Registrering af fravær pr. dag i KeyBalance
I KeyBalance kan fravær registreres på flere måder, så det både er nemt at håndtere korte sygdomsperioder og længere fravær som ferie, barsel mv.
Denne guide handler om daglig fraværsregistrering – typisk sygdom eller enkeltstående fraværsdage.
Dagfravær
HR → Dagens fravær
Her vises en liste over alle medarbejdere for den valgte dato.
Overblik over skærmbilledet
I fraværsbilledet ser du:
- Initialer – medarbejderens kode
- Fraværskode – typen af fravær (fx Sygdom, Barn syg, Ferie, Kursus osv.)
- Tekst – beskrivende tekst, ofte hentet automatisk fra fraværskoden
- Kommentar – frit tekstfelt til ekstra forklaring
- FraKl / TilKl – mulighed for at angive klokkeslæt (fx ved delvis fravær)
- Ferie Timer / Sygdoms Timer – opsummering af registreret tid pr. dag
Datoen står øverst i skærmbilledet (fx Fravær for: 15.11.2025).
Skal du registrere på en anden dato, brug menupunktet "Fravær / Dato".
Det samme skærmbillede kan findes per dag ved at gå i menupunktet HR → Fravær / Dato Dette billede bruges, hvis du skal registere fravær for andre dage end "Dag dato".
Sådan registreres fravær pr. dag
- Vælg dato
- Tjek at datoen øverst er korrekt.
-
Skift dato hvis du skal registrere for en anden dag.
-
Find medarbejderen
-
Gå ned i listen til den medarbejder, der skal registreres fravær for.
-
Vælg fraværskode
- Stå i kolonnen Fraværskode ud for medarbejderen.
- Vælg den ønskede kode (fx Sygdom).
-
Tekstfeltet udfyldes typisk automatisk ud fra fraværskoden.
-
Tilføj evt. kommentar
-
Skriv en kort forklaring i kolonnen Kommentar, hvis det er relevant (fx Barn syg, Samtale hos læge osv.).
-
Angiv evt. klokkeslæt
- Ved delvist fravær kan du angive FraKl og TilKl, hvis I ønsker mere detaljeret registrering.
Timerne summeres automatisk i kolonnerne Ferie Timer og Sygdoms Timer ud fra jeres HR-opsætning.
Hvornår giver daglig registrering mening?
Daglig registrering er især velegnet til:
- Akut sygdom
- Enkeltstående fraværsdage
- Delvise dage (fx lægebesøg midt på dagen)
- Hurtigt overblik over, hvem der er fraværende i dag
Til længere forløb – fx ferie, barsel og anden planlagt orlov – bruges typisk fraværsperioder eller Fravær / Medarbejder, så du ikke skal registrere hver enkelt dag manuelt.
Fravær pr. medarbejder
**HR → Fravær / Medarbejder **
Her vises en liste over alle medarbejdere, vælg den medarbejder du skal registere fravær for.
Overblik over skærmbilledet
I fraværsbilledet ser du:
- Fraværsdato – datoliste
- Fraværskode – typen af fravær (fx Sygdom, Barn syg, Ferie, Kursus osv.)
- Tekst – beskrivende tekst, ofte hentet automatisk fra fraværskoden
- Kommentar – frit tekstfelt til ekstra forklaring
- FraKl / TilKl – mulighed for at angive klokkeslæt (fx ved delvis fravær)
- Ferie Timer / Sygdoms Timer – opsummering af registreret tid pr. dag
Medarbejderen står øverst i skærmbilledet (fx Fravær for: Pernille).
Sådan registreres fravær pr. medarbejder
-
Vælg Medarbejder
-
Vælg dato
-
Gå ned i listen til den dato, der skal registreres fravær for.
-
Vælg fraværskode
- Stå i kolonnen Fraværskode ud for datoen.
- Vælg den ønskede kode (fx Sygdom).
-
Tekstfeltet udfyldes typisk automatisk ud fra fraværskoden.
-
Tilføj evt. kommentar
-
Skriv en kort forklaring i kolonnen Kommentar, hvis det er relevant (fx Barn syg, Samtale hos læge osv.).
-
Angiv evt. klokkeslæt
- Ved delvist fravær kan du angive FraKl og TilKl, hvis I ønsker mere detaljeret registrering.
Timerne summeres automatisk i kolonnerne Ferie Timer og Sygdoms Timer ud fra jeres HR-opsætning.
Hvornår giver medarbejder registreringsbilledet mening?
Medarbejder registrering er især velegnet til:
- En medarbejder der er syg over en længere periode
- Overblik for den enkelte medarbejder
- Ved ikke sammenhængende perioder, men flere dage.
Til længere forløb – fx ferie, barsel og anden planlagt orlov – bruges typisk fraværsperioder (fx via Fraværsperiode-menuen), så du ikke skal registrere hver enkelt dag manuelt.
Vil du gerne læse mere om hvad KeyBalance kan inden for HR?
Læs om hele HR-modulet her: HR i KeyBalance
Relateret: Tidsregistrering i KeyBalance
Fravær hænger ofte sammen med jeres generelle tidsregistrering.
Læs mere om tids- og timeregistrering i KeyBalance her:
FAQ – Registrering af fravær pr. dag i KeyBalance
Hvordan registrerer jeg fravær for “i dag”?
Gå til HR → Dagens fravær. Find medarbejderen i oversigten, vælg en fraværskode, og tilføj evt. kommentar eller klokkeslæt. Alt registreres for den aktuelle dato.
Hvordan registrerer jeg fravær for en anden dag?
Brug HR → Fravær / Dato. Her vælger du selv datoen og kan registrere fravær, præcis som i dagsbilledet.
Hvornår bruger jeg “Fravær / Medarbejder”?
Brug Fravær / Medarbejder når fravær skal registreres for én bestemt medarbejder over flere dage, fx sygdom i en periode. Det giver et samlet overblik for personen fremfor enkelte dage.
Hvordan registrerer jeg delvist fravær?
Ved delvist fravær indtaster du FraKl og TilKl. Systemet beregner automatisk fraværstimer ud fra jeres HR-opsætning.
Hvorfor skal jeg vælge en fraværskode?
Fraværskoden styrer, hvordan fraværet behandles: om det tæller som ferie, sygdom, barn syg, kursus osv. Den bestemmer også farver i kalenderen og indgår i HR-statistik og Dansk Statistik.
Hvor kan jeg sætte fraværskoder op?
Fraværskoder administreres under HR opsætning → Fraværskoder. Her styrer du farver, lønrelation, statistik og logik.
Kan jeg registrere ferie i dagsfravær?
Ja – ferie kan registreres som en fraværskode. Men ved længere perioder (fx en hel uge) anbefales fraværsperioder, så du ikke skal indtaste hver dag manuelt.
Hvem kan se dagens fravær?
Adgang styres via brugerrettigheder. Typisk kan HR, ledere og administration se dagsfravær, så de ved hvem der er til stede.
Skal jeg angive klokkeslæt ved fuld dags fravær?
Nej – hvis fraværet gælder hele dagen, kan klokkeslæt stå tomt. Systemet bruger medarbejderens arbejdstid til at beregne dagstimer.
Hvornår bruger jeg fraværsperioder?
Brug fraværsperioder til længere fravær som ferieuger, barsel, fraværsforløb eller gentagne dage. Det er hurtigere og mere overskueligt end dag-for-dag.