Skip to content

Økonomi – Kassekladde

(almindelig, uden bilag)

Kassekladde skærmbillede

1) Åbn og opret kassekladde

  1. Gå til Økonomi → Kassekladde.
  2. Vælg en eksisterende kladde eller klik på Opret ny.

Øverst i skærmbilledet kan du se: - Saldo/balance for kladden
- Bilagsserie (kan vælges/ændres)
- Periode/dato, evt. tekst på kladden

Bilagsserien styrer, hvilke bilagsnumre, kassekladden bruger ved bogføring. Læs om nummerserier i KeyBalance her

2) Kassekladdelinjer – grundprincip

På kassekladdelinjerne registrerer du dine posteringer. Du kan: - bogføre på én linje med modkonto
- eller fordele beløbet på flere linjer, hvor summen skal give nul i alt.

Typiske felter på en linje: - Dato
- Tekst
- Konto (finanskonto, debitor, kreditor, anlæg m.v.)
- Modkonto (hvis du bruger enkel linje med modkonto)
- Beløb (deb./kred.)
- Evt. Valuta, kurs
- Evt. Dimensioner (afdeling, projekt, formål osv.)

3) Eksempler på linjer

3.1 Enkel linje med modkonto

Bruges når du vil bogføre en simpel postering, fx bankgebyr: - Konto: Bankkonto
- Modkonto: Finansomkostning/bankgebyr
- Beløb: fx -50 kr.
- Tekst: ”Bankgebyr”

Systemet håndterer debet/kredit ud fra konto/modkonto og beløb.

3.2 Flere linjer uden modkonto

Bruges når du vil fordele beløb på flere konti, fx løbende omkostninger, husleje eller lønposteringer der skal opdeles: - Linje 1: Bankkonto, -1.000 kr.
- Linje 2: Kontorartikler, 600 kr.
- Linje 3: Telefon, 400 kr.

Her skal den samlede sum af kladden være 0 før bogføring.

4) Udligning af debitor/kreditor

Fra kassekladden kan du udligne eksisterende poster (F8 eller F7):

  • Bogfør en betaling fra kunde:
  • Konto: Bank
  • Modkonto: Debitor (kundenr.)
  • Brug funktionen til at udligne åbne poster (vælg den/de fakturaer, der betales)

  • Bogfør en betaling til leverandør:
  • Konto: Bank
  • Modkonto: Kreditor (leverandørnr.)
  • Vælg de åbne fakturaer på kreditoren, der skal lukkes.

På den måde kan du nemt koble betalinger til de rigtige åbne poster direkte fra kassekladden.

4.1) Udligning med F7

Når du udligner med F7, åbnes et billede over alle åbne poster, på den valgte kreditor eller debitor. Her kan du vælge hvilken postering, der skal udlignes. Der dannes så en ny linje for den valgte postering.

4.2) Udligning med F8

Når du udligner med F8, åbnes et billede over alle åbne poster, på den valgte kreditor eller debitor. Denne funktion er smart, hvis du eksempelvis har overført fra bankposter, eller skal udligne et bestemt beløb. I udligningsbilledet tælles saldoen ned fra det beløb du har skrevet på kassekladdelinjen, så du kan vælge mange poster indtil hele beløbet er udlignet.

5) Bogføring af forskellige typer konti

I en almindelig kassekladde kan du bogføre på: - Finanskonti (indtægter, omkostninger, bank, moms osv. - alt fra finanskonti oprettet i kontoplanen)
- Debitorer (kunder)
- Kreditorer (leverandører)
- Anlæg (hvis anlægskartoteket er sat op til det)
- Maskiner (hvis maskinkartoteket er sat op til det)

Alt samles i én kladde, så du har fuldt overblik før bogføring.

6) Valuta

Hvis du arbejder med udenlandsk valuta, kan du: - vælge valutakode på linjen
- angive/ændre kurs - vælge det danskebeløb (dobbelt klik på linjen, for at se linjekortet) - systemet beregner beløbet i både valuta og standardvaluta.

7) Dimensioner

På hver linje kan du tilføje dimensioner, fx: - Afdeling
- Projekt/sag
- Formål
- 3 ekstra dimensioner

Det gør det muligt at trække rapporter på tværs af projekter, afdelinger m.v.

8) Periodiseringer

Du kan nemt periodisere fra en kassekladde.

Dobbeltklik på linjen og udfyld: - Periodetype (måned, kvartal) - Periodestart - Antal perioder

Så laves periodiseringerne helt automatisk ved bogføring.

9) Kontrol og bogføring

Inden du bogfører: 1. Tjek at balancesummen er 0 (kladden går i nul).
2. Tjek dato og bilagsserie.
3. Gennemgå linjer for fejl (konto, beløb, dimensioner).

KeyBalance tjekker automatisk om posteringerne er inden for åben periode og om kassekladden stemmer, der kan ikke bogføres før.

Når alt ser korrekt ud: - Klik på Bogfør.
- Posteringerne overføres til finans/debitor/kreditor/anlæg alt efter, hvilke konti du har brugt.

Kassekladden er dermed et fleksibelt værktøj til alle ”almindelige” registreringer – uden bilag, men med fuld kontrol over konti, valuta og dimensioner.

Vil du vide mere?

Læs om generel økonomi i KeyBalance ERP:
KeyBalance Økonomi

Se hvordan du bogfører direkte på bilag, en optimeret kassekladde til håndtering af bilag:
Bilagsbogføring