Skip to content

Modtagelse af indkøbsordre i KeyBalance (fra klienten)

Denne guide beskriver modtagelse af varer direkte i KeyBalance-klienten – altså når varemodtagelsen registreres fra pc’en (scanner eller taste).

Hvor finder jeg modtagelsen?

  1. Gå til Indkøb --> Modtagelse.
  2. Find den ønskede indkøbsordre.

Modtagelse skærmbillede

Øverst ser du leverandør- og referencelinjer, til venstre modtagelsesdata – og i midten selve linjerne, der skal modtages.

1. Leverandør, reference og modtagelsesoplysninger

I venstre side af billedet:

Leverandør

  • Kontonr / Navn
    Vises fra indkøbsordren og kan ikke ændres her.

Reference

  • Reference
    Vises fra ordren (fx leverandørens ordrenr).

Modtagelse

  • Ønsket lev.dato
    Den ønskede leveringsdato fra ordren (kun til info).
  • Modtaget
    Dato for selve modtagelsen.
  • Sættes typisk til dags dato.
  • Kan ændres, hvis du registrerer modtagelsen senere.
  • F.Seddel nr.
    Indtast leverandørens følgeseddelnummer – giver nem sporbarhed senere.

2. Linjerne – hvad betyder felterne?

Midt på skærmen ligger linjetabellen med de varer, du modtager.

Typiske kolonner:

  • Varenummer – det bestilte varenummer
  • S. ordre – evt. reference til salgsordre
  • Tekst – varenavn/tekst
  • Enhed – fx stk, kg
  • Antal – det bestilte antal
  • Leveres antal – det antal du faktisk modtager nu

Farver på linjer

Når du indtaster Leveres antal, farves linjen:

  • Grøn – leveres = bestilt antal (fuld leverance)
  • Gul – mindre afvigelse (næsten fuld leverance)
  • Rød – større afvigelse mellem bestilt og leveret antal

Hvis leveret antal afviger mere end ca. ±20 % fra det bestilte antal, får du en besked om “Forkert antal”.
Du kan dog stadig gemme/modtage – beskeden er en advarsel, ikke en blokering.

🔎 Obs: Har linjen hverken varenummer, finanskonto eller maskinnr., kan den ikke modtages – så tjek at linjen er korrekt oprettet på ordren.

3. Sådan registrerer du en modtagelse – trin for trin

  1. Gå i menuen Indkøb --> Modtagelse.
  2. Tjek leverandør, reference og “Modtaget”-dato.
  3. Indtast F.Seddel nr. (frivilligt, men anbefales, særligt hvis i bruger følgeseddelsmodtagelse).
  4. Gå til linjetabellen:
  5. Skriv det modtagne antal i Leveres antal på hver linje.
  6. Brug evt.:
    • Ingen for at sætte 0 på alle linjer og starte forfra.
  7. Kontroller farver og mængder:
  8. Grønne linjer = helt modtaget
  9. Gule/røde = afvigelse – tjek mod følgeseddel.
  10. Klik på “Modt. Markerede” for at bogføre modtagelsen
  11. Systemet opdaterer lageret og sætter ordren/liniens leveringsstatus op.

  12. Felter og lagerposter kan efterfølgende ses i de normale lager- og indkøbsrapporter.

  13. Delmodtagelser, skal både bogføres gennem følgeseddelsmodtagelse, så bliver varen bogført med det samme. Alternativt, skriv leveret antal, også opdateres tilgængelighed, men varen bogføres først når i modtager fakturaen.

4. Knapper og genveje i modtagelsesbilledet

Til højre for linjetabellen finder du typisk knapperne:

  • Ingen
  • Sætter Leveres antal = 0 på alle linjer.

  • Bruges hvis du vil rydde tidligere indtastede antal og starte forfra.

  • Modt. Markerede

  • Bogfører modtagelsen for de linjer, hvor du har angivet Leveres antal.

  • Opdaterer lager og status, og opretter de nødvendige lagerposteringer.

  • Modtaget (Ctrl+M)

  • Sætter ordren til modtaget status (leveringsstatus opdateres).

  • Bruges typisk efter at alle linjer er modtaget.

  • Split (Ctrl+S)

  • Åbner et billede til opdeling af modtagelsen, fx hvis:
    • du vil registrere én leverance på flere lokationer,
    • eller dele modtagelsen mere detaljeret pr. kolli/parti.
  • Avanceret funktion – bruges især i lagermiljøer med detaljeret opdeling.

5. Yderligere nyttige funktioner

På linjetabellen kan du typisk:

  • F5 – Placeringer

  • Viser vareplaceringer for det valgte varenummer (lagerlokation mv.).

  • F6 – Linjedetaljer

  • Viser alle detaljer for den valgte linje (dimensioner, rabatter, priser osv.).

  • Ctrl+N – Notater

  • Åbner ordrenotat, hvor du kan skrive interne bemærkninger til indkøbet.

  • Ctrl+L – Linjenotat

  • Notat kun for den valgte linje.

  • F8 – Pallelabels

  • Udskriver pallelabels baseret på varenummeret på linjen.

  • F9 – Åben fil

  • Hvis ordren er knyttet til et scannet bilag (BilagsScan), kan du åbne pdf’en direkte herfra.

Vil du vide mere?

Læs om lagerstyring i KeyBalance ERP:
KeyBalance moduler

Læs også guiden om indkøbsfakturaer:
BS Indkøb

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

Skal jeg registrere alle linjer hver gang?

Nej. Du kan vælge kun at registrere de linjer, der faktisk er leveret.

Hvis kun enkelte varer er modtaget, indtaster du antal i Leveres antal for disse linjer og bogfører med Modt. Markerede.

Hvad gør funktionen “Ingen”?

“Ingen” sætter automatisk Leveres antal = 0 på alle linjer.

Bruges, hvis du vil starte forfra med indtastningen af modtagne antal.

Hvorfor bliver linjen rød, gul eller grøn?

Farverne viser forskellen mellem bestilt og leveret antal:

  • Grøn – leveret = bestilt
  • Gul – lille afvigelse
  • Rød – større afvigelse (typisk ±20%)

En rød linje er en advarsel – du kan stadig modtage den, hvis mængden er korrekt efter følgesedlen.

Hvorfor kan en linje ikke modtages?

En linje kan ikke modtages, hvis den mangler essentielle oplysninger:

  • Varenummer
  • Eller finanskonto
  • Eller maskinnummer

Ret linjen på indkøbsordren og prøv igen.

Hvad er forskellen mellem delmodtagelse og fuld modtagelse?

Delmodtagelse: Du registrerer kun de varer, der rent faktisk er kommet. Resten forbliver åbne på ordren.

Fuld modtagelse: Alle linjer får leveret antal, og ordren sættes til modtaget.

Begge håndteres direkte i modtagelsesbilledet.

Hvordan håndteres modtagelse med forskellige lokationer?

Brug funktionen Split (Ctrl+S) for at dele en leverance på flere lokationer.

Det bruges især, hvis I arbejder med:

  • flere fysiske lagre
  • pallefordeling
  • batch/parti-opdeling

Hvordan tilføjer jeg følgeseddelnummer?

Indtast nummeret i feltet “F.Seddel nr.” i venstre side af billedet.

Det anbefales stærkt, da det giver sporbarhed ved senere fakturamatch, reklamationer eller fejlsøgning.

Bliver varen bogført med det samme?

Det afhænger af arbejdsformen:

  • Ved følgeseddelsmodtagelse – ja, lageret bogføres med det samme.
  • Ved almindelig modtagelse – tilgængeligheden opdateres, men bogføring af lager sker først ved fakturamodtagelse.

Kan jeg ændre modtagelsesdatoen?

Ja. Feltet Modtaget kan du frit ændre.

Det kan være nødvendigt, hvis du registrerer en modtagelse på en senere dato end den faktiske levering.

Kan jeg se placeringer direkte fra modtagelsen?

Ja. Tryk F5 på en linje for at se alle lagerplaceringer for varen.

Hvordan udskriver jeg pallelabels?

Tryk F8 på den ønskede linje, så udskrives labels baseret på varenummeret.

Kan jeg åbne scannede bilag i modtagelsen?

Ja, hvis indkøbsordren er oprettet fra BilagsScan.

Tryk F9 for at åbne PDF’en direkte.