Skip to content

1. Stamdata og oprettelse

1.1 Oprettelse – direkte fra projektmodulet

Gå til Projekt → Projekt og klik på formularen Opret ny.
Systemet kan foreslå Sagsnr automatisk ud fra nummerserien.

Projketoversigt

1.1.1 Minimumsfelter ved opstart

Følgende felter bør som minimum udfyldes, når en ny sag/projekt oprettes:

  • DKontonr (debitor/kunde)
  • SagsArt (projekttitel/kundenavn)
  • evt. XSagsArt2 (uddybning/undertekst)
  • Ansvarlig (projektleder)
  • evt. Ansvarlig2
  • OpstartDato og ForvStopDato
  • KontraktSum
    • evt. TillægsAftaler
  • Fakturering (metode) og FakInterval
  • ExternRef (kundens rekv./PO – kan gøres påkrævet pr. debitor)
  • Afdeling / Projekt / Formål (bruges til rapportering/segmentering)
  • Opsæt FakInterval (uge/måned/kvartal), SidsteFakDato og NæsteFakDato
  • systemet sætter næste dato automatisk ud fra metode og historik

Alle relevante kundeoplysninger hentes automatisk fra den oprettede debitor.

1.1.2 Adresse- og kontaktdata

  • LevID (leveringsprofil)
  • Leveringsadressefelter: Lev_Adr…
  • Kontaktperson: Lev_Att / Tlf / Email
  • Alternativ Modtager… (hvis faktura skal sendes til anden modtager end kunden)
  • Betaler-oplysninger (hvis anden betaler end kunden)
  • BetalerEANLokation (GLN/EAN) – med validering
  • EmailBoghFak (særskilt faktura-email, hvis den skal gå et andet sted hen end kontaktens e-mail)

1.1.3 Valideringer og hjælpetekst

Felter har hjælpetekster og validering, fx:

  • formatkontrol på e-mail
  • kontrol af GLN/EAN
  • obligatoriske felter kan styres pr. debitor/kundetype.

Dette hjælper med at sikre, at stamdata er korrekte allerede ved oprettelse.

Projektkort

1.2 Hovedsag og underprojekter

1.2.1 Hovedsag / underprojekter

  • HovedSagsnr samler totaler for:
  • KontraktSum
  • TillægsAftaler
  • Dækningsbidrag m.m.
  • Hvert underprojekt har egen:
  • plan
  • budget
  • fakturering
    men rapporterer op til hovedsagen.

Systemet hjælper med at undgå fejl:

  • En sag kan ikke være sin egen hovedsag
  • Eksisterende bindinger (hovedsag ↔ undersag) håndteres sikkert, så strukturen bevares.

1.2.2 Stamdata → driftssikkerhed

Korrekte stamdata er nøglen til smidig drift:

  • Har kunden GLN/EAN?
  • Indtast og valider det ved opstart – så undgår I forsinkede EAN-fakturaer.
  • ExternRef / PO
  • Gør feltet obligatorisk for de kunder, der kræver rekvisitionsnummer / PO.
  • Udfyld OpstartDato og ForvStopDato
  • så kan projekttrin oprettes automatisk og bruges til:
    • planlægning
    • evt. trin-fakturering (milepæle).

1.3 Opret projekter fra projekttilbud

Ofte oprettes projekter ved først at afgive et projekttilbud til en eller flere kunder.
Det er nemt at genbruge tilbud, så samme projekttilbud kan sendes til flere – fx hvis flere entreprenører byder på samme sag.

1.3.1 Opret projekttilbud

  1. Gå til Projekt → Projekttilbud og klik på formularen for at oprette et nyt tilbud.
  2. Udfyld Kontonr.:
  3. enten på et kundeemne (potentiel kunde)
  4. eller på en eksisterende kunde.
  5. Sæt en opfølgningsdato, hvis tilbuddet automatisk skal generere en to-do til sælgeren.
  6. Tilføj varelinjer (ydelser, materialer m.m.).
  7. Tilføj evt. KontraktSum:
  8. Hvis der ikke skrives en kontraktsum, bliver summen af varelinjerne (netto) overført som KontraktSum på projektet.

1.3.2 Vind tilbuddet → opret projekt

Når tilbuddet accepteres og vindes:

  1. Tryk på knappen “> Projekt”.
  2. Vælg en omsætningstype (faktureringstype/projekttype).
  3. Systemet:
  4. opretter projektet ud fra tilbuddet
  5. overfører varelinjer og økonomi
  6. lukker tilbuddet med status “Vundet”.

Herefter er projektet klar til videre planlægning, budgettering, registrering og fakturering.

1.4 Opret nyt projekt ved at kopiere et gammelt projekt

Hvis I ofte har lignende projekter (samme struktur, trin, budget m.m.), kan I spare tid ved at kopiere et eksisterende projekt i stedet for at oprette fra bunden.

1.4.1 Find projektet, der skal kopieres

  1. Gå til:
  2. Projekt (for åbne/aktive projekter)
  3. eller Projektarkiv (for afsluttede/arkiverede projekter).
  4. Find det projekt, du gerne vil kopiere.

1.4.2 Kopiér projektet

  1. Højreklik på projektet.
  2. Vælg Kopier projekt.

Herefter bliver du bedt om at vælge, hvad der skal kopieres med over i det nye projekt:

  • Kundeinformationer
  • enten genbrug den eksisterende kunde
  • eller vælg et nyt Kontonr. (ny kunde)
  • Projekttrin
  • fx faser/milepæle oprettet på det oprindelige projekt
  • Projektbudget
  • budgettet kopieres og flyttes til indeværende år
  • KontraktSum og TillægsAftaler

Når du har valgt, hvad der skal kopieres, oprettes det nye projekt automatisk med udgangspunkt i det gamle – klar til tilpasning og opstart.

Vil du vide mere?

Læs om funktionerne i KeyBalance ERP:
KeyBalance projektmodul

Hvilke felter skal som minimum udfyldes?

Som udgangspunkt skal du udfylde: DKontonr, SagsArt, Ansvarlig, OpstartDato, ForvStopDato, KontraktSum og en faktureringsmetode. Derudover anbefales det at udfylde ExternRef (PO), hvis kunden kræver det.

Hvordan fungerer autonummerering af projekter?

Nummerserien styrer næste projektnummer. Når du vælger Opret ny, foreslår systemet automatisk næste nummer. Du kan altid ændre til et manuelt nummer, hvis det ønskes.

Hvorfor skal vi indtaste kundens PO/referencenummer?

Nogle kunder kræver PO for at godkende fakturaer. Felterne kan gøres obligatoriske pr. kunde, så fakturaer ikke afvises eller forsinkes.

Hvordan fungerer adresse- og kontaktoplysninger ved oprettelse?

Adresse og kontaktdata hentes automatisk fra debitor. Du kan overstyre leveringsadresse, modtager-email og faktura-email direkte på projektet, hvis kunden har andre modtagere.

Validerer systemet felter automatisk?

Ja. Felter har indbyggede kontroller som e-mailformat, korrekt GLN/EAN samt mulighed for at gøre bestemte felter påkrævede pr. debitor.

Hvornår bruger man hovedsag og underprojekter?

Hovedsager bruges til større projekter med flere delopgaver. Undersager har egne budgetter og fakturering, men rapporterer op til hovedsagen, så totaler samles ét sted.

Kan vi kopiere et projekt for at spare tid?

Ja. Du kan højreklikke og vælge Kopier projekt. Du vælger selv, hvad der kopieres – budget, projekttrin, kundeoplysninger, kontraktsum og tillæg.

Hvordan opretter jeg et projekt fra et projekttilbud?

Fra projekttilbuddet klikker du på > Projekt. Systemet opretter projektet med alle varelinjer og beregnet kontraktsum og markerer tilbuddet som vundet.

Hvad sker der med varelinjer, når et tilbud bliver til et projekt?

Varelinjerne overføres til projektets økonomi og kan bruges som grundlag for budget, plan, materialer og fakturering.

Hvilke felter bruges til segmentering og rapportering?

Afdeling, Projekt, Formål og evt. SagsArt2 bruges til statistik og filtrering på dashboards, regnskab og ledelsesrapporter.

Hvorfor er OpstartDato og ForvStopDato vigtige?

Datoerne bruges til planlægning, projekttrin, forventet fakturering og kapacitetsstyring. Systemet foreslår selv næste fakturadato ud fra disse datoer.

Hvordan håndteres leveringsadresser på projektet?

Du kan enten bruge debitors standardadresse eller indsætte en særskilt leveringsadresse. Det gælder også modtagernavn og kontaktoplysninger.

Kan jeg oprette en ny kunde direkte i projektet?

Ja. Når du vælger kontonummer, kan du oprette en ny debitor, hvis kunden ikke eksisterer i forvejen. Projektet opdateres automatisk med alle stamdata.

Hvilken faktureringsmetode skal jeg vælge?

Det afhænger af projektets type. A conto bruges til løbende fakturaer, forbrugsmode bruges til timer og materialer, mens slutfaktura bruges ved samlet afslutning. Projekttypen kan foreslå en standardmodel.

Hvad gør jeg, hvis projektet er oprettet forkert?

De fleste stamdata kan rettes direkte. Hvis projektet helt skal lukkes, kan det arkiveres. Brug kopifunktionen til hurtigt at oprette et nyt korrekt projekt.

Relaterede guides