Lageroptælling med frys i KeyBalance
Lageroptælling med fastholdelse af beholdninger, placeringer og korrekt bogføring
Lageroptælling med frys bruges, når virksomheden ønsker en helt præcis optælling, hvor alle varebeholdninger og placeringer fastholdes, så optællingen kan udføres over flere dage – uden risiko for at løbende lagertransaktioner ændrer tallene.
Denne metode bruges især ved:
- Årsoptælling
- Halvårsoptælling
- Fysisk lagerkontrol af flere områder
- Optælling med placeringer, batchnumre og detaljeret sporbarhed
- Optælling hvor flere medarbejdere tæller samtidig (områder)
Sti
Lager → Varekladder → Optælling liste
Her vises åbne optællingskladder med frys, og her kan der oprettes nye kladder.
Hvad betyder “frys” i KeyBalance?
Når du laver en optælling med frys, sker der tre ting:
1. Fasthold (frys) varer
KeyBalance henter alle aktuelle varer og fastholder deres beholdninger til senere sammenligning.
2. Fasthold (frys) placeringer
Systemet indlæser alle eksisterende placeringer, så hver placering kan optælles individuelt. (Valgfrit)
3. Opret optællingsområder
Varerne opdeles i områder, så medarbejdere kan tælle hver deres sektion af lageret uden overlap.
Trin-for-trin guide
Komplet arbejdsgang for frys-optælling
1. Opret en ny optælling
Gå til:
Lager → Varekladder → Optælling liste
- Tryk + for at oprette en ny optælling.
- Udfyld:
- Beskrivelse – fx “Årsoptælling 2025”
- Pr. dato
- Lokation (hvis I bruger lokationer)
Optællingen oprettes nu, og du er klar til næste trin.
2. Klargør optællingen (frys)
I højre side findes følgende handlinger:
| Handling | Funktion |
|---|---|
| 1.1 Opret mulige placeringer | Opretter/forbereder alle placeringer |
| 1.2 Frys varer | Fastholder varebeholdninger |
| 1.3 Frys v. Plac | Fastholder placeringer |
Efter frys er alle varer, beholdninger og placeringer låst til optællingen.
2.1 Opret optællingsområder
Lav de optællingskladder på optællingen som skal bruges. Tilføj den medarbejder, der skal optælle området, så den vises på personens APP. Opret eventuelt en for placeringer, eller hvad der giver mening i jeres optælling.
3 Hvis du vil optælle fra Klienten.
Dobbeltklik på den kladde du vil bruge, så du for nedenstående billede frem.
- Scan eller tast de varer der skal optælles og udfyld optaltantal. (ligesom almindelig optælling)
- Sæt eventuelt batchnumre.
- Bruges enhedsstyring (angiv enhed)
4. Optælling i APP’en
Find dine områder
I APP’en:
Lager → Opt. Områder – Mine
Her ser du de områder, du er tildelt.
Udfør optælling
Du kan:
- søge
- scanne varer
- indtaste antal
- optælle flere placeringer for samme vare
- tilføje noter
Når en linje er optalt, sker det automatisk i hele KeyBalance (også i KeyBalance klienten, uden du skal gøre noget).
4. Kontrol af optælling i klienten
Gå til:
Lager → Varekladder → Optælling liste → vælg optælling
Du kan se:
- områder
- optalt antal
- difference
- totaler
- batch (Ctrl + F8)
- varevisning (F8)
- linjevisning (F9)
Dette giver fuld kontrol før bogføring.
5. Bogfør optællingen
Når alle områder er færdige, vælg:
3. Bogfør optælling
Bogføringen:
- udligner forskellen mellem forventet og optalt antal
- opretter vareposteringer
- opretter finansposteringer (lagerregulering)
- opdaterer Sidst optalt pr. vare
- låser optællingen permanent
FAQ – Lageroptælling med frys i KeyBalance
Ofte stillede spørgsmål
Hvorfor skal vi bruge frys?
Frys sikrer, at beholdninger og placeringer ikke ændrer sig under optællingen. Det giver en retvisende, stabil og reviderbar lageroptælling.
Kan vi ændre varer eller placeringer efter frys?
Ja, men ændringerne påvirker ikke den frosne beholdning. Optællingen sammenligner altid med den beholdning, der blev låst, da frys blev kørt.
Hvorfor står en placering flere gange i optællingen?
Hvis en vare ligger på flere placeringer, vises en linje pr. placering. Det er korrekt og nødvendigt for en præcis optælling.
Kan flere personer tælle samme område?
Ja. Optællingen er opdelt i områder, som kan tildeles forskellige medarbejdere. Flere kan tælle parallelt uden at forstyrre hinanden.
Hvordan bogfører vi optællingen?
Vælg 3. Bogfør optælling i højre side. KeyBalance udligner automatisk forskelle via vare- og finansposteringer.
Kan vi fortryde en bogført optælling?
Nej. Når optællingen er bogført, kan den ikke ændres. Eventuelle rettelser skal ske via ny optælling eller manuel korrektion.
Kan vi bruge APP'en til hele optællingen?
Ja. Selve optællingen udføres i APP'en, mens klargøring og bogføring foregår i klienten.
Hvor ser jeg forskellen mellem optalt og forventet?
Under optællingen vises differencer pr. område og totaler for hele optællingen. Du kan også se detaljer under Varer (F8) og Linjer (F9).