Skip to content

Guide til opsætning af bogføring og finans i KeyBalance

Bogføringsopsætning er “motoren” i KeyBalance. Her fortæller du systemet, hvordan det skal bogføre. Dvs. hvilke konti, hvilken valuta, moms, bankoplysninger, perioder m.m.

Vigtigt: Brug tid på at sætte dette korrekt op, før I begynder at bogføre.
De fleste fejlposter og afstemningsproblemer kommer af manglende standardkonti eller forkert moms/valutaopsætning.

Hvor finder jeg bogføringsopsætningen?

  • Gå til System > Opsætning > Finans opsætning.
  • Skærmbilledet er inddelt i felter som Generelt, Standard værdier, Faste konti, Moms, Vare – faste konti, Bank osv.

Finansopsætning

1. Generelt & standardværdier

Her sættes rammerne for hele regnskabet.

  • Lokal valuta
    Vælg virksomhedens hjemmevaluta (typisk DKK).

  • Standard valuta
    Den valuta der som udgangspunkt foreslås på nye debitorer/kreditorer/varer.
    Kombineres med “Valuta (D+K) tvunget”, hvis alle kunder/leverandører skal have en valuta.

  • Standard sprog
    Angiv hvilket sprog der som udgangspunkt bruges (f.eks. til dokumenter).

  • Øredifferencer/Kladdediff.
    Felt til øredifferencer/kladdediff. definerer:

  • hvor stor difference der accepteres ved bogføring

  • på hvilken konto differencen skal bogføres
    Bruges til små afrundinger, så kladder kan bogføres uden manuel tilretning af 0,01 kr osv.

  • Inkl. moms?
    Angiv om salgspriser i systemet er inkl. moms eller ekskl. moms som udgangspunkt.

  • Automatisk vs. manuel bogføringsperiode
    Her styrer du, om åben bogføringsperiode følger dato automatisk, eller om du manuelt vil åbne/lukke perioder (se også særskilt guide om Perioder).

2. Faste konti – fundamentet for automatisk bogføring

I områderne Faste konti, Finans – faste konti,
Vare – faste konti og Maskine – faste konti vælger du de konti, som KeyBalance bruger automatisk.

Typiske vigtige konti:

  • FEJL konto
    Konto til posteringer, hvor systemet ikke kan finde en korrekt konto
    (se også guiden om fejlkonto). Bruges både til bevidste “midlertidige” posteringer og fejl i opsætning.

  • Resultatkonto / Omsætningskonto / Vareomkostningskonto
    Samlekonti til resultatopgørelse og automatisk bogføring af omsætning og vareforbrug, hvis noget ikke rammer en mere specifik konto.

  • Lagerkonti / varetilgang / vareafgang / regulering
    Standardkonti til vare- og maskinlager, til- og afgang samt regulering. Bruges i hele lager- og maskinmodulet.

  • Periodiseringskonto
    Bruges, når du laver periodiseringer (fx forudbetalte omkostninger).

Tip: Har du ikke valgt disse konti, vil systemet stadig forsøge at bogføre – men så ender posteringerne typisk på fejlkonto, og afstemningerne bliver sværere.

3. Momsopsætning (standard)

Selve momskoderne oprettes under
System → Opsætning → Generelt → Moms (se særskilt moms-guide).
I bogføringsopsætningen binder du dem sammen med finans:

  • Standard debitor- og kreditormoms
    Sættes i felterne xDeb.moms og xKred.moms – det er de koder, der automatisk foreslås på nye kunder/leverandører.

  • Tvungen moms
    Felterne Deb.moms tvunget og Kred.moms tvunget kan sikre, at ingen debitorer/kreditorer oprettes uden momskode.

  • Indkøbsmoms standardkonto
    Standard finanskonto til indgående moms, så du altid har en konto at bogføre på.

  • Intern moms/SAF-T
    Her kan du også angive intern momskode og øvrige felter, så momsoplysningerne kan bruges i SAF-T udtræk.

4. Valuta, fri valuta og kursdifferencer

KeyBalance kan håndtere ubegrænset antal valutaer (se også valuta-guiden).

I bogføringsopsætningen styrer du bl.a.:

  • Standard valuta & lokal valuta
    Definerer, hvordan beløb vises og foreslås.

  • Valuta (D+K) tvunget
    Kræver, at alle debitorer og kreditorer får en valuta – det er en god idé, hvis I arbejder meget internationalt.

  • Kursdifferencer

  • Standard konto til kursdifference.
  • Mulighed for at slå automatisk kursdiff til/fra.

Bruges, når åbne poster reguleres til dagskurs, så gevinster/tab bogføres automatisk.

5. Bankopsætning og bankkonti

KeyBalance kan håndtere ubegrænset antal bankkonti – f.eks. flere driftskonti, lønkonto, firmakort osv.

I Finans, bogføring og bank:

  • Vælg standard bankkonto (bruges fx til indbetalinger og betalinger).
  • Opsæt bankformater til betalinger (ISO20022, Nordea, Danske Bank, osv.) og filmapper/filnavne til eksport/import.
  • Angiv format og placering for indbetalinger (PBS) og bankposteringer (automatisk import til bankafstemning).
  • Sæt evt. autobogføring af bankposter op (procent-grænse og hvilke typer poster der må bogføres automatisk).

De enkelte bankkonti (kontonummer, IBAN, SWIFT, m.v.) oprettes via Bankkonti – men styres herfra, hvordan de spiller sammen med bogføringen.

6. Budgetter, navngivne budgetter og dimensioner

På højre side af billedet findes genveje til:

  • Navngivne budgetter & budgetposter
  • Opret budgetnavne (fx “Driftsbudget 2026”) og fordel budgettet pr. konto/dimension.

  • Feltet BudgetNavn i opsætningen angiver, hvilket budget der er standard i rapporter.

  • Dimensioner
    (Afdeling, Projekt, Formål + ekstra dimensioner) bruges til at splitte regnskabet uden at lave ny kontoplan.
    Opsætningen her sikrer, at dimensioner kan kræves eller foreslås på indkøb, salg, projekter og kassekladder.

7. Perioder og kalender

Fra samme skærmbillede har du genveje til:

  • Perioder
  • Her definerer du regnskabsår (fx 01/01–31/12, antal måneder = 12).
  • Du styrer hvilke perioder, der er åbne for bogføring.

  • Kombineres med felterne Åben periode og evt. Tillad periode per bruger.

  • Kalender
    Standardkalender (fx “STANDARD”) bruges i rapporter, planlægning, MPS m.m. og vælges også i FSetup.

8. Tjekliste før I går i gang

Gennemgå denne liste, før I starter “rigtig” bogføring:

  • [ ] FEJL konto er valgt.
  • [ ] Standard omsætning, vareforbrug, lager og periodiserings-konti er udfyldt.
  • [ ] Momsopsætning er gennemgået, og standard momskoder/indkøbsmoms-konto er sat.
  • [ ] Valuta er sat op, inkl. kursdifferencekonto og evt. tvungen valuta på debitor/kreditor.
  • [ ] Min. én bankkonto er sat som standard, og bankformater/mapper er angivet.
  • [ ] Regnskabsperioder og åben bogføringsperiode er korrekt defineret.
  • [ ] Evt. navngivne budgetter og dimensioner er oprettet.

Når disse elementer er på plads, kan KeyBalance bogføre automatisk på de rigtige konti, så dine afstemninger bliver langt nemmere.

Vil du vide mere?

Læs hvordan KeyBalance ERP håndterer økonomistyring:
Økonomistyring

Se KeyBalance guide om finanskontoplanen:
KeyBalanace Finanskontoplan

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

Hvad sker der, hvis en fast konto mangler?

Hvis en fast konto ikke er udfyldt, vil KeyBalance forsøge at bogføre alligevel. Kan systemet ikke finde en korrekt konto, ender posteringen på FEJL kontoen. Derfor er det vigtigt at udfylde alle faste konti, så afstemninger bliver korrekte.

Hvad bruges fejlkontoen til?

Fejlkontoen bruges til posteringer, hvor systemet mangler en opsætning – fx manglende varekonto, moms eller dimension. Den gør det muligt at bogføre videre, mens du hurtigt kan identificere og rette fejlen efterfølgende.

Hvordan virker standard moms?

Standard momskoder (xDeb.moms og xKred.moms) foreslås automatisk, når du opretter nye debitorer og kreditorer. Felterne Deb.moms tvunget og Kred.moms tvunget bruges, hvis du vil sikre, at ingen kunder eller leverandører kan oprettes uden momskode.

Hvordan styrer jeg bogføringsperioder?

Perioder oprettes under Perioder (via Finansopsætning). Her vælger du regnskabsår og åbne perioder. Feltet Åben periode bestemmer, hvilken periode der aktuelt må bogføres i. Du kan vælge automatisk styring eller selv styre perioderne manuelt.

Hvordan opsætter jeg standardkonti for lager og varer?

Under Vare – faste konti angiver du konti til varetilgang, vareafgang, regulering og lager. Disse konti bruges automatisk ved varemodtagelse, forbrug, regulering og bogføring af vareforbrug.

Hvad betyder lokal valuta vs. standard valuta?

Lokal valuta er virksomhedens hjemmevaluta (typisk DKK). Standard valuta er den valuta, der foreslås på nye kunder, leverandører og varer. De behøver ikke være ens, men i mange virksomheder er de det.

Hvorfor bruger systemet øredifferencekonto?

Øredifferencekontoen bruges til små afrundinger, når en kassekladde ikke stemmer præcist. Det gør det muligt at bogføre uden manuelt at regulere 0,01 eller 0,02 kr. Præcis grænse og konto angives i finansopsætningen.

Hvordan virker kursdifferencer i bogføringen?

Når valutakurser ændrer sig, og du har åbne debitor- eller kreditorposter i fremmed valuta, kan KeyBalance regulere disse til dagskurs. Gevinst/tab bogføres på kursdifferencekontoen. Funktionen konfigureres under finansopsætningen.

Kan vi have flere bankkonti?

Ja. KeyBalance kan håndtere ubegrænset antal bankkonti. I finansopsætningen vælger du standardkonto og opsætter bankformater. Selve bankkontiene oprettes under Bankkonti med IBAN, SWIFT m.m.

Hvordan bruger vi budgetter i finans?

Under Navngivne budgetter opretter du budgetnavne og budgetposter, som du kan fordele pr. konto og dimension. Standardbudgettet vælges i finansopsætningen, så rapporter automatisk tager udgangspunkt i det.

Hvordan hænger dimensioner sammen med bogføringen?

Dimensioner (Afdeling, Projekt, Formål osv.) bruges til at splitte regnskabet op uden at lave nye konti. I finansopsætningen kan du angive, om bestemte dimensioner skal være tvungne. Dimensionerne bruges derefter i alle kladder og posteringer.

Hvordan sikrer vi korrekt bogføring fra start?

Gennemgå tjeklisten: udfyld fejlkonto, faste konti, momsopsætning, valutaopsætning, bankopsætning og perioder. Når disse punkter er på plads, kan systemet bogføre automatisk og korrekt – og afstemninger bliver langt lettere.