og reg.nr. samt hvilke posttyper, der summeres i DB. Til højre er der knapper til PostTyper, Bogf.Gruppe, Maskintyper, Fabrikater, Eftersynstyper, Kontrolskemaer og Maskinstatus.
Historik og sporbarhed
Maskinen har fuld sporbarhed:
Servicehistorik
- alle serviceordrer
- alle eftersyn
- anvendte materialer
- arbejdstimer
Salg & indkøb
- hvilke bilag der hører til maskinen
- indbytninger
- kæderegnskab (maskiner i kæder af salg)
Notater
- interne notater
- kundespørgsmål
- beskeder
Dokumenter
- billeder
- kontrakter
- eftersynsskemaer
- købs-/salgspapirer
Eftersyn og kontrolskemaer
Maskinmodulet understøtter:
- planlagte eftersyn
- interval-baserede eftersyn
- eftersynspakker (loop)
- kontrolskemaer
- indkaldelser
Næste eftersyn beregnes automatisk ud fra:
- sidste eftersynsdato
- eftersynstype
- intervaller
Brug af billede og dokumentbibliotek
Når du tilføjer et billede:
- det gemmes i Dokumentbiblioteket → Maskine
- der dannes en automatisk post med tid/dato
- billedet vises direkte i maskinkortet
Du kan også tilknytte:
- PDF’er
- Excel-ark
- kontrakter
- servicepapirer
FAQ
Ofte stillede spørgsmål om Maskinmodulet
Hvordan beregnes DB på en maskine?
DB beregnes automatisk ud fra maskinposterne (køb, omkostninger, delsalg, salg).
Systemet bruger maskinposttyperne 00–12 og følger jeres opsætning i Maskine opsætning. Resultatet vises på fanen DB på maskinen.
Kan vi oprette maskiner uden stelnummer?
Ja. Stelnummer er ikke et krav, men anbefales for bedre identifikation og historik.
Kan systemet hente oplysninger fra registreringsnummer?
Ja, hvor data er tilgængelige. Når du indtaster et reg.nr., forsøger systemet at hente relevante informationer.
Hvad betyder ”Afventer indkøb”?
Det betyder, at maskinen er solgt, men det tilhørende indkøb endnu ikke er bogført. Systemet markerer dette automatisk, så DB og lager værdi håndteres korrekt. Se Salg af maskiner uden indkøb.
Kan vi arkivere maskiner?
Ja. Brug Arkiver/Genåbn under Yderlige funktioner på maskinkortet. Arkiverede maskiner forsvinder fra standardsøgninger, men bevarer historik og økonomi.
Hvordan fungerer kæderegnskab?
Kæderegnskabet samler flere maskiner, hvor én maskine indgår i flere handler (fx bytte → klargøring → salg). Systemet viser samlet DB for hele kæden.
Kan vi bruge DM-kategorier?
Ja. DM-systemet gør det muligt at gruppere maskiner efter kategori, underkategori, mærke og model. Det giver bedre filtre og bedre webvisning.
Har maskiner fuld servicehistorik?
Ja. Alle serviceordrer, tidsregistreringer, reservedele og noter knyttet til maskinen vises direkte på maskinkortet.
Kan eftersyn dannes automatisk?
Ja. Ændres eftersynstype, opdaterer systemet automatisk næste eftersyn, og der kan dannes kontrolskemaer alt efter opsætning.
Vil du vide mere?
Læs mere om vores løsning til maskinhandel:
KeyBalance brancheløsninger
Læs mere om MaskinBogføring:
KeyBalance introduktion