1. Projektøkonomi
1.1 Projektregnskabet
Projektregnskabet opbygges automatisk, når I arbejder på sagen.
Følgende posteringer danner tilsammen projektets økonomi:
- Salgsfakturaer
- inkl. a conto, slutafregning, trin- og forbrugsfakturering
- Kreditorfakturaer / indkøb
- når de er mærket med projektnr.
- Lagerforbrug
- pluk/udlevering på sag
- Tidsregistrering
- timer og satser
- AutoPosteringer
- sociale omkostninger / overhead (kun i projektregnskabet)
Alt vises samlet:
- på projektets økonomifane
- i diverse oversigter, diagrammer og nøgletal.
1.2 Budget → Regnskab → Afvigelser
På mere komplekse projekter kan det være en stor fordel at arbejde med budgetter, så I løbende kan følge den økonomiske fremdrift.
1.2.1 Budget
Budget oprettes pr. projekt – ofte med udgangspunkt i tilbuddet.
Typiske budgetfelter:
- BudgetTimer
- BudgetVareforbrug
- Budget UE (underentreprise)
- evt. detaljeret pr. aktivitet
- Kommentarer til salgsbudget/originalt budget
- felter til revisioner, fx R1 / R2
1.2.2 Regnskab
Regnskabet opdateres automatisk, når:
- indkøb bogføres på sagen
- tid registreres og bogføres
- varer forbruges (lagertræk) på projektnr.
1.2.3 Afvigelser
Afvigelser kan følges på:
- Timer
- forbrug vs. BudgetTimer
- Forbrug
- materialer og UE vs. budgetteret vareforbrug/UE
Det giver et hurtigt billede af, om projektet holder økonomisk retning.
1.3 Dækningsbidrag og dækningsgrad
Projektmodulet beregner:
- Dækningsbidrag (DB)
- Dækningsgrad (DB%)
i realtid – baseret på realiserede tal, dvs.:
- hvad der er faktureret
- hvad der er forbrugt/tjent
Det er ikke baseret på budgetter, men på faktiske posteringer.
Det betyder også, at selv på helt simple projekter uden budget kan man stadig følge fortjenesten løbende.
1.3.1 Centrale formler (til forståelse)
-
ForbrugIalt = Materialer + Underentreprise + Løn + Sociale ydelser -
TidlBegæret = Samlet faktureret til dato (ekskl. moms) -
Dækningsbidrag (DB) = TidlBegæret + TidlTilbageHoldt − ForbrugIalt − Rabat + EkstraArbejde -
DB% = DB × 100 / (TidlBegæret + TidlTilbageHoldt + EkstraArbejde)
1.4 A conto, tilbagehold og slutfaktura
A conto-fakturering kan køre på:
- Fast beløb pr. interval (
FakBegBel) - Fast procent af kontraktsum (
FakBegPct)
Systemet beregner Tilbageholdt efter opsatte regler:
- Pct. (fx 10 %)
- MaxPct (fx 5 % af aftalesum)
- MaxKr (loft i kroner)
Den laveste relevante regel bruges automatisk.
Ved SlutRegning ophører tilbagehold.
Feltet SlutRegning styrer bl.a.:
- at tilbagehold frigives
- at a conto-forløb lukkes korrekt.
1.5 Projekttrinsfakturering og forbrugsbaseret fakturering
- Projekttrin (milepæle) kan udløse faktura, når et trin lukkes – typisk brugt ved trin-fakturering / stage billing.
- Forbrugsbaseret fakturering opsamler faktisk registreret forbrug:
- tid
- materialer
- evt. med avance på timer/varer
Brug evt. Sagslinjer, når enkelte linjer fra forbruget ønskes med særskilt på fakturaen.
1.6 WIP og perioderapporter
- Igangværende arbejde (WIP) hentes via:
UDSKRIFTER → PROJEKT → Månedsliste. - Brug datofilter/datoafgrænsning (fx ÅTD/YTD) til at afgrænse perioden.
- Rapporter kan grupperes på fx:
- Ansvarlig
- Afdeling
- Status
- Kunde
Et praktisk tip er at bruge Næste faktureringsdato som sorteringsnøgle, så I:
- får overblik over fremdrift
- nemt kan se, hvilke projekter der bør faktureres næste gang
- understøtter et sundt og stabilt pengeflow.
Vil du vide mere?
Læs om funktionerne i KeyBalance ERP:
KeyBalance projektstyring
Hvordan opdateres projektregnskabet?
Projektregnskabet opdateres automatisk, når der bogføres tid, materialer, indkøb eller salgsfakturaer på projektet. Du behøver ikke gøre noget manuelt – systemet samler alt på projektnummeret.
Hvorfor skal vi arbejde med budgetter?
Budget giver dig mulighed for at følge fremdrift og økonomi i realtid. Ved at sammenligne budget vs. regnskab kan du hurtigt se afvigelser på timer, materialer og UE – og reagere før projektet skrider økonomisk.
Hvordan beregnes afvigelser?
Afvigelser er forskellen mellem budgetterede og realiserede tal:
Timer → registreret tid vs. BudgetTimer
Forbrug → materialer/UE vs. budgetteret forbrug. Du kan se afvigelser direkte på projektets økonomifane.
Hvad er dækningsbidrag (DB) på et projekt?
DB viser projektets løbende fortjeneste: Fakturering minus alle omkostninger (materialer, UE, løn, sociale ydelser m.m.). Det opdateres i realtid og kræver ikke et budget for at virke.
Hvordan beregnes DB%?
DB% viser, hvor stor fortjenesten er i forhold til faktureret beløb. Formel:DB% = DB × 100 / (TidlBegæret + TidlTilbageHoldt + EkstraArbejde).
Hvordan fungerer a conto-fakturering?
Du kan fakturere faste beløb eller procenter af kontraktsummen. Systemet beregner automatisk tilbagehold efter pct., maksimum og beløbsgrænser – og bruger den laveste relevante regel.
Hvordan beregnes tilbagehold?
Tilbagehold beregnes efter tre mulige regler: Pct., MaxPct og MaxKr. Systemet vælger automatisk den mest restriktive (laveste) og lægger den til projektregnskabet.
Hvad sker der ved slutfaktura?
Når du markerer SlutRegning, ophører tilbagehold, og tilbageholdte beløb frigives korrekt. A conto-forløbet afsluttes, og projektet kan færdigfaktureres.
Hvordan fungerer projekttrin/milepæle?
Hvert projekttrin kan udløse faktura, når det lukkes. Bruges typisk til stage billing. Trin kan kobles til datoer og opgaver og giver styring af fremdrift og fakturering.
Hvordan fungerer forbrugsbaseret fakturering?
Systemet opsamler alt faktisk forbrug (tid, varer, UE) og danner fakturagrundlag. Du kan lægge avance på timer/varer og styre, hvilke linjer der skal med på fakturaen.
Hvornår bruger man sagslinjer?
Sagslinjer bruges, når specifikke forbrugs- eller ekstralinjer skal vises særskilt på fakturaen. Det bruges ofte i service- og entreprisemiljøer.
Hvordan ser vi igangværende arbejde (WIP)?
WIP findes under UDSKRIFTER → PROJEKT → Månedsliste. Brug datoafgrænsning (fx ÅTD/YTD) og sorter på ansvarlig, afdeling eller status.
Hvad kan vi bruge Næste faktureringsdato til?
Datoen viser, hvornår projektet bør faktureres næste gang. Den kan bruges til prioritering, pipeline-styring og til at sikre et stabilt cashflow.
Hvorfor er tallene nogle gange anderledes end i finans?
Projektregnskabet viser realtidsforbrug per projektnummer, mens finans viser bogføring per konto. AutoPosteringer (sociale omkostninger) findes kun i projektregnskabet og påvirker derfor ikke finans.
Kan vi se historik på forbrug og fakturering?
Ja. Alle posteringer kan åbnes fra projektets økonomifane. Her kan du se detaljer om tid, varer, kreditorfakturaer og salgsfakturaer.
Hvornår opdateres DB og DB%?
Begge tal opdateres øjeblikkeligt, når der bogføres tid, varer, kreditorfakturaer eller faktureres til kunden. DB kræver ikke budget og kan bruges fra første dag.