7. Projekt – Mobil løsning
Den mobile løsning i KeyBalance gør, at registrering og dokumentation sker der, hvor arbejdet udføres – direkte på projektet – i stedet for på papir eller efterfølgende på kontoret. Appen findes til både Android, iPhone og som web-app.
7.1 Formål
Formålet med den mobile løsning er:
- at flytte tidsregistrering, materialeforbrug og dokumentation ud til projektet
- at sikre, at kontoret har realtidsdata til:
- projektøkonomi
- planlægning
- fakturering
- at reducere dobbeltregistrering og manuelle fejl.
Kort sagt: Medarbejderen registrerer tid, materialer og kvalitet på stedet – KeyBalance opdaterer projekt, regnskab og fremdrift automatisk.
7.1.1 Forudsætninger (licens og adgang)
For at bruge app/web-mobil:
- Brugeren skal have en licenstype, der giver App/Web-adgang
- fx Web/App/Lite eller Navngivet.
- Licens vælges under:
System → Værktøj → Sikkerhed → Brugere. - Appen kan installeres fra:
- App Store (iOS)
- Google Play (Android)
- eller åbnes som web-app via firmaets KeyBalance-URL.
7.2 Centrale funktioner
Den mobile løsning hænger direkte sammen med Projektmodulet og arbejdskort.
Kernefunktioner:
- Arbejdskort
- Opret, tildel, udfør og afslut arbejdskort direkte på projektet.
- Arbejdskort kan oprettes enkeltvis eller via planner.
-
Kan tildeles én eller flere medarbejdere.
-
Tidsregistrering
- Vælg projekt/sag og evt. aktivitet eller projekttrin.
- Satser kan følge både medarbejder og aktivitet.
-
Understøtter lovkrav til tidsregistrering og arbejdstidsregler.
-
Materialer / forbrug
- Registrér materialeforbrug direkte på arbejdskortet.
- Tilføj varer fra varekartoteket – evt. med scanner/stregkode.
-
Forbrug går direkte på projektets økonomi.
-
Dokumentation
- Tag og vedhæft fotos, noter og filer til:
- arbejdskort
- projekt
- evt. maskine/installation
-
Understøtter dokumentation af udført arbejde, fejl, skader m.m.
-
Kontrolskemaer / kvalitet
- Udfyld digitale tjeklister (kontrolskemaer) på mobilen.
-
Skemaer kan bruges til kvalitetssikring, serviceeftersyn, afleveringskontrol osv.
-
Kalender og plan
- Medarbejderen kan se:
- egne opgaver/arbejdskort
- planlagt projektarbejde pr. dag/uge.
-
Projektlederen kan planlægge arbejdsdage via planner og ønskede leveringsdatoer – opgaverne lander som arbejdskort i appen.
-
Geo-stamp / sporbarhed
- Tid, sted og bruger registreres sammen med arbejdskort og dokumentation.
- Giver ekstra bevis for tilstedeværelse og udført arbejde.
7.3 Workflow i marken (medarbejderens hverdag)
Et typisk flow for en medarbejder ude af huset:
- Åbn dagens arbejdskort
- Medarbejderen logger ind i app’en (eller web) og vælger ”Mine opgaver / arbejdskort”.
-
Ser dagens plan med projekter, adresser og opgaver.
-
Start arbejdet
- Åbn det relevante arbejdskort.
- Start timer (eller registrer tid manuelt, hvis der arbejdes i blokke).
-
Tjek eventuelle tjeklister/kommentarer fra projektleder.
-
Registrer materialer og forbrug
- Tilføj varer/materialer, der bruges på opgaven.
- Scan evt. stregkode på varen, hvis virksomheden bruger dette.
-
Forbrug bogføres direkte på projektet.
-
Dokumentér arbejdet
- Tag billeder (”før/under/efter”) direkte fra appen.
- Skriv korte noter – fx bemærkninger, ændringer, kundens godkendelse m.m.
-
Udfyld relevante kontrolskemaer på arbejdskortet.
-
Afslut arbejdskortet
- Stop timer (hvis aktiv timer-kørsel).
- Gennemgå tjekliste og marker punkter som udført.
- Evt. få kundens underskrift på telefonen.
-
Markér arbejdskort som ”Afsluttet”.
-
Synkronisering
- Der behøves ikke synkronisering, for du arbejder allerede dirkete i KeyBalance. også fra telefonen.
Alt er allerede registreret:
- tid → tidsregistrering og løngrundlag
- materialer → projektøkonomi og lager
- fotos/skemaer → projektdokumentation
- arbejdskortstatus → projektstyring og plan
- Kontoret kan efterbehandle og danne fakturagrundlag uden ekstra indtastning.
7.4 Workflow på kontoret (planlægning & opfølgning)
Sådan hænger kontor og marken sammen i praksis:
- Planlæg opgaverne
- Projektleder/opretter går ind i Projekt → Projekt.
- Opretter eller opdaterer projekttrin/aktiviteter.
-
Opretter arbejdskort og tildeler dem til medarbejdere.
-
Brug planner/kalender
- Fordel opgaver over dage/uger – fx via visning pr. medarbejder.
-
Tag hensyn til leveringsdatoer, kundens ønsker og intern kapacitet.
-
Følg status på arbejdskort
- Kontoret kan se:
- hvilke arbejdskort der er åbne, igangværende, afsluttede
- hvornår der sidst er registreret tid/materialer
-
Forsinkede kort kan omplanlægges eller prioriteres.
-
Økonomi og fakturering
- Når arbejdskort afsluttes, opdateres:
- projektets forbrug
- WIP og DB
- grundlag til fakturering.
-
Brug status ”Klar til fakturering” til at styre, hvornår kort/projekter sendes til faktura.
-
Dokumentation som bevis
- Fotos, noter og kontrolskemaer kan bruges:
- som bilag til faktura
- ved reklamationer
- som kvalitetsdokumentation over for kunde
7.5 Fordele og interne effekter
Når den mobile løsning og projektmodulet bruges sammen, får I bl.a.:
- Mindre forsinkelse fra udført arbejde til faktura
-
Kontoret ser hurtigt, hvad der er udført og klar til fakturering.
-
Færre tastefejl
-
Registrering sker én gang ved kilden – ikke først på en blok, og så på kontoret.
-
Stærkere dokumentation
-
Billeder, skemaer og geostempel knyttes direkte til projektet.
-
Bedre planlægning
-
Kontoret kan se markedsstatus i (næsten) realtid:
- hvilke opgaver er i gang?
- hvor har vi ledig kapacitet?
-
Lettere lov- og kundekrav
- Tidsregistrering gemmes i skyen og kan bruges til:
- arbejdstidsregler (11-timers-regel, 48-timers-regel)
- dokumentation over for kunder og myndigheder
Vil du vide mere?
Læs om funktionerne i KeyBalance ERP:
KeyBalance moduler
FAQ – Projekt (Mobil løsning)
Kræver den mobile løsning internet?
Ja. KeyBalance har ikke en offline-version. Appen og web-appen kræver internetforbindelse for at kunne arbejde direkte på projekter og arbejdskort i realtid.
Hvad kan jeg registrere fra mobil eller web-app?
Du kan registrere tid, materialer, dokumentation (billeder/noter), udfylde kontrolskemaer og afslutte arbejdskort – alt sammen direkte på projektet.
Kan jeg registrere uden arbejdskort?
Ja, du kan registrere tid direkte på projektet. Men arbejdskort anbefales, da de giver bedre styring, planlægning og dokumentation.
Virker stregkodescanning på mobilen?
Ja. Hvis enheden har kamera, kan du scanne varer direkte ind i materialeforbruget på arbejdskortet.
Hvad viser kalenderen i appen?
Kalenderen viser dine planlagte opgaver og arbejdskort pr. dag/uge. Den opdateres løbende, når kontoret planlægger og ændrer opgaver.
Bliver mine registreringer gemt med det samme?
Ja. Alt registreres direkte i KeyBalance, så kontoret kan se tid, materialer og dokumentation med det samme.
Kan kunden godkende arbejdet på mobilen?
Ja. Kunden kan underskrive direkte på telefonen ved afslutning af arbejdskort, hvis I bruger denne funktion.
Hvad gør jeg, hvis jeg mister signal?
Du skal have internet for at registrere. Hvis du står et sted uden dækning, kan du vente til der igen er signal og registrere med det samme.
Hvilke telefoner virker med løsningen?
Appen findes til både Android og iPhone. Du kan også bruge web-appen fra alle enheder med browser.