Perioder i KeyBalance
Perioder i KeyBalance styrer:
- hvordan regnskabsåret er opdelt
- hvilke perioder der må bogføres i – både for hele virksomheden og pr. medarbejder
Kort sagt:
Perioder bestemmer hvornår der kan bogføres og hvordan rapporter opdeles i måneder/år.
1) Hvor opsættes perioder?
Sti:
System → Opsætning → Åben periode
Her opsætter du:
- virksomhedens regnskabsår
- fordeling i månedsperioder
- hvilke perioder der er åbne/lukkede for bogføring
- evt. bogføringsbegrænsning pr. medarbejder (alt efter jeres løsning)
2) Regnskabsår – grundopsætning
Et klassisk regnskabsår kan fx være kalenderår:
- Startdato:
01-01-20XX - Slutdato:
31-12-20XX - Start måned:
01 - Antal måneder:
12
I perioder-opsætningen angiver du:
- hvilken dato regnskabsåret starter
- hvor mange måneder året består af
- hvordan månederne opdeles (typisk 12 måneder á én måned)
Eksempel:
- Regnskabsår: 01-01-2025 til 31-12-2025
- Start måned: 01
- Antal mdr: 12
3) Bogføringsperioder – hvad må der bogføres hvornår?
Perioder styrer også, om der må bogføres i den enkelte periode.
Perioder kan styres automatisk, Eksempel: - Bagud 1M + 1D - Fremadrettet 2M
Perioder kan også styres manuelt, blot ved at skrive den åbne periode.
4) Bogføringsperiode pr. virksomhed vs. pr. medarbejder
Der kan sættes bogføringsperiode:
- For hele virksomheden
- overordnet styring: ”Ingen må bogføre efter dato X i år Y”
-
godt ved periode-/årsafslutning
-
Pr. medarbejder (afhængigt af opsætning)
- fx:
- bogholder/revisor må bogføre tilbage i tidligere perioder
- andre brugere må kun bogføre i nuværende åben periode
Det giver fleksibilitet:
- bogholderen kan færdiggøre efterposteringer
- almindelige brugere kan ikke komme til at lave utilsigtet bogføring i gamle perioder
5) Typiske anvendelser
5.1 Løbende drift
- Regnskabsåret er defineret (fx 01-01 til 31-12).
- Aktuel måned er åben, næste måned evt. allerede åbnet.
- Tidligere måneder kan:
- være lukket (færdige)
- eller kun være åbne for bogholderen.
5.2 Måneds- og kvartalsafslutning
- Når perioden er afstemt (moms, bank, debitor/kreditor, lager mv.), kan du:
- lukke perioden for almindelig bogføring
- Dermed undgår I, at fejlposter ”sniger sig ind” i gamle måneder
- Det er vigtigt at lukke perioderne når der er afstemt, da KeyBalance også laver automatiske kørsler i åben periode
6) Samspil med bogføringsdato og rapporter
Perioder og bogføringsdato hænger tæt sammen:
- Perioder definerer hvilke datoer der hører til hvor (periode/år)
- Bogføringsdato styrer hvilke poster der medtages i rapporter
Vil du vide mere?
Læs om økonomi i KeyBalance ERP:
KeyBalance økonomistyring
Læs også afstemning i KeyBalance:
KeyBalance Afstemning
Ofte stillede spørgsmål (FAQ)
Hvorfor kan jeg ikke bogføre, selvom datoen er korrekt?
Det skyldes næsten altid, at den periode du forsøger at bogføre i, er lukket. Gå til System → Opsætning → Åben periode og tjek, om perioden er åben for enten virksomheden eller for din bruger.
Hvad er forskellen på periode og bogføringsdato?
Perioder styrer om du må bogføre i en bestemt måned. Bogføringsdato styrer, hvilke poster der indgår i rapporter og visninger. Du kan frit skifte bogføringsdato uden at ændre perioderne.
Kan medarbejdere have andre bogføringsperioder end virksomheden?
Ja. KeyBalance understøtter individuelle perioder pr. medarbejder. Bogholderen kan ofte bogføre længere tilbage eller frem end andre brugere, hvis virksomheden ønsker det.
Hvorfor åbner næste periode ikke automatisk?
Automatisk periodeåbning afhænger af opsætningen i feltet Bagud/Fremad. Hvis virksomheden styrer perioder manuelt, skal du selv angive den næste åbne periode.
Skal vi lukke perioderne, når måneden er færdig?
Det anbefales. Når moms, bank, debitor, kreditor og lager er afstemt, bør perioden lukkes for at undgå utilsigtet bogføring tilbage i tiden. Flere af KeyBalances automatiske kørsler arbejder kun i åbne perioder.
Kan en periode åbnes igen?
Ja. Periodeopsætningen kan både åbne og lukke perioder. Det kræver dog, at virksomheden tillader det, og at det ikke skaber konflikter i momsafslutning eller rapportering.
Hvorfor kan jeg ikke bogføre i tidligere måneder?
Det er typisk fordi virksomheden har valgt at lukke perioden, eller fordi din bruger har en mere restriktiv opsætning end resten af virksomheden.
Hvordan opretter man et nyt regnskabsår?
Du angiver startdato, antal måneder og startmåned i periodeopsætningen. Systemet opretter selv perioderne. Det er en god idé at gøre dette i god tid inden årsskiftet.
Påvirker perioder rapportering?
Ja. Perioderne bestemmer, hvordan rapporter opdeles, og hvilke posteringer der tilhører hvilke måneder. Men bogføringsdatoen styrer, hvilke perioder systemet tager med i visningen.
Kan vi have andre perioder end 12 måneder?
Ja. Nogle virksomheder bruger 13-måneders perioderegnskab eller uger i stedet for måneder. Det opsættes via antal perioder, startdato og startmåned.