Skip to content

Finans – Kontoplan

(Finanskonti)

KeyBalance-kontoplanen er fleksibel, så den kan altid tilpasses, så den passer til din virksomhed.
Her får du en praktisk guide til at arbejde med finanskonti og de vigtigste felter.

1) Åbn kontoplanen

  1. Gå til Økonomi → Finans.
    Her ses alle eksisterende konti, som standard vises kun aktive konti (ikke arkiverede).

Du kan: - søge på alle felter, som Kontonr, Navn eller Søgenavn
- skifte mellem visningerne Aktive og Arkiveret.

Kassekladde skærmbillede

2) Opret eller redigér en konto

2.1 Opret ny konto

  1. Klik på Opret ny ("+", eller formularen).
  2. Udfyld mindst:
  3. Kontonr – unikt nummer, fx 1000
  4. Navn – kort kontonavn, fx ”Kasse”

2.2 Redigér eksisterende konto

  • Find kontoen i listen, og lås op (F3).
  • De fleste felter kan rettes løbende – enkelte (fx Kontotype) kan være låst, hvis kontoen har posteringer.

3) Identitet & navne

Kontonr
- Kontoens nummer.
- Bruges i bogføring, rapporter og søgning.
- Kan ændres, men kræver rettighed (gruppe RETKONTONR).

Navn
- Kort navn på kontoen – vises i lister og rapporter.

LangNavn
- Længere beskrivelse, hvis ”Navn” er for kort.

Søgenavn
- Kort søgeord (fx ”KASSE”, ”BANK1”).
- Bruges som alternativ søgenøgle.

KontoGruppe (Gruppe)
- Fri gruppering af konti – kan bruges i rapporter og udskrifter.

4) Standard-dimensioner (Afdeling/Projekt/Formål/Dim4–6)

Felterne foreslår standard-dimensioner ved bogføring:

  • Afdeling Std
  • Projekt Std
  • Formål Std
  • Case Std (Dim4)
  • Dim5 Std
  • Dim6 Std

Eksempel: Hvis alle posteringer på en lønkonto normalt skal på afdeling ”ADM”, kan du sætte Afdeling Std = ADM.

5) Moms og drift/status

Moms
- Angiver hvilken momskode kontoen bruger.
- Styrer om der beregnes og bogføres moms ved posteringer på kontoen.

Drift/Status
- Vælg om kontoen er en: - Drift-konto (resultatkonto)
- Status-konto (balancekonto)
- Bruges bl.a. ved rapporter, budget, og ved årsafslutning.

Debet/Kredit
- Angiver kontoens normale retning: - Begge / Debet / Kredit
- Er mest til hjælp/visning – påvirker ikke selve bogføringen direkte, men kan give advarsler/visning.

6) Spærret, Arkiveret og Samlekonto

Spærret
- Hvis markeret, kan der ikke bogføres på kontoen.
- Bruges fx når kontoen ikke længere skal anvendes.

Arkiveret
- Kontoen vises i visningen Arkiveret og ikke i standard-oversigter.
- Der kan ikke bogføres på arkiverede konti.

Samlekonto
- Bruges hvis kontoen er en samlekonto for debitor/kreditor.
- Typisk kun relevant ved særlige opsætninger.

7) Afstemning og rapport-opsætning

Afstemning
- Markér hvis kontoen skal bruges til afstemning (fx bankkonti).
- Gør det lettere at arbejde med bankafstemning m.m.

PctBeregn (100% beregn)
- Styrer om kontoen er med i procentberegninger (fx DB, nøgletal).
- På driftkonti er den som standard true.

Sideskift / Linjer før / Linjer efter
- Bruges til at styre layout i rapporter (resultatopgørelse/balance): - Sideskift efter konto
- Antal blanke linjer før/efter kontoen.

Udskriftsniveau
- Styrer fra hvilket niveau kontoen vises i rapporter
(højere niveau = vises kun i ”detaljerede” rapporter).

8) Kontotype & summering

Kontotype
- Bestemmer, hvordan kontoen opfører sig i rapporter:

  • Konto
    • Almindelig bogføringskonto.
  • Overskrift
    • Bruges som overskrift/gruppering – ingen posteringer.
  • Sum
    • Samler et interval af konti (Summering-feltet) - ingen posteringer.
  • Formel
    • Viser summering efter formel (avanceret opsætning).

Bemærk: Kontotype kan kun ændres, hvis kontoen ikke har posteringer.

Summering (kun ved Kontotype = Sum)
- Angiver hvilke kontonumre, der skal summeres, fx:
- 1000..1999
- 3000..3099|3200..3299
- Bruges til at lave overskrifts-/sumlinjer i rapporter.

Summering, reel (SummeringVirt)
- Viser den reelle summering – bruger Summering, eller fallback til eget kontonr, hvis Summering er tom.

9) Valuta og valutaopsætning

Valuta
- Standard-valutakode for kontoen.
- Hentes som standard fra FSetup.StdValuta, men kan overskrives pr. konto.

Fri Valuta
- Markeret: der kan bogføres i blandet valuta på kontoen.
- Ikke markeret: der forventes normalt samme valuta på alle posteringer.

SaldoValuta
- Viser saldo til dato i valutabeløb (hvis der bogføres i valuta).

10) Tvungne dimensioner (Afd/Projekt/Formål/Sag/Dim4–6)

Disse felter bestemmer, om der skal angives dimensioner på kontoen ved bogføring:

  • Tvungen afd. – skal angive afdeling
  • Tvungen projekt – skal angive projekt
  • Tvungen formål – skal angive formål
  • Tvungen sag – skal angive sag (projektnr.)
  • Tvungen Case / Dim5 / Dim6 – skal angive ekstra dimensioner

Hvis en ”Tvungen …” er markeret, kan der ikke bogføres uden den pågældende dimension – god måde at sikre, at nøgletal/projektøkonomi bliver komplette.

11) Projekt- og maskin-koblinger

Sags Kontonr
- Angiver hvilken projektkonto (sag) finanskontoen svarer til.
- Bruges til at koble finanskontoplanen til projektkontoplanen.

MaskinKonto
- Markér hvis kontoen bruges til maskiner (brugt i maskinmodul/rapportering). - Hvis dette markeres må der som udgangspunkt IKKE bogføres på kontoen uden maskinnr. (ødelægger lagerværdien) - Markeres automatisk, når der oprettes maskinbogføringsgrupper. (Lagerkontoen)

12) Standardkonto & SAF-T (offentlig kontoplan)

Std. Konto (KontonrStd)
- Kontoens nummer i forhold til den offentlige danske kontoplan.
- Skal udfyldes på konti med Kontotype = Konto.
- Bruges bl.a. til: - standardiserede rapporter
- SAF-T-eksport.

SAFTKontoType (KontonrStdSAFT)
- Viser SAF-T-konto-type ud fra den valgte Std. Konto.

13) Årsafslutning: Nulstil og Overfør til

Disse felter er relevante for statuskonti ved årsafslutning:

Nulstil ved årsafslutning
- Marker, hvis kontoen skal nulstilles (typisk resultatkonti).
- Kan kun angives, hvis Drift_Status = Status (kode 1 i opsætningen).

Overfør til
- Angiv hvilken statuskonto, saldoen skal overføres til ved årsafslutning.
- Systemet tjekker, at: - det er en kontotype Konto
- det er en statuskonto.

Hvis du markerer Nulstil, skal du angive Overfør til – ellers får du en fejl.

14) Saldo, bevægelse og budgetfelter (læsefelter)

Disse felter er beregnede og kan ikke rettes:

  • Saldo til dato (Saldo/SaldoSD)
  • Bevægelse i periode
  • Saldo til dato sidste år
  • Bevægelse i periode sidste år
  • Budget til dato
  • Budget bevægelse i periode

De viser aktuelt regnskab/budget for kontoen afhængigt af:

  • Datoafgrænsning
  • om kontoen er Konto, Sum eller Formel
  • drift/status.

15) Har poster / Har notat

Har poster
- Viser, om kontoen har bogførte posteringer (ja/nej).
- Bruges bl.a. til at styre, om kontotype må ændres.

Har notat
- Viser, om der findes notater på kontoen.

Med denne viden kan du:

  • opbygge og vedligeholde en kontoplan, der passer præcist til din virksomhed
  • sikre korrekt moms, dimensioner og projektsammenhæng
  • få pæne og meningsfulde rapporter og en smidig årsafslutning.

Vil du vide mere?

Læs om generel økonomi i KeyBalance ERP:
Økonomimodul

Se guiden om de offentliges kontoplan:
KeyBalance introduktion