Skip to content

Dimensioner i KeyBalance

Dimensioner er en smart måde at opdele regnskabet på, uden at skulle have en ny kontoplan for hver afdeling, projekt eller formål.

I KeyBalance arbejder man typisk med:

  • 3 navngivne dimensioner:
  • Formål
  • Afdeling
  • Projekt
  • + 3 ekstra dimensioner (Dim4, Dim5, Dim6), som I selv kan navngive/definere efter behov

De tre første er de mest brugte og er dem, der bl.a. kan bruges til:

  • budgetter
  • opfølgning
  • særskilte ”regnskaber” pr. afdeling

Dimensioner opsættes i System > Opsætning > Dimensionsopsætning. Du kan nemt oprette nye dimensioner ved at trykke på opret ('+', eller formularen) Der er ingen begrænsning, eller maks antal for antal af dimensioner

KeyBalance dimensioner

1) Hvad er dimensioner?

En dimension er et ekstra ”lag” på en postering, fx:

  • Hvilken afdeling hører omkostningen til?
  • Hvilket projekt skal salget bogføres på?
  • Hvilket formål er det (drift, udvikling, kampagne osv.)?

I stedet for separate kontoplaner pr. afdeling/projekt, har I:

Én kontoplan
+ flere dimensioner
= langt mere fleksibel rapportering

2) De tre vigtigste dimensioner

2.1 Formål

  • Bruges til at angive hvad udgiften/indtægten vedrører:
  • fx ”Drift”, ”Udvikling”, ”Projekt X”, ”Marketing”, ”Serviceaftaler”.
  • Gør det nemt at se:
  • hvad I bruger penge på
  • om bestemte aktiviteter er rentable

2.2 Afdeling

  • Angiver hvilken organisatorisk enhed der bærer posten:
  • fx ”ADM”, ”SALG”, ”SERVICE”, ”MONTAGE”, ”BUTIK”.
  • Afdeling har sit eget ”regnskab”:
  • I kan trække resultatopgørelser pr. afdeling
  • I kan budgettere pr. afdeling
  • I kan styre hvem, der må se hvad (se næste afsnit)

2.3 Projekt

  • Angiver hvilket projekt/sag posten vedrører:
  • hænger tæt sammen med Projektmodulet.
  • Bruges til:
  • projektregnskab
  • projektbudgetter
  • DB-opgørelser pr. projekt
  • projektstyring og opfølgning

3) Adgangsstyring pr. afdeling (finanskonto-adgang)

En vigtig funktion ved Afdeling er, at man pr. afdeling kan styre hvilke konti der er adgang til i finans.

  • På afdelingsopsætningen kan man angive:
  • hvilke finanskonti den afdeling må se.
  • Hvis en medarbejder er sat på en bestemt afdeling, vil vedkommende:
  • kun se de konti, som er tilladt for den afdeling i finansbilledet.

Det betyder:

  • en medarbejder i fx ”Produktion” ser ikke nødvendigvis alle admins-/ledelseskonti
  • adgang til økonomidata kan styres meget præcist via afdeling

4) Ekstra dimensioner (Dim4, Dim5, Dim6)

Ud over Formål, Afdeling og Projekt har I 3 ekstra dimensioner, som ikke er navngivet på forhånd.

Disse kan fx bruges til:

  • Kundegrupper
  • Kampagner
  • Maskiner
  • Kontrakt-typer
  • Land/region (hvis ikke allerede brugt andetsteds)

Pointen er:

I kan tilpasse dimensionerne til jeres forretning – uden at ændre på standardstrukturen.

5) Hvor kan dimensioner bruges?

Dimensioner kan tilføjes og bruges på tværs af systemet:

  • Salg
  • salgsordrer, tilbud, fakturaer

  • standarddimensioner på varer, kunder, pris-/rabatstrukturer

  • Debitor

  • stamdata pr. kunde (standard Afdeling/Formål/Projekt m.m.).

  • Kreditor

  • leverandører kan have standarddimensioner (fx afdeling/projekt, hvis typisk).

  • Finans

  • finanskladder (kassekladde, bank, omposteringer)

  • dimensioner på enkelte finansposteringer

  • Projekt

  • projekter/sager kan have standarddimensioner

  • projektlinjer/timer/indkøb kan arve dimensioner

  • Kassekladder

  • tilføj Afdeling/Formål/Projekt og øvrige dimensioner pr. linje.

Kort sagt:
Overalt hvor der bogføres, kan der tilføjes dimensioner – enten automatisk (standard) eller manuelt.

6) Tvungne dimensioner (via kontoplanen)

På finanskontoen kan I angive, at visse dimensioner er obligatoriske:

  • Tvungen afd. – der SKAL angives Afdeling
  • Tvungen projekt – der SKAL angives Projekt
  • Tvungen formål – der SKAL angives Formål
  • Tvungen sag / Case / Dim4–6 – afhængigt af opsætning

Det sikrer:

  • ingen posteringer glider igennem uden de dimensioner, der er vigtige for jeres styring.
  • rapporter og projekt-/afdelingsregnskaber bliver komplette.

7) Budgetter og rapporter på dimensioner

De tre første dimensioner (Formål, Afdeling, Projekt) er særligt vigtige, fordi:

  • der kan laves budgetter pr.:
  • Afdeling
  • Formål
  • Projekt
  • Afdeling kan have sit eget regnskab, dvs. resultatopgørelser pr. afdeling.

Eksempler:

  • Budget pr. afdeling:
  • hvor meget må ”SERVICE” bruge pr. måned på løn, materialer osv.?
  • Budget pr. projekt:
  • hvad forventer vi at tjene på Projekt X?
  • Budget pr. formål:
  • hvor meget investerer vi i ”Udvikling” vs. ”Drift” i år?

8) Dimensioner vs. flere kontoplaner

I stedet for:

  • Konto 4010 – Materialer, Afdeling 1
  • Konto 4020 – Materialer, Afdeling 2
  • Konto 4030 – Materialer, Afdeling 3

kan I have:

  • Én konto, fx 4000 – Materialer
    • Afdeling som dimension:

  • Afdeling = 1 → Produktion

  • Afdeling = 2 → Service
  • Afdeling = 3 → Administration

Det giver:

  • langt mere enkel kontoplan
  • langt bedre rapportering – man kan både:
  • se samlet billede
  • zoome ned pr. afdeling/formål/projekt.

9) Gode arbejdsgange med dimensioner

  • Definér klart, hvad de enkelte dimensioner betyder:
  • hvad er en afdeling?
  • hvad er et formål?

  • hvornår skal projekt bruges?

  • Sørg for standarddimensioner:

  • på kunder
  • på leverandører
  • på projekter

  • på finanskontoer (tvungen, hvis nødvendigt).

  • Lav faste rapporter:

  • resultat pr. afdeling
  • resultat pr. formål

  • projekt-DB pr. projektformål/projekttype.

  • Brug dimensioner aktivt i budgettering:

  • sæt budget pr. afdeling/projekt, og følg op i løbet af året.

10) Dimensioner kræver gode data

Dimensioner er et stærkt styringsværktøj, hvis de bruges konsekvent:

  • Hvis de ikke udfyldes → hullet data.
  • Hvis de udfyldes forskelligt af forskellige personer → rodede rapporter.

Derfor:

  • gør det nemt: brug standardværdier der, hvor det giver mening
  • lås det, der skal være tvunget (Tvungen afd./projekt/formål)
  • følg jævnligt op med rapporter og afstemninger.

Så får I:

  • ét sammenhængende regnskab
  • flere ”snit” på økonomien
  • bedre overblik – uden at drukne i konti og specialløsninger.

Vil du vide mere?

Læs om dimensioner i KeyBalance ERP:
KeyBalance dimensioner

Se vores guide om bogføringsopsætning:
KeyBalance introduktion

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

Hvad er en dimension?

En dimension er en ekstra oplysning på en postering, som gør det muligt at analysere økonomi på fx Projekt, Afdeling eller Formål – uden at lave flere kontoplaner.

Hvordan opretter jeg nye dimensioner?

Gå til System → Opsætning → Dimensionsopsætning og klik + Opret. Du kan oprette lige så mange værdier, du ønsker, på hver dimension.

Hvor bruges dimensioner i systemet?

Dimensioner kan anvendes i Finans, Projekt, Debitor, Kreditor, Kassekladder, Salgsordre, Indkøbsordre og Budgetmodulet. De kan enten udfyldes automatisk via standardværdier eller manuelt pr. linje.

Kan dimensioner være tvungne?

Ja. På finanskontoen kan du markere, hvilke dimensioner der skal være obligatoriske. Det sikrer korrekt bogføring og fuldstændige rapporter.

Hvad er forskellen på Afdeling og Formål?

Afdeling bruges typisk organisatorisk – hvem koster pengene?
Formål beskriver, hvad posten vedrører – hvorfor bruger eller tjener vi pengene?

Hvordan budgetterer jeg med dimensioner?

Du kan lave budgetter pr. Afdeling, Formål eller Projekt i budgetmodulet. Budgetter kan kombineres og bruges i rapporter for at følge økonomi og afvigelser måned for måned.

Hvad bruger man Dim4, Dim5 og Dim6 til?

De tre ekstra dimensioner er helt frie og kan bruges til fx Maskine, Kampagne, Kundetype, Lokation eller andre interne behov.

Hvorfor mangler mine dimensioner i rapporter?

Det skyldes typisk, at de ikke er udfyldt ved bogføring. Tjek standardopsætning på kunder, leverandører og konti – eller overvej at gøre dimensioner tvungne, så de altid kommer med.