Skip to content

Introduktion til KundeEmner

Sti: CRM → KundeEmner

CRM-modulet i KeyBalance er hjemstedet for medarbejdere, der arbejder med salg, opfølgning og pipeline.
Kernebegrebet her er KundeEmner – potentielle kunder, som I har identificeret som mulige købere af jeres produkter eller ydelser.

Et KundeEmne bruges til at:

  • samle stamdata på potentielle kunder
  • styre aktiviteter, opfølgning og ansvarlig sælger
  • danne grundlag for salgsprojekter, kampagner og prognoser
  • overføre emnet til debitor (eller kreditor), når samarbejdet bliver ”rigtig kunde/leverandør”.

Kundeemne skærmbillede

1. Hvad er et KundeEmne?

Et KundeEmne er en potentiel kunde, som endnu ikke er oprettet som debitor, men som I vil:

  • følge op på
  • gemme historik for
  • evt. sende kampagner/nyheder til
  • senere kunne konvertere til debitor, når I får en aftale på plads.

I KeyBalance kan du selv vælge, hvor detaljeret du vil arbejde:

  • Enkel/Kvantitativ tilgang
  • udfyld kun de påkrævede felter:
    • Kontonummer
    • Navn
  • Struktureret/Kvalitativ tilgang
  • udfyld også:
    • adresse, CVR, kontaktpersoner
    • branche, målgruppe, interessetyper
    • ansvarlig sælger, noter, aktiviteter, dokumenter

Begge strategier er gyldige – mange vælger en kombination (simpel opstart → mere detaljer efterhånden).

2. Sådan åbner du CRM → KundeEmner

  1. Gå til menuen CRM → KundeEmner.
  2. Du ser nu en oversigt med:
  3. liste over eksisterende kundeemner
  4. søge- og filtreringsmuligheder (fx efter branche, ansvarlig, målgruppe)
  5. mulighed for at oprette nye emner eller åbne eksisterende.

3. Oprettelse af nyt KundeEmne

3.1 Minimum-stamdata

Når du opretter et nyt kundeemne, er kun to felter påkrævet:

  • Kontonummer – internt nummer på emnet
  • Navn – typisk virksomhedsnavn eller personnavn

Det betyder, at du hurtigt kan oprette mange emner (fx efter en messe eller kampagne), uden at skulle taste alt på én gang.

3.2 Typisk minimum-stamdata (anbefalet)

Selv om det kun er nødvendigt med kontonummer og navn, giver det ofte mening at udfylde:

  • Adresse (vej, postnr, by, land)
  • CVR-nummer
  • Søgenavn – kort nøgleord, der gør det nemt at finde emnet igen
  • Telefon / e-mail
  • Ansvarlig – sælger eller kontaktperson internt

(På skærmen vil du typisk se et ”minimums-setup” med kontonummer, navn, adresse og søgenavn.)

3.3 Udvidet stamdata og CRM-felter

Afhængigt af jeres opsætning kan du også udfylde:

  • Branche
  • Målgruppe
  • Interessetyper (hvad kunden er interesseret i)
  • Aktivitetshistorik (opkald, møder, mails)
  • Noter
  • Dokumenter (filer, tilbud, referater)

Disse felter kommer fra CRM-opsætningen (Interessetype, Branche, Målgruppe, Aktivitetstype) og gør det muligt at segmentere og analysere jeres kundeemner senere.

4. Overfør et KundeEmne til Debitor

En af de vigtigste funktioner ved KundeEmner er, at du nemt kan oprette en rigtig kunde (debitor), når dialogen er succesfuld.

4.1 Forbered stamdata på Debitor-fanen

  1. Åbn det relevante KundeEmne under CRM → KundeEmner.
  2. Gå til fanen Debitor på kundeemnet.
  3. Udfyld de vigtigste felter, fx:
  4. adresseoplysninger
  5. CVR
  6. kontaktperson
  7. evt. Profil (debitorprofil), så standardindstillinger og betingelser følger med.

Profil-feltet er en god måde at sikre, at nye debitorer automatisk får de rigtige:

  • betalingsbetingelser
  • kontoplan/kontering
  • rykker-/rentemodeller mv.

Jo bedre du udfylder debitor-fanen inden overførsel, jo mindre efterarbejde er der på selve debitorkortet.

4.2 Trin: Overfør KundeEmne til Debitor

Når du er klar:

  1. Bliv stående på kundeemnet.
  2. Klik på ”Flere funktioner” (typisk yderst til højre i skærmbilledet).
  3. Vælg ”Overfør til debitor”.
  4. Et pop-up vindue vises, hvor du bekræfter overførslen.
  5. Efter godkendelse oprettes der en ny debitor, og stamdata fra kundeemnet flyttes med over.

Fordele:

  • Du slipper for dobbeltindtastning.
  • Historik og struktur fra KundeEmnet bevares.
  • Du får en glidende overgang fra ”interessent” til ”kunde”.

5. Overfør et KundeEmne til Kreditor

Logikken er den samme, hvis du vil bruge et kundeemne som udgangspunkt for en ny leverandør (kreditor).

Det giver særlig god mening, hvis:

  • I er i dialog med flere potentielle leverandører
  • I ønsker et struktureret overblik over ”kreditoremner”, før I vælger den endelige leverandør.

5.1 Forbered stamdata på Kreditor-fanen

  1. Åbn KundeEmnet.
  2. Gå til fanen Kreditor.
  3. Udfyld relevante felter:
  4. adresse
  5. CVR
  6. kontaktoplysninger
  7. evt. profil/gruppe, hvis I bruger det på kreditorer.

5.2 Trin: Overfør KundeEmne til Kreditor

  1. Klik på ”Flere funktioner”.
  2. Vælg ”Overfør til kreditor”.
  3. Bekræft i pop-up vinduet.
  4. Systemet opretter en ny kreditor ud fra stamdata på kundeemnet.

6. Kan man oprette flere KundeEmner på samme kontonummer?

Nej.
Du kan kun oprette ét KundeEmne pr. kontonummer.

Hvis du vil have flere ”emner” eller kontaktpersoner tilknyttet samme virksomhed, anbefales det at bruge:

  • knappen ”Kontakter” i bunden af KundeEmne-skærmkortet.

Her kan du:

  • oprette flere kontaktpersoner pr. virksomhed
  • angive direkte mail, telefon, titel osv. pr. person.

Alle kontaktpersoner kan ses samlet under:

  • CRM → Kontaktpersoner

På den måde:

  • holder du virksomheden som ét KundeEmne
  • men du kan have mange personer knyttet til den samme konto.

7. Typiske arbejdsgange med KundeEmner

7.1 Messe eller kampagne

  1. Opret hurtigt nye KundeEmner med:
  2. kontonummer
  3. navn
  4. minimum kontaktoplysninger.
  5. Tilføj interessetyper og målgrupper løbende.
  6. Planlæg opfølgende aktiviteter (opkald, møder, mails).

7.2 Løbende salgsarbejde

  • Brug KundeEmner som pipeline-oversigt over potentielle kunder.
  • Tag notater efter hvert opkald/møde.
  • Sæt næste opfølgningsdato, så emner ikke ”forsvinder”.

7.3 Klar til at blive kunde

  1. Når emnet siger ”ja”:
  2. tjek Debitor-fanen
  3. udfyld profil og stamdata.
  4. Brug ”Overfør til debitor”.
  5. Arbejd videre med kunden i debitor-, salgs- og projektmodulerne.

7.4 Valg af ny leverandør

  • Opret potentielle leverandører som KundeEmner (eller Kreditoremner).
  • Notér tilbud, betingelser, kontaktpersoner.
  • Overfør den valgte til kreditor.

Med en god brug af KundeEmner får I:

  • styr på alle potentielle kunder og leverandører
  • en glidende overgang til debitor/kreditor
  • bedre grundlag for kampagner, salgsprojekter og prognoser.

Og vigtigst: Ingen gode muligheder forsvinder i Excel-ark eller mails – de ligger samlet i KeyBalance.