Maskinbogføring

Introduktion / Koncept for funktionen

En maskine i KeyBalance er ikke bare “en ting med hjul” – det er en unik vare, som vi køber, sælger, reparerer, servicerer og holder styr på hele vejen.
Tænk på den som en VIP-gæst: Den har sit eget navn, eget lagerkort og sin egen historik, med mulighed for egne dokumenter, kontrollister og meget mere.
Maskinbogføring kan virke kompleks, men med den rette opsætning bliver det let at holde styr på køb, salg, reparation og lager. Denne guide viser, hvordan det hele hænger sammen.

Maskingrupper – maskinens “adgangskort”

En maskingruppe bestemmer, hvilke konti maskinen bruger, fx:
- Salgskonto – hvor pengene fra salg havner i kontoplanen
- Forbrugskonto – hvor vi registrerer udgifter i kontoplanen
- Lagerkonti – hvor vi holder styr på værdien på lageret i kontoplanen

Maskinposttyper – maskinens “handlinger”

Maskinposttypen fortæller, hvad der sker med maskinen, og hvilke konti der bliver påvirket, når vi laver en handling.
Du kan altid justere på maskinposttyperne under opsætningen, tilføje nye eller fjerne eksisterende. Det er bare vigtigt, at du tager stilling til, hvordan det påvirker lageret, forbruget mv.

Eksempler:
- 01 - Købspris – når vi køber maskinen
- 09 - Salg – når vi sælger maskinen
- 00 - Reparation – når vi arbejder på den
- 18 - Udlejning – når vi lejer den ud
- 10 - Op-/nedskrivning – når vi regulerer værdien

Der er minimum tre slags maskiner

Lagermaskiner – maskiner til salg
Alt ekstraarbejde (reservedele, arbejdsløn) lægger værdi til lageret.
Egnemaskiner – vores egne brugsmaskiner
Må aldrig ramme lagerkonti. Behandles som kundemaskiner.
Kan håndteres i anlægskartoteket med op- og nedskrivninger.
Kundemaskiner – maskiner vi reparerer for kunder
Må aldrig ramme lagerkonti, men vi gemmer historik, så vi kan se reservedele mv. senere.

Maskinens rejse – Ind og Ud

Ind: Køb fra kassekladde, indkøb eller som bytte på en salgsordre
Ud: Salg kan kun ske fra et maskinsalg

Maskinens “værkstedsliv”

Hvis det er en lagermaskine, og vi laver fx klargøring, stiger lagerets værdi.
Hvis det er en kundemaskine, påvirker det normalt ikke lageret – medmindre posttypen siger, at det skal gøre det.

Hvem bestemmer bogføringen?

Maskingruppen sætter standardkonti
Maskinposttypen kan overstyre og tilføje ekstra posteringer
Debitoren kan have en fast posttype som standard

Særligt om salg før køb

Hvis vi sælger en maskine, vi ikke har købt endnu:
- Vi laver en “afventer indkøb”-postering
- Maskinen går i minus til en forventet pris
- Når det rigtige køb kommer, justeres kostprisen til nul

Maskinafstemning – tjek lageret

Maskinens lagerværdi skal altid passe med balancen.
- Brug maskinkontoafstemning-udskriften
- Hvis noget ikke stemmer: Tjek om der er brugt forkert posttype, eller om der er solgt fra kassekladde

Maskinens DB – hvad tjener vi?

DB (dækningsbidrag) styres af posttypen:
- Hak i lagerkontering → påvirker lageret
- Lagerkostbeløb → køb = netto, salg = kost
- DB Salg → Service DB eller Salg DB

Hvis der bruges en lagerposttype på en kundemaskine

Hvis der bruges lagerposteringstyper på kunde- eller egne maskiner, vil de komme med på lagerlisten, og værdien vil aldrig blive efterreguleret.
KeyBalance efterregulerer først, efter maskinen er solgt. Ovenstående vil aldrig blive solgt eller købt.

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

Hvorfor er der lagerværdi på en kundemaskine?

Der er konteret med en forkert posttype. Tjek på maskinkortet → Posteringer og se, om der fx er brugt posttype ”00” på en værkstedsordre. Det skulle have været posttype ”15” (hvis I ikke har ændret i standard posttyperne).

Hvorfor stemmer min lagerliste ikke?

Der er nok konteret med en forkert posttype. Brug maskinafstemningslisten til at identificere, på hvilken maskine fejlen er sket.

Hvilken posttype skal jeg bruge på maskinsalg?

Hvis du bruger standard maskinposttyper, skal du bruge ”09” ved selve salget. Alt mersalg skal bruge ”08”. Eksempel: salg = 09, fragt = 08, plov = 08. (OBS: 09 må altid kun bruges én gang på maskinen! Summen af posttypen på maskinen skal altid svare til et salg! Du kan godt kreditere og sælge flere gange, men summen skal være et salg).

Hvilken posttype skal jeg bruge på maskinindkøb?

Hvis du bruger standard maskinposttyper, skal du bruge ”01” ved selve købet. Alt merkøb kan bruge ”00”, ”02” eller den kode, hvor du vil se det på DB på maskinen. Eksempel: køb = 01, fragt = 04, plov = 00.

Hvad er statuskoder, og påvirker de lageret?

Statuskoder er nogle koder, KeyBalance sætter automatisk, og de følger almindeligt køb og salg af maskinen. De kan rettes manuelt, hvis man fx gerne vil kreditere og sætte statusen anderledes end foreslået. Det er kun en hjælp, men ikke en garanteret kode. Statuskoder påvirker ikke lageret.

Hvorfor siger den ”Maskinen er allerede reserveret”?

Maskinen er registreret på en ordre eller en kladdelinje. Kig på maskinen under Reserveret til salg eller Reserveret til indkøb. Vil du gerne fortsætte, sletter du bare det, der står i feltet.

Hvordan retter jeg en forkert posttype på en maskine?

Åbn maskinkortet, find den forkerte postering under Posteringer, kreditere den oprindelige fakturaer, eller ved kassekladde. Bogfør posteringen på den korrekte posttype.

Kan jeg ændre maskinens maskingruppe efter oprettelse?

Ja, men vær opmærksom på, at ændringen kun påvirker fremtidige posteringer. Tidligere posteringer følger den maskingruppe, der var aktiv på tidspunktet for bogføringen. Det anbefales ikke at ændre på maskiner med lagerværdi. Det kan se forkert ud på din lagerliste.

Hvordan ser jeg maskinens fortjeneste (DB)?

Åbn maskinkortet og se sidste fane Dækningsbidrag. Her kan du se forskellen mellem salg og omkostninger på maskinen, opdelt på service-DB og salgs-DB alt efter posttyperne.

Hvorfor har maskinen en negativ lagerværdi?

Ofte fordi maskinen er solgt, før indkøbet er bogført, eller der er brugt en posttype, der fjerner værdi uden tilsvarende indkøb. Tjek om der er en “Afventer indkøb”-postering.

Hvordan sletter jeg en maskine?

En maskine kan kun slettes, hvis der ikke er posteringer på den. Du kan alternativt arkivere maskinen.

Kan jeg flytte en maskine til en anden kunde?

Ja, ved at ændre kunden på maskinkortet. Historikken følger maskinen, men vær opmærksom på, at dette ikke ændrer tidligere posteringer.

Hvordan bruger jeg anlægskartoteket til egnemaskiner?

Opret maskinen som et anlæg i anlægskartoteket for at kunne bogføre afskrivninger. Maskinen og anlægget kan ikke linkes og du skal bruge maskinposttyper, der ikke rammer lageret, når du bogfører på egnemaskiner.

Hvorfor er maskinen ikke på maskinafstemningslisten?

Maskinen kommer kun på listen, hvis der er værdi på maskinen eller maskinen er købt og ikke solgt. Kundemaskiner og egnemaskiner med ikke-lagerførende posttyper vises derfor ikke.

Hvordan bruger jeg reklamationskontoen?

Opret eller brug en maskinposttype, der bogfører forbruget mod reklamationskontoen. På den måde kan du registrere arbejdet uden at påvirke lageret.