Skip to content

Vejledning – Prisfiler og Vareskygger i KeyBalance

Med Vareskygger kan du indlæse meget store prisfiler fra leverandører, uden at fylde dit varekartotek op.
Varerne ligger som “skygge-varer” og bliver først oprettet som rigtige varer, når du bruger dem.

1. Hvor finder jeg Vareskygger?

  • Gå til Lager i topmenuen.
  • Vælg Vareskygge oversigt for at søge i alle skyggevarer.
  • Dobbeltklik på en linje for at åbne Vareskyggekortet.

Vareskyggekort

Herfra kan du: - se detaljer pr. skyggevare
- rette pris og tekster
- oprette den som rigtig vare via knappen Opret.

2. Hvordan virker prisfiler og Vareskygge?

  1. Prisfil fra leverandøren
  2. Leverandøren sender en prisfil (format aftales med KeyBalance/leverandør).

  3. Filen indlæses til Vareskyggen – ikke til det almindelige varekartotek.

  4. Skyggevarer i Vareskyggen

  5. Hver linje i prisfilen oprettes som en post i Vareskygge med:

    • leverandørens varenummer
    • evt. producent-ID og EAN
    • varenavn, enhed og specifikation
    • købs- og salgspriser samt rabatter.

      Så meget information som muligt at det vi modtager fra leverandøren

  6. Oprettelse når varen bruges første gang

  7. Når varen skannes (typisk EAN) eller vælges i indkøb/salg:
    • KeyBalance slår op i Vareskyggen.
    • Findes der en matchende skyggevare, oprettes varen automatisk i varekartotekket ud fra oplysningerne i Vareskyggen.

  8. På den måde kan du have leverandørens fulde sortiment liggende, men kun oprette de varer, du faktisk bruger.

  9. Manuel oprettelse

  10. Du kan også selv finde varen i Vareskyggen og trykke Opret, hvis du vil have den ind i varekartotekket, før den bruges.

3. Felter på Vareskygge-kortet

3.1. Varenummer

Vores

  • EgetVnr – Dit eget varenummer, hvis det allerede er defineret eller foreslået.
  • EgetVnr Regel – Evt. strategi for, hvordan eget varenummer dannes.

Leverandør

  • Leverandør – Leverandørnummer/navn.
  • Lev. varenummer – Leverandørens varenummer (typisk det der kommer fra prisfilen).
  • LevIni – Kort kode/initialer for leverandøren.

Producentb/Varenummer udsteder

  • Prod.ID/Prod.Ini/Prod.Vnr – bruges hvis producent og leverandør ikke er samme.

ID’er

  • GTIN (EAN) – Stregkoden, der bruges ved scanning.
  • DB, VVS, EL varenr – branche-specifikke numre, hvis de findes.

3.2. Vare

  • Varenavn – Beskrivende navn på varen.
  • Enhed – fx stk, m, kg.
  • Varespecifikation – længere tekst/beskrivelse.
  • Leverandørnotat – interne noter om varen eller leverandørens brug.

3.3. Pris/Rabat

Endelig Nettopris

  • Salg (Reel) – Den salgspris, du reelt ønsker at bruge.
  • Køb (Reel) – Den kostpris, der ligger til grund for beregninger.

Modtagne priser (fra prisfil)

  • Vejl. salg – Leverandørens vejledende salgspris.
  • Vejl. køb (Netto) – Nettokøbspris efter rabat.
  • Vejl. køb (Brutto) / Rabat% – Brutto pris og samlede rabatter.
  • Rabatgruppe – reference til rabatgruppe i din prisstruktur.

Kostpris – beregning

  • Rabat% (Reel) – Rabat du faktisk bruger.
  • BeregnetKøb – Udregnet kostpris ud fra regler og rabatter.
  • Kostprisregel – hvilken prisstrategi der er valgt.
  • Køb (Reel) – den kostpris, systemet anvender.

Salgspris – beregning

  • Avance % – ønsket avance.
  • Beregnet salgspris – udregnet salgspris ud fra kostpris og avance.
  • Salgsprisregel – regel for salgspris (listepris, afrunding m.m.).
  • Afrunding – hvordan prisen afrundes.
  • Salg (Reel) – den pris, der faktisk bruges.

3.4. Disponering

  • Varegruppe – hvilken varegruppe varen skal tilhøre, når den oprettes.
  • Lagerføring – om varen lagerføres.
  • Min./Max. beholdning – kan bruges til genbestilling, når varen bliver til rigtig vare.

3.5. Alternativer

  • Medtag i prisliste – om varen skal med i prisudskrifter.
  • Udgået – markér, hvis leverandøren har lukket varen.
  • Usikker – til midlertidige/ikke bekræftede varer.
  • Erstatningsvare – reference til en alternativ vare.

3.6. Datoer

  • Oprettelsesdato – hvornår skyggevaren er oprettet.
  • Prisfildato – hvornår prisfilen er indlæst.
  • PrisDato – gyldighedsdato for priser.
  • AjourDato – seneste ajourføring.
  • Prisrettelsesdato – hvornår prisen sidst blev rettet.

4. Automatisk oprettelse ved scanning

Når en vare scannes første gang:

  1. KeyBalance læser EAN (eller andet ID).
  2. Systemet slår op i Vareskyggen:
  3. Hvis der er match, bruges alle relevante oplysninger (navn, priser, disponering m.m.).
  4. Varen oprettes i det normale varekartotek og kan derefter bruges som alle andre varer.
  5. Næste gang samme EAN bruges, slår systemet direkte op i varekartotekket – ikke i Vareskyggen.

Fordele: - Du kan indlæse hele leverandørens sortiment, men kun oprette de varer, du rent faktisk bruger. - Mindre vedligehold i varekartotekket, men stadig fuld prisopdatering.

5. Manuel oprettelse fra Vareskygge

Hvis du vil oprette en vare på forhånd:

  1. Gå til Lager → Vareskygge oversigt.
  2. Søg på:
  3. leverandørens varenummer
  4. EAN
  5. varenavn eller producent.
  6. Dobbeltklik for at åbne Vareskyggekortet.
  7. Tjek:
  8. varenavn og enhed
  9. prisoplysninger
  10. varegruppe og lagerføring
  11. evt. min./max. beholdning.
  12. Tryk på Opret (F8).
  13. Systemet opretter varen i varekartotekket ud fra skygge-posten.
  14. Efter oprettelse kan du finpudse varen i det almindelige varekort (fx billeder, dimensioner mv.).

Vil du vide mere?

Læs mere om hvem KeyBalance allerede modtager prisfiler fra:
Leverandører

Se vores guide om vare:
KeyBalance introduktion

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

Hvad er Vareskyggen?

Vareskyggen er et sted, hvor varer fra leverandørens prisfiler ligger som “skygge-varer”, uden at fylde i det rigtige varekartotek.

De bliver først oprettet som rigtige varer, når du bruger dem – fx via scanning eller valg på en ordre.

Hvorfor bruger man Vareskygge?

Fordi du kan indlæse hele leverandørens sortiment uden at skabe tusindvis af varer i dit varekartotek.

Det sparer tid, holder varekartotekket rent og sikrer, at priser altid er opdateret.

Hvordan oprettes en vare fra Vareskyggen?

Der er to måder:

  • Automatisk: Når varen scannes første gang, eller vælges i indkøb/salg.
  • Manuelt: Find den i Vareskygge oversigt og tryk Opret.

Kan jeg ændre priserne i Vareskygge?

Ja. Du kan rette både købs- og salgspriser i skyggekortet.

Ved oprettelse af varen følger det rigtige varekort de seneste priser og regler fra Vareskyggen.

Hvad sker der, når en ny prisfil indlæses?

Prisfilen opdaterer eksisterende skyggevarer – både priser, rabatter og tekster.

Hvis der er nye varer, tilføjes de som nye skyggevarer.

Eksisterende rigtige varer opdateres kun, hvis din løsning er sat op til det.

Hvordan finder jeg en bestemt skyggevare?

Søg i Vareskygge oversigt på:

  • Leverandørens varenummer
  • EAN / GTIN
  • Varenavn
  • Producent-ID

Kan vi bruge Vareskygge i genbestilling?

Ja – men kun efter varen er oprettet som rigtig vare.

Min/max-beholdning og genbestilling fungerer først, når varen har et almindeligt varekort.

Hvad hvis leverandøren ændrer varenumre?

Når en ny prisfil indlæses:

  • Match sker efter varenr., producentnr. eller EAN
  • Hvis nummeret ændres, oprettes det som en ny skyggevare

Du kan efterfølgende manuelt sammenkæde eller behandle varerne.

Kan skyggevarer være udgåede?

Ja. Leverandøren kan markere varer som udgået i prisfilen, og så markeres de i Vareskyggen.

Udgåede varer oprettes ikke længere automatisk i varekartotekket.

Hvad bruges feltet “Usikker” til?

Det bruges til varer, hvor data ikke er 100% sikre – fx hvis prisfilen mangler oplysninger.

Det er en intern markering, så du ved, at varen bør tjekkes før oprettelse.

Kan jeg se, hvornår priserne sidst er opdateret?

Ja. I skyggekortet vises flere datoer, bl.a.:

  • Prisfildato – hvornår filen sidst blev indlæst
  • PrisDato – gyldighedsdato for priser
  • AjourDato – hvornår posten sidst blev opdateret

Hvad hvis en scanning ikke finder varen?

Det betyder, at EAN ikke findes:

  • I det almindelige varekartotek
  • Eller i Vareskyggen

Du kan søge manuelt i Vareskygge oversigten og tilføje EAN, eller oprette varen direkte.