1. Projektstyring
1.1 Overblik på tværs
Projektoversigten giver et hurtigt billede af, hvordan porteføljen ser ud lige nu.
Her kan du bl.a. se:
- Hvor meget der er til udfakturering
- både i beløb og i pct. af kontrakt
- Faktureret pct. af kontrakt pr. projekt
- Statusfordeling:
- Ikke startet
- I gang
- Forsinket
- Færdig
- Fordeling pr. ansvarlig
- hvilke projektledere har flest sager / størst værdi
- Faktureret pr. måned og antal oprettede projekter pr. måned
Det giver et visuelt overblik i form af dashboards og diagrammer for:
- status
- ansvarlig
- fakturering over tid
- projektmængde over tid
(Her kan du indsætte dine egne screenshots med overbliksdashboard og status/ansvarlig-diagrammer.)
1.2 Planlægning og kapacitet
Når OpstartDato og ForvStopDato sættes på projektet, kan projekttrin oprettes automatisk.
I Planlægning får du bl.a.:
- Gantt-lignende tidslinjer pr. projekt og aktivitet
- Oversigt over faser/milestones, ansvarlige og varighed
- Overblik i måned/uge/dag
- Mulighed for at balancere belastning på tværs af projekter og medarbejdere
Brug planlægningen til at:
- ”booke” perioder for projektarbejde
- sikre, at kritiske faser har den nødvendige bemanding
- flytte blokke og aktiviteter ved ændringer i scope eller tidsplan
1.3 Fremdriftsmål – fire vinkler
Systemet giver fire stærke måder at måle fremdrift på:
- Plan (dato)
- Hvor langt burde vi være ift. kalenderen?
- Ud fra perioden OpstartDato → i dag → ForvStopDato.
- Timer
- Forbrugte timer vs. budgetterede timer.
- Forbrug
- Materialer og underentreprise vs. budget.
- Fakturering
TidlBegæret / KontraktSum * 100- dvs. hvor stor en andel af aftalesummen, der er faktureret til dato.
Sammen giver de et helhedsbillede:
- Et projekt kan være foran tidsplanen, men bagud økonomisk
- eller omvendt – og det bliver tydeligt i fremdriftsvisningen.
1.4 Arbejdsgange og status
Statusfelter og arbejdsgange hjælper med at styre flowet gennem projektets livscyklus:
- ”Klar til behandling” og ”Klar til fakturering”
- kan bruges som interne milepæle, så alle kan se, hvor sagen er i processen.
- AfsluttetDato
- bruges til at markere, at projektet er afsluttet
- kan være styrende for slutfakturering og rapporter
- Arkiveret
- rydder plantrin/arbejdskort
- fjerner sagen fra standardoversigter
- men den kan stadig findes via Arkiveret-view
Det giver en renere hverdag i oversigterne, samtidig med at historikken bevares.
1.5 Hovedsag/underprojekter i styring
Store leverancer kan med fordel opdeles i underprojekter, fx pr.:
- fase
- lokation
- fagdisciplin
Fordele
- Klarere ansvarsplacering
- én ansvarlig pr. delprojekt
- Bedre budgetkontrol
- økonomi kan følges pr. delområde
- Smidigere fakturering
- milepæle og faktureringsmodeller kan variere mellem underprojekter
- Hovedsagen giver:
- samlet økonomi
- samlet rapportering
- overblik på tværs af alle delprojekter
På den måde kombinerer I detaljeret styring med ét samlet, strategisk overblik.
Vil du vide mere?
Læs om funktionerne i KeyBalance ERP:
Projektmodul
Hvordan får vi overblik over alle projekter?
Projektoversigten viser status, ansvarlig, faktureringsgrad og beløb til fakturering på tværs af alle projekter. Dashboards giver grafer for status, ansvarlig og fakturering over tid.
Hvordan bruger vi planlægning?
Når OpstartDato og ForvStopDato er udfyldt, kan projekttrin dannes automatisk. I planlægningsvisningen kan du se tidslinjer, faser og belastning pr. medarbejder og flytte aktiviteter ved ændringer.
Hvad betyder fremdriften?
Fremdrift vises ud fra fire vinkler: kalenderplan, timer, forbrug og fakturering. Det giver et samlet billede af om projektet er foran/bagud på tid og økonomi.
Hvordan beregnes plan-fremdrift?
Plan-fremdrift måles i forhold til datoen i dag: perioden mellem OpstartDato og ForvStopDato bestemmer, hvor langt projektet burde være tidsmæssigt.
Hvordan vises fremdrift på timer?
Timer sammenlignes med budgetterede timer. Hvis registreret tid overstiger budgettet, markeres projektet som bagud på timer.
Hvordan måles fremdrift på forbrug?
Forbrug af materialer og underentreprise sammenlignes med budget. Det viser tidligt, om projektet er i risiko for budgetoverskridelser.
Hvordan måles fremdrift på fakturering?
Systemet beregner faktureret procent: TidlBegæret / KontraktSum × 100. Det viser hvor stor en del af aftalesummen, der er faktureret til dato.
Hvad bruges statusfelter og arbejdsgange til?
Statusfelter som “Klar til behandling” og “Klar til fakturering” bruges til at styre flowet i projektet. AfsluttetDato markerer projektets afslutning, og Arkiveret skjuler det fra standardlister.
Hvad sker der når et projekt arkiveres?
Projektet fjernes fra normale oversigter og planvisninger, men alle data bevares. Projekter kan findes igen via Arkiv-visningen.
Hvornår bør vi bruge hovedsag og underprojekter?
Underprojekter er nyttige ved store projekter opdelt i faser, lokationer eller fagområder. Det giver bedre budgetstyring og tydeligere ansvarsfordeling, mens hovedsagen samler totalerne.
Hvad er fordelene ved underprojekter?
Du får præcise budgetter pr. del, styring pr. ansvarlig, forskellige faktureringsmodeller og én samlet økonomi på hovedsagen.
Kan vi se kapacitet og belastning?
Ja. I planlægningen vises belastning og opgaver pr. medarbejder. Det gør det nemmere at planlægge ressourcer og undgå overallokering.
Hvordan ser vi om et projekt er forsinket?
Forsinkelse profileres ud fra OpstartDato og ForvStopDato. Hvis forbruget eller faktureringen ikke matcher den forventede kalenderfremdrift, markeres projektet som forsinket.
Hvordan ser vi hvad der bør faktureres næste?
Projektoversigten viser beløb til udfakturering pr. projekt. Kombinationen af FaktureretPct og NæsteFakDato giver et klart billede af, hvad der skal faktureres og hvornår.