Dimensioner i KeyBalance

En dimension er en ekstra oplysning på en postering, fx hvilken afdeling, hvilket projekt eller hvilket formål den hører til. Dimensioner bruges til at opdele regnskabet uden at have en ny kontoplan for hver afdeling, projekt eller formål. Det giver én enkel kontoplan og samtidig mulighed for budgetter, opfølgning og særskilte "regnskaber" pr. afdeling.

I KeyBalance arbejder man typisk med:

3 navngivne dimensioner:
- Afdeling
- Formål
- Projekt
+ 3 ekstra dimensioner (Dim4, Dim5, Dim6), som I selv kan navngive/definere efter behov

Der er ingen begrænsning på, hvor mange værdier hver dimension kan have.

Opret dimensionsværdier

Gå til Værktøjer → Opsætning → Dimensioner - Opsætning. Fanebladet Dimensions opsætning åbner.
Klik på knappen for den dimension, du vil vedligeholde, til højre: AFDELING, FORMÅL eller PROJEKT DIM.
Klik på Ny linje (det grønne plus) for at oprette en ny værdi.
Udfyld Navn (den korte kode, fx NJ) og Tekst (beskrivelsen, fx "Nordjylland"). På afdelinger kan du også udfylde Ansvarlig og FinansKontoPlan (se afsnit 3).

I Dimensions opsætning findes desuden felterne Standard Afdeling, Indkøb kræv afdeling, SOrdre kræv afdeling og Afdelingsleder godkendelse. Tal med jeres konsulent om, hvordan de skal sættes hos jer.

1) Hvad er dimensioner?

En dimension er et ekstra ”lag” på en postering, fx:

Hvilken afdeling hører omkostningen til?
Hvilket projekt skal salget bogføres på?
Hvilket formål er det (drift, udvikling, kampagne osv.)?

I stedet for separate kontoplaner pr. afdeling/projekt, har I:

Én kontoplan
+ flere dimensioner
= langt mere fleksibel rapportering

2) De tre vigtigste dimensioner

2.1 Formål

Bruges til at angive hvad udgiften/indtægten vedrører: fx ”Drift”, ”Udvikling”, ”Projekt X”, ”Marketing”, ”Serviceaftaler”.

Gør det nemt at se:

hvad I bruger penge på
om bestemte aktiviteter er rentable

2.2 Afdeling

Angiver hvilken organisatorisk enhed der bærer posten:

fx ”ADM”, ”SALG”, ”SERVICE”, ”MONTAGE”, ”BUTIK”.

Afdeling har sit eget ”regnskab”: - I kan trække resultatopgørelser pr. afdeling
- I kan budgettere pr. afdeling
- I kan styre hvem, der må se hvad (se næste afsnit)

2.3 Projekt

Angiver hvilket projekt/sag posten vedrører:

hænger tæt sammen med Projektmodulet.

Bruges til:

projektregnskab
projektbudgetter
DB-opgørelser pr. projekt
projektstyring og opfølgning

3) Adgangsstyring pr. afdeling (finanskonto-adgang)

En vigtig funktion ved Afdeling er, at man pr. afdeling kan styre hvilke konti der er adgang til i finans.

På afdelingen angiver man i kolonnen FinansKontoPlan:

hvilket kontointerval i finans den afdeling må se, fx 1000..4999. Står der .., er der adgang til alle konti.

Kolonnen findes under Værktøjer → Opsætning → Dimensioner - Opsætning → AFDELING.

Hvis en medarbejder er sat på en bestemt afdeling, vil vedkommende:

kun se de konti, som er tilladt for den afdeling i finansbilledet.

Det betyder:

en medarbejder i fx ”Produktion” ser ikke nødvendigvis alle admins-/ledelseskonti
adgang til økonomidata kan styres meget præcist via afdeling

4) Ekstra dimensioner (Dim4, Dim5, Dim6)

Ud over Formål, Afdeling og Projekt har I 3 ekstra dimensioner, som ikke er navngivet på forhånd.

Disse kan fx bruges til:

Kundegrupper
Kampagner
Maskiner
Kontrakt-typer
Land/region (hvis ikke allerede brugt andetsteds)

Pointen er:

I kan tilpasse dimensionerne til jeres forretning – uden at ændre på standardstrukturen.

5) Hvor kan dimensioner bruges?

Dimensioner kan tilføjes og bruges på tværs af systemet:

Salg

salgsordrer, tilbud, fakturaer
standarddimensioner på varer, kunder, pris-/rabatstrukturer

Debitor

stamdata pr. kunde (standard Afdeling/Formål/Projekt m.m.).

Kreditor

leverandører kan have standarddimensioner (fx afdeling/projekt, hvis typisk).

Finans

finanskladder (kassekladde, bank, omposteringer)
dimensioner på enkelte finansposteringer

Projekt

projekter/sager kan have standarddimensioner
projektlinjer/timer/indkøb kan arve dimensioner

Kassekladder

tilføj Afdeling/Formål/Projekt og øvrige dimensioner pr. linje.

Kort sagt:
Overalt hvor der bogføres, kan der tilføjes dimensioner – enten automatisk (standard) eller manuelt.

6) Tvungne dimensioner (via kontoplanen)

På finanskontoen kan I angive, at visse dimensioner er obligatoriske:

Gå til Økonomi → Finans, og dobbeltklik på kontoen.
Find området Dimensioner på kontokortet.
Sæt hak i de dimensioner, der skal være obligatoriske:
- Tvungen afd. – der SKAL angives Afdeling
- Tvungen projekt – der SKAL angives Projekt
- Tvungen formål – der SKAL angives Formål
Vælg evt. en standardværdi i Afdeling Std, Projekt Std eller Formål Std, som foreslås ved bogføring på kontoen.

Det sikrer:

ingen posteringer glider igennem uden de dimensioner, der er vigtige for jeres styring.
rapporter og projekt-/afdelingsregnskaber bliver komplette.

7) Budgetter og rapporter på dimensioner

De tre første dimensioner (Formål, Afdeling, Projekt) er særligt vigtige, fordi:

Der kan laves budgetter pr.: - Afdeling
- Formål
- Projekt

Afdeling kan have sit eget regnskab, dvs. resultatopgørelser pr. afdeling.

Eksempler:

Budget pr. afdeling:
hvor meget må ”SERVICE” bruge pr. måned på løn, materialer osv.?
Budget pr. projekt:
hvad forventer vi at tjene på Projekt X?
Budget pr. formål:
hvor meget investerer vi i ”Udvikling” vs. ”Drift” i år?

8) Dimensioner vs. flere kontoplaner

I stedet for:

Konto 4010 – Materialer, Afdeling 1
Konto 4020 – Materialer, Afdeling 2
Konto 4030 – Materialer, Afdeling 3

kan I have:

Én konto, fx 4000 – Materialer
Afdeling som dimension:
- Afdeling = 1 → Produktion
- Afdeling = 2 → Service
- Afdeling = 3 → Administration

Det giver:

langt mere enkel kontoplan
langt bedre rapportering

man kan både:

se samlet billede
zoome ned pr. afdeling/formål/projekt.

9) Gode arbejdsgange med dimensioner

Definér klart, hvad de enkelte dimensioner betyder:
hvad er en afdeling?
hvad er et formål?
hvornår skal projekt bruges?
Sørg for standarddimensioner:
på kunder
på leverandører
på projekter
på finanskontoer (tvungen, hvis nødvendigt).
Lav faste rapporter:
resultat pr. afdeling
resultat pr. formål
projekt-DB pr. projektformål/projekttype.

Brug dimensioner aktivt i budgettering: - sæt budget pr. afdeling/projekt, og følg op i løbet af året.

10) Dimensioner kræver gode data

Dimensioner er et stærkt styringsværktøj, hvis de bruges konsekvent:

Hvis de ikke udfyldes → hullet data.
Hvis de udfyldes forskelligt af forskellige personer → rodede rapporter.

Derfor:

gør det nemt: brug standardværdier der, hvor det giver mening
lås det, der skal være tvunget (Tvungen afd./projekt/formål)
følg jævnligt op med rapporter og afstemninger.

Så får I:

ét sammenhængende regnskab
flere ”snit” på økonomien
bedre overblik – uden at drukne i konti og specialløsninger.

Vil du vide mere?

Læs om dimensioner i KeyBalance ERP:
KeyBalance dimensioner

Se vores guide om bogføringsopsætning:
KeyBalance introduktion

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

Hvad er en dimension?

Hvad er en dimension?

En dimension er en ekstra oplysning på en postering, som gør det muligt at analysere økonomi på fx Projekt, Afdeling eller Formål – uden at lave flere kontoplaner.

Hvordan opretter jeg nye dimensioner?

Hvordan opretter jeg nye dimensioner?

Gå til Værktøjer → Opsætning → Dimensioner - Opsætning, klik på AFDELING, FORMÅL eller PROJEKT DIM, og klik på Ny linje (det grønne plus). Du kan oprette lige så mange værdier, du ønsker, på hver dimension.

Hvor bruges dimensioner i systemet?

Hvor bruges dimensioner i systemet?

Dimensioner kan anvendes i Finans, Projekt, Debitor, Kreditor, Kassekladder, Salgsordre, Indkøbsordre og Budgetmodulet. De kan enten udfyldes automatisk via standardværdier eller manuelt pr. linje.

Kan dimensioner være tvungne?

Kan dimensioner være tvungne?

Ja. På finanskontoen kan du markere, hvilke dimensioner der skal være obligatoriske. Det sikrer korrekt bogføring og fuldstændige rapporter.

Hvad er forskellen på Afdeling og Formål?

Afdeling bruges typisk organisatorisk – hvem koster pengene?
Formål beskriver, hvad posten vedrører – hvorfor bruger eller tjener vi pengene?

Hvordan budgetterer jeg med dimensioner?

Du kan lave budgetter pr. Afdeling, Formål eller Projekt i budgetmodulet. Budgetter kan kombineres og bruges i rapporter for at følge økonomi og afvigelser måned for måned.

Hvad bruger man Dim4, Dim5 og Dim6 til?

Hvad bruger man Dim4, Dim5 og Dim6 til?

De tre ekstra dimensioner er helt frie og kan bruges til fx Maskine, Kampagne, Kundetype, Lokation eller andre interne behov.

Hvorfor mangler mine dimensioner i rapporter?

Det skyldes typisk, at de ikke er udfyldt ved bogføring. Tjek standardopsætning på kunder, leverandører og konti – eller overvej at gøre dimensioner tvungne, så de altid kommer med.