Skip to content

Projekttilbud

Kassekladde skærmbillede

1.1 Oprettelse af projekttilbud

  1. Opret et projekttilbud sti: Projekt > Projekttilbud
  2. Klik på + for at oprette et nyt tilbud.

Kunde. Kontaktperson (valgfrit). Opfølgningsdato (valgfrit). Andre relevante oplysninger (valgfrit). Tilføj varer/ydelser: Tilføj kommentarer eller særlige betingelser i bemærkningsfeltet – eller som tekstlinje.

1.2. Send tilbuddet

  • Vælg Udskriv tilbud.

    Send som e-mail (PDF vedhæftet), udskriv eller eksporter til PDF.

1.3. Opfølgning på et bestemt tilbud

  • Gå til oversigten projekttilbud.

    Find tilbuddet via søgning/filtre. Opdater status (fx Vundet eller Tabt).

1.4. Opfølgning på alle tilbud

  • Gå til CRM → To-do.

    Filtrér på kategori Tilbud og sorter på deadlinedato/opfølgningsdato. Åbn de relevante tilbud.

2.1 Opret projekt fra tilbud

Sti: Projekt --> Projekttilbud

Det typiske flow fra salg til projekt i KeyBalance ser sådan ud:

2.2. Opret salgstilbud
- Tilføj varelinjer:
- materialer
- underentreprise (UE)
- timer/ydelser (med satser)

2.3. Ved kundens accept: konverter til projekt
- Tilbuddet konverteres til et projekt via funktionen “> Projekt”.
- Projektet får TilbudNr som reference, så man altid kan se, hvilket tilbud der ligger bag.

2.4. Vælg faktureringsstrategi
Vælg den faktureringsmodel, der passer til aftalen: - A conto (rate-fakturering)
- Forbrugsbaseret (tid/materialer)
- Projekttrin/milepæle
- Slutfaktura (én samlet faktura ved afslutning)

2.5. Opfølgning på salg
- Opfølgningsdato på tilbud kan generere to-do til sælger
- Når tilbuddet vindes, lukkes det med status ”Vundet”, og fokus flyttes til projektstyring

3 PO/krav fra kunden

Flere kunder – især enterprise og offentlige – stiller tekniske krav til fakturering, fx:

  • PO / ExternRef (kundens rekvisitionsnummer)
  • GLN/EAN (BetalerEANLokation) til EAN-fakturering

I KeyBalance kan felter som ExternRef og GLN/EAN sættes som obligatoriske for udvalgte kunder/segmenter.

Det betyder, at: - der ikke kan dannes fakturagrundlag, før de nødvendige felter er udfyldt
- I undgår afviste fakturaer og forsinket betaling pga. manglende PO/EAN.

4 Kvalitet i overlevering (salg → projekt)

Når et projekttilbud vindes og overdrages fra salg til projektledelse, er det vigtigt med en kort, skarp kvalitetssikring.

Gennemgå bl.a.:

  • KontraktSum og TillægsAftaler
  • matcher det kundens seneste accept?
  • Datoer
  • OpstartDato
  • ForvStopDato
  • evt. aftalte milepælsdatoer
  • Adresser
  • leveringsadresse og modtager
  • tjek at de passer til entreprisen (byggeplads, kundens hovedkontor osv.).
  • Betaler/GLN/EAN
  • korrekt betalerkonto?
  • korrekt EAN-lokation?
  • Faktureringsmetode og interval
  • a conto vs. forbrug vs. slut/projekttrin
  • FakInterval korrekt (måned/kvartal osv.)?

Ved scope-ændringer:

  • Brug TillægsAftaler i stedet for at ”rette i det skjulte”.
  • Det bevarer:
  • historik
  • gennemsigtighed
  • sporbarhed på, hvad der er ekstra ift. oprindelig aftale

Vil du vide mere?

Læs om funktionerne i KeyBalance projektmodul:
Projektmodul

FAQ – Projekttilbud

Hvordan opretter jeg et projekttilbud?

Gå til Projekt → Projekttilbud og klik på Opret. Udfyld debitor/kunde, tilføj varelinjer og opsæt opfølgningsdato, hvis der skal genereres to-do til sælgeren.

Hvordan bliver et projekttilbud til et projekt?

Når kunden accepterer tilbuddet, åbner du tilbuddet og vælger knappen “> Projekt”. Systemet opretter et projekt ud fra tilbuddet, overfører kalkulationen og lukker tilbuddet som Vundet.

Hvad overføres, når tilbuddet omdannes til projekt?

KeyBalance overfører varelinjer, kalkulation, kontraktsum (eller summen af linjerne, hvis du ikke har angivet en kontraktsum manuelt), kontaktoplysninger og TilbudNr som reference. Projektet arver faktureringsmetode fra opsætningen, men den kan altid tilpasses efterfølgende.

Kan jeg bruge projekttilbuddet som budget?

Ja. Tilbuddet kan overføres til projektbudgettet, så timer, materialer og UE bliver din baseline. Det gør det lettere at følge afvigelser mellem budget og regnskab, når projektet kører.

Hvordan håndterer vi milepæle og delbetalinger?

Opret projekttrin og angiv forventede beløb eller procent for hver milepæl. Når et trin markeres som fuldført, frigiver systemet den tilknyttede fakturering. Det gør trin-fakturering nem og overskuelig.

Min kunde kræver PO eller EAN – hvad gør jeg?

Udfyld ExternRef (PO) og BetalerEANLokation, hvis kunden arbejder med EAN. Felterne kan gøres obligatoriske for udvalgte kunder, så der ikke kan dannes fakturagrundlag, før oplysningerne er udfyldt – det forhindrer afviste fakturaer.

Hvordan laver jeg et stærkt projekttilbud?

Sørg for at varelinjer, materialer, timer og UE er beskrevet tydeligt. Brug tilbuddet som mini-budget, så projektlederen nemt kan arbejde videre. Brug TillægsAftaler til ændringer, så historikken bevares.

Kan jeg genbruge et eksisterende tilbud?

Ja. Find tilbuddet, højreklik og brug copy-funktionerne (hvis opsat). Alternativt kan du kopiere projektet, når et tilbud tidligere er vundet og oprettet som projekt.

Hvordan følger jeg op på projekttilbud?

Brug Opfølgningsdato på tilbuddet. Det skaber automatisk en opgave/to-do til sælgeren. Du kan filtrere tilbudslister på opfølgningsdato for at styre din pipeline.

Hvad skal kontrolleres ved overlevering?

Tjek kontraktsum, datoer, adresse, betaler/GLN, faktureringsmetode samt om der ligger TillægsAftaler. En kort kvalitetssikring sikrer, at både økonomi og planlægning starter korrekt.

Relaterede guides