HR opsætning i KeyBalance
Kom godt i gang med HR-modulet – opsætning, fravær, afdelinger og statistik
HR-modulet i KeyBalance giver et komplet overblik over medarbejdere, fravær, kompetencer og HR-processer. Før modulet tages i brug, anbefales det at gennemgå HR opsætningen, så systemet kører efter virksomhedens egne regler og arbejdsgange.
HR opsætningen findes her:
System → Opsætning → HR opsætning
Formålet med HR opsætningen
HR opsætningen styrer en række grundlæggende funktioner i hele HR-modulet, blandt andet:
- håndtering af ferie og fravær
- automatisk overførsel til fravær eller arbejdskort
- visning og adgang til HR-relaterede data
- opsætning af fraværskoder
- danske fraværsstatistikker (Danmarks Statistik)
- HR afdelinger og kompetencekoder
- samspil med dokumenthåndtering
Opsætningen udgør fundamentet for, hvordan HR-modulet fungerer i hverdagen.
1) Generelle HR-indstillinger
På venstre side i HR opsætningen findes to centrale indstillinger:
HR Ferie → Fravær
Når denne funktion er aktiveret, overføres registreret ferie automatisk til fraværsmodulet.
HR Ferie → Arb.kort
Når dette er aktivt, placeres ferien automatisk på medarbejderens arbejdskort.
Det er særligt nyttigt, hvis der arbejdes med tidsregistrering og produktion.
Disse to indstillinger er med til at sikre en ensartet og automatiseret ferie- og fraværshåndtering.
2) HR Afdeling
Under Vedligehold funktioner → HR afdeling kan virksomheden oprette og vedligeholde sine HR-afdelinger.
HR afdelinger bruges til:
- organisering af medarbejdere
- lettere rapportering
- filtrering og segmentering
- struktureret HR-overblik
Her kan der oprettes et ubegrænset antal afdelinger efter virksomhedens behov.
3) Fraværskoder
Under Vedligehold funktioner → Fraværskoder opsættes alle typer fravær, fx:
- ferie
- feriefridage
- sygdom
- barsel
- barn syg
- tjenestefri
- arbejdsskade
- kursus
Fraværskoder bestemmer bl.a.:
- hvordan fraværet håndteres
- om timerne påvirker løn
- om fraværet skal indgå i dansk statistik
- farven i fraværskalenderen
- rapporteringslogik
En velstruktureret opsætning her gør fraværsrapportering langt mere præcis og overskuelig.
4) Dansk Statistik (Danmarks Statistik)
Under Vedligehold funktioner → Dansk statistik opsættes de regler og fraværskategorier, der bruges til:
- lovpligtig indberetning af fravær
- statistiske HR-rapporter
- opdeling efter medarbejdergrupper
- eksport i korrekt DS-format
KeyBalance hjælper automatisk med korrekt beregning og udtræk, når opsætningen er på plads. Du kan nemt oprette Dansk statisktisks koder, under yderligere funktioner.
5) Kompetencekoder
Under Vedligehold funktioner → Kompetencekoder kan virksomheden oprette og vedligeholde:
- certifikater
- kurser
- uddannelser
- kompetencetyper
- udløbsdatoer
- roller med kompetencekrav
Kompetencerne kan knyttes til medarbejdere, og systemet kan bruges til at følge udløb og manglende certifikater.
6) Dokumenthåndtering i HR
HR-modulet kan benytte de samme dokumentkategorier som resten af KeyBalance. Det betyder, at man kan:
- tilknytte kontrakter, politikker og personaledokumenter
- gemme medarbejderrelaterede dokumenter direkte fra PC eller mobil
- benytte drag-and-drop til hurtig upload
- styre, hvilke kategorier der skal være synlige i HR
Den fælles dokumentstruktur giver et samlet og let tilgængeligt arkiv for hele virksomheden.
7) Medarbejderkartoteket
Via Vedligehold funktioner → Medarbejdere håndteres de enkelte medarbejderes HR-data, herunder:
- stamdata
- lønoplysninger (ikke lønberegning, men relation til lønleverandør)
- arbejdstider og normtid
- tilhørsforhold til HR afdelinger
- kompetencer og certifikater
- dokumenter
- fravær
- adgangsrettigheder
- integration med tidsregistrering
Dette udgør den centrale HR-database i KeyBalance.
8) Samlet arbejdsgang efter opsætning
Når HR-modulet er korrekt opsat, bliver arbejdsgangen enkel og automatiseret:
- Medarbejdere oprettes med afdeling, arbejdstid, mm.
- Ferie og fravær registreres via HR, mobil eler tablet.
- Fraværskoder styrer automatisk lønrelationer og statistik.
- Dansk Statistik-rapporter kan trækkes direkte.
- Dokumenter tilknyttes medarbejderen digitalt.
- Kompetencer og udløb overvåges løbende.
Vil du vide mere?
Læs om HR-modulet i KeyBalance ERP:
HR modulet
FAQ – HR opsætning i KeyBalance
Hvad er formålet med HR opsætningen?
HR opsætningen styrer alle grundregler for HR-modulet: ferie, fravær, afdelinger, kompetencer, statistik og dokumenter. Den sikrer, at medarbejderdata behandles korrekt i hele systemet.
Hvad gør “HR Ferie → Fravær”?
Når funktionen er aktiveret, bliver registreret ferie automatisk overført til fraværsmodulet. Det sikrer, at feriedage tælles korrekt i fraværskonti og statistikker.
Hvad gør “HR Ferie → Arb.kort”?
Ferie lægges automatisk ind på medarbejderens arbejdskort. Det bruges især, hvis virksomheden arbejder med tidsregistrering og planlægning, så ferie ikke fremstår som arbejde.
Hvad bruges HR afdelinger til?
HR afdelinger bruges til at organisere medarbejderne i grupper. Det gør rapportering, filtrering og HR-overblik langt mere struktureret.
Hvad er fraværskoder?
Fraværskoder definerer typer af fravær som ferie, sygdom, barsel, barn syg og kursus. De styrer håndtering af løn, statistik, farver i kalenderen og rapportering.
Hvad er Dansk Statistik i HR?
Dansk Statistik-funktionen opsætter de koder, der kræves for lovpligtig indberetning af fravær. KeyBalance kan efterfølgende eksportere korrekt DS-format direkte fra HR.
Hvad bruges kompetencekoder til?
Kompetencekoder bruges til at registrere certifikater, kurser, uddannelser og udløbsdatoer. Systemet kan dermed holde styr på kompetencer og varsle om udløb.
Hvordan bruges dokumenthåndtering i HR?
HR-modulet bruger samme dokumentkategorier som resten af KeyBalance. Du kan gemme kontrakter, politikker og personaledokumenter direkte på medarbejderne.
Hvad finder man i medarbejderkartoteket?
Her håndteres alt om medarbejderen: stamdata, arbejdstider, afdeling, kompetencer, dokumenter, fravær og integration til tidsregistrering. Det er HR’s centrale database.
Hvordan kommer vi i gang med HR-modulet?
1) Sæt HR-regler og fravær op. 2) Opret HR-afdelinger. 3) Opret fraværskoder og Dansk Statistik. 4) Opret kompetencer. 5) Tilføj medarbejdere og dokumenter. Så er HR klar til drift.