Skip to content

CRM – Mailjournalisering i KeyBalance

Introduktion

Mailjournalisering i KeyBalance gør det muligt automatisk at gemme indgående og udgående mails som aktiviteter på de relevante kundeemner og kontaktpersoner.

Formålet er: - at sikre dokumentation af korrespondance - at samle dialog ét sted for sælgere, service og administration - at gøre det let at finde tidligere mails og historik - at undgå at medarbejdere skal arkivere mails manuelt

Systemet henter mails fra en opsat Exchange-integration, hvorefter de automatisk registreres i CRM.

Forudsætninger – før kunden kan bruge mailjournalisering

Mailjournalisering virker først, når konsulenten har sat integrationen op:

  1. Opsæt mailopsamling i Exchange-plugin
  2. Angiv opsamlingsmappe i opsætningen (CRM_MailJournalMappe)
  3. Aktivér job til import af XML- og EML-filer
  4. Definér blacklist (e-mails eller domæner, der ikke må journaliseres)
  5. Test at mails hentes korrekt

Når opsætningen er fuldført, kører import-jobbet automatisk og journaliserer nye mails.

Hvordan fungerer mailjournalisering?

Mailjournalisering består af tre trin:

1. Hente mails fra Exchange

Systemet henter først: - selve mailfilen (*.eml) - metadata-fil (*.envelop.xml) fra den mappe, der er opsat i kundens miljø.

2. Importere og analysere e-mailen

Ved import læser systemet: - afsender
- modtagere (To, Cc, Bcc)
- emne / subject
- vedhæftninger
- afsendernavn / display name

3. Oprette en aktivitet i CRM

Hvis mailen ikke er blacklistet, oprettes der automatisk en aktivitet i:

CRM → Kundeaktivitet

Aktiviteten får automatisk: - Kunde (fundet via mailadresse eller domæne)
- Kontaktperson (oprettes automatisk, hvis ukendt adresse)
- Aktivitetskode = EMail
- Notat = mailens emne
- Dokument = selve mailfilen (.eml)
- Dato og tidspunkt for import

På den måde bliver mailen en del af kundens historik.

Blacklist – hvilke mails gemmes ikke?

Som standard journaliseres ikke:

  • revisorer
  • advokater
  • privatpersoner der måtte sende følsomme oplysninger
  • e-mails markeret som PRIVATE (fx [PRIVAT] eller [PRIVATE])
  • interne maildomæner (ved egen virksomhed)

Blacklist kan omfatte: - specifikke mailadresser
- hele domæner
- regler for egen virksomhed
- midlertidig blokering af bestemte afsendere

Hvis en mailmatchet regel i blacklist, oprettes ingen aktivitet.

Dette bruges ofte for: - revisor
- advokat
- jobansøgninger
- HR/Personale
- personfølsomme emner

Hvordan bruger medarbejdere mailjournalisering?

1. Find mails på kundeemnet

Gå til:

CRM → KundeEmner → (vælg kunde) → Aktiviteter

Her vises alle journaliserede mails som linjer med:

  • dato
  • aktivitetstype
  • emne
  • kontaktperson
  • sælger
  • dokumentlink

Klik på en linje → mailen åbner, og du kan læse hele indholdet.

2. Søg efter mails i hele systemet

Brug aktivitetsoversigterne:

CRM → CRM Overblik → Aktiviteter

Filtrér f.eks. på: - e-mailadresse
- kontaktperson
- emneord
- dato
- sælger
- kundetype

Dette gør det let at finde tidligere korrespondance ved kundehenvendelser eller tvister.

3. Se mailhistorik på kontaktpersoner

CRM → Kontaktpersoner → Aktiviteter

Her vises kun mails relateret til den valgte person.

Dette giver hurtigt indblik i: - hvem i virksomheden der har skrevet til hvem
- hvilken dialog der senest er foregået

4. Åbn den originale mail (.eml)

Alle journaliserede mails lagres som EML-filer, som kan åbnes direkte fra aktiviteten.
Fordelen er:

  • fuld mailvisning
  • originale vedhæftninger
  • mulighed for at videresende mailfilen

Automatisk oprettelse af kontaktpersoner

Hvis en mail kommer fra en ukendt adresse:

  • Systemet forsøger først at matche på mailadresse
  • Dernæst på domæne (fx @firma.dk)
  • Hvis der findes en kunde med samme domæne, opretter systemet automatisk en kontaktperson

Den nye kontaktperson får: - Initialer
- Navn (fra "Display Name", hvis tilgængelig)
- Email

Dette sikrer, at systemet løbende "lærer" kundens organisation at kende.

Hvad gør man, hvis en mail mangler?

Typiske årsager:

1. Mailen ligger i blacklist

Løsning: fjern den fra blacklist i CRM opsætning.

2. Kunde eller kontaktperson kunne ikke findes

Løsning:
- opret kontaktpersonen manuelt
- eller tilføj maildomænet til kundeemnet
- kør import-jobbet igen

3. Mailen er markeret privat ([PRIVAT]/[PRIVATE])

Disse journaliseres ikke.

4. Import-jobbet er ikke kørt

Konsulenten skal kontrollere den planlagte kørsel.

Fordele ved mailjournalisering

  • Alt kundekorrespondance samles ét sted
  • Mails dokumenteres automatisk uden manuel indsats
  • Let at finde gamle mails
  • Bedre service over for kunder
  • Mindre risiko for mistede informationer
  • Automatisk oprettelse af kontaktpersoner
  • Understøtter salgs-, service- og økonomiafdelinger

Sammenfatning

Mailjournalisering i KeyBalance:

  • henter mails automatisk via Exchange
  • gemmer dem som aktiviteter på kundeemner
  • ignorerer mailadresser/domæner på blacklist
  • opretter kontaktpersoner automatisk om nødvendigt
  • gør mails søgbare i hele CRM
  • giver medarbejdere et komplet kommunikationsarkiv

Når opsætningen er gjort af konsulent, er det meget simpelt for brugerne:
De skal bare arbejde som normalt – systemet gemmer alt automatisk.