Gå til indholdet

Introduktion til BS Omkostning

Et omkostningsbilag er en købsfaktura på en omkostning, fx husleje, telefon eller rejser, som ikke vedrører varer på lager. I KeyBalance håndteres de i BilagsScan (BS): bilaget læses ind, knyttes til en kreditor, sendes til godkendelse i Windows-klienten eller i KeyBalance-appen og bogføres derefter. Det giver en nem og sporbar proces fra modtagelse til bogføring.

Listen Bilagsscan - Åbne Alt

1) Modtag bilaget

Bilaget kommer ind via mappe, e-mail eller app. PDF'er kan aflæses, så data som fakturanummer, beløb og dato hentes automatisk.

2) Find bilagene

  1. Gå til Økonomi → BilagsSkan - Åbne, og vælg BilagsSkan - Åbne, Alt. Fanebladet Bilagsscan - Åbne Alt åbner.
  2. Hvert bilag har en linje med bl.a. Skan Nr., Kreditor, Fak. Nr, Forfaldsdato og Fak. Brutto.
  3. Kolonnen Bogføring viser bilagets status (fx Upload, Fortolkes, Indlæst, Konteret), og Godkendelse viser godkendelsesstatus (fx Indlæst, Igang, Afvist).

Menuen BilagsSkan - Åbne

Under BilagsSkan - Åbne findes også lister, der kun viser dine egne bilag (BS Igangværende - Mine, BS Godkendte - Mine) eller bilag pr. gruppe og medarbejder.

3) Kontér bilaget

  1. Markér bilaget, og klik på F5 - Detaljer (eller tryk F5). Billedet Faktura: [skan nr.] / … åbner.
  2. Kontrollér eller udfyld oplysningerne under Faktura: Kreditor nr, Fak. Nr, Fak. Dato, Forfaldsdato og Fak. Brutto.
  3. Under Fordeling / Kontering vælger du den første godkender i 1. godk. og finanskontoen i Finans Kontonr. Udfyld evt. dimensioner som Afdeling og Projektnr.
  4. Klik evt. på Hent K. Kontering til højre for at hente konteringen fra kreditoren, eller Dan KK Forslag for at oprette bogføringen ud fra forslaget.
  5. Klik på F9 - Åben Fil nederst, hvis du vil se selve bilaget.

Detaljebilledet for et bilag med Faktura, Fordeling / Kontering og Godkendelse

4) Send til godkendelse

  1. Gå tilbage til Bilagsscan - Åbne Alt.
  2. Klik på Send Godk mails. Godkendelsen startes for de bilag, der er klar.
  3. Godkenderen godkender i Windows-klienten eller i KeyBalance-appen under Fakturaer.

Vil du godkende et bilag med det samme, kan du klikke på Straks godkend i detaljebilledet.

5) Bogfør fakturaen

  1. Når bilagene er godkendt, så markér dem i Bilagsscan - Åbne Alt.
  2. Klik på knappen F8 - Overfør / Bo… nederst (eller tryk F8). Bilagene overføres til kassekladden, og de bilag, der er klar, bogføres.

Bemærk: Afviste bilag kan flyttes til arkivet med --> Arkiver afvist.

6) Find bogførte omkostningsbilag

  1. Gå til Økonomi → Arkiv → BilagsSkan Omkostning. Fanebladet Arkiverede Finansbilag åbner.
  2. Kolonnen Omk. Art viser, at det er et omkostningsbilag, og Bogføring og Godkendelse viser bilagets status.

Arkiverede Finansbilag

Vil du vide mere?

Læs om BS Kassekladde.

Video: Sådan bruger du BS Omkostning