Skip to content

CRM – To-Do’s og Kundeaktiviteter

Introduktion

Kundeaktiviteter og To-Do’s i KeyBalance udgør fundamentet for den daglige opfølgning på kunder, salg, support og interne opgaver.

En aktivitet kan være: - et møde
- et opkald
- et tilbud
- et notat
- en opfølgningsopgave
- automatisk mailjournalisering
- en opfølgning fra et salgsprojekt

Alle aktiviteter samles ét sted og vises både på kunden, på kontaktpersonen og i den fælles To-Do liste.

To-Do listen er medarbejderens personlige arbejdsredskab, hvor dagens og ugens opgaver kan ses i prioriteret rækkefølge.

1. Hvad er en Kundeaktivitet?

En kundeaktivitet er et registreret kontaktpunkt med kunden, f.eks.:

  • Telefonopkald
  • Udsendt tilbud
  • Opfølgningsaftale
  • Besøg og møder
  • E-mail (journaliseret automatisk)
  • Notater
  • Kampagneaktivitet
  • Opgaver relateret til kunder

Aktiviteten indeholder: - Kunde
- Kontaktperson
- Aktivitetstype
- Sælger
- Dato og tidspunkt
- Notat / beskrivelse
- Opfølgningsdato
- Evt. salgsprojekt
- Dokumenter (fx .eml for mail)

Kundeaktiviteter udgør dermed hele virksomhedens dokumenterede kunde-historik.

2. Hvor vises aktiviteter?

2.1 På Kundeemnet

CRM → Kundeemner → (vælg kunde) → Aktiviteter

Her ser du ALLE aktiviteter for kunden – både afsluttede og åbne.

2.2 På Kontaktpersonen

CRM → Kontaktpersoner → Aktiviteter

Viser kun aktiviteter knyttet til en specifik person.

2.3 På Salgsprojektet

Aktiviteter oprettet fra salgsprojekter bindes sammen, så man kan følge hele salgsdialogen.

2.4 I den fælles To-Do liste

CRM → To-Do

Her får hver sælger sit eget overblik over: - opfølgningsdatoer
- møder
- tilbud der skal følges op
- åbne tasks
- forsinkede opfølgningsaktiviteter

To-Do listen er det primære arbejdsredskab til daglig kontakt og salgsopfølgning.

3. Sådan oprettes en aktivitet manuelt

En aktivitet kan oprettes fra:

Kundeemnet

Klik Aktiviteter → Opret ny.

Kontaktperson

Klik Aktiviteter → Opret ny.

To-Do listen

Klik + ikonet.

Du udfylder typisk: - Aktivitetstype (Tlf, Møde, Tilbud, Email, Notat...)
- Kunde og kontaktperson
- Beskrivelse / notat
- Opfølgning (dato og evt. tid)
- Sælger (forslås automatisk)
- Eventuel tilknytning til salgsprojekt

Når du gemmer, ligger opgaven nu i To-Do listen.

4. Automatiske aktiviteter

KeyBalance opretter også aktiviteter automatisk fra:

4.1 Mailjournalisering

Indgående og udgående mails oprettes som: - Aktivitetstype = EMail
- Notat = emne
- Dokument = mailfil (.eml)
- Kunde / kontaktperson matches automatisk

4.2 Salgsprojekter

Når en opfølgning ændres i et salgsprojekt, opretter systemet automatisk en opfølgningsaktivitet i Kundeaktivitet.

4.3 Kampagner

Reaktioner eller opfølgning kan knyttes til specifikke kampagner.

5. To-Do listen – dit daglige arbejdsredskab

CRM → To-Do

To-Do listen viser alle aktiviteter, der kræver handling:

Typiske kolonner:

  • Opfølg (dato for næste handling)
  • Kunde
  • Firmanavn
  • Opfølgningstekst
  • Kontaktperson
  • Aktivitetstype
  • Sidst rettet
  • Notat

Listen kan sorteres og filtreres, fx: - kun egne opgaver
- sidste år + i år
- kun tilbud
- kun møder
- kun åbne opgaver

Farvekoder og ekstra visning

To-Do listen kan vise: - forfaldne opgaver (til opfølgning i dag eller tidligere)
- fremtidige opgaver
- gamle aktiviteter
- aktiviteter pr. kunde eller projekt

Dette giver sælgeren fuldt overblik over, hvad der skal følges op på.

6. Arbejdsgang: Sådan bruger du To-Do listen hver dag

1) Start dagen med at åbne To-Do

Her ser du straks: - hvad der skal følges op
- hvilke møder du har
- hvilke tilbud der er åbne
- hvem du mangler at ringe til

2) Klik på en aktivitet for detaljer

Du kan åbne: - selve aktiviteten
- kundeemnet
- kontaktpersonen
- tilknyttede dokumenter (fx tilbud, mails)

3) Opdater aktiviteten

Tilføj notat, skriv opfølgningstekst eller ændr status.

4) Angiv ny opfølgning

Når du ændrer: - Næste opfølgdato
- Opfølg aktivitetstype
- Tekst til næste opfølgning

→ opretter systemet automatisk en ny aktivitet via trigger.

Dette betyder, at opfølgninger altid ligger struktureret i en kæde.

5) Marker opgaven som afsluttet

Når en opgave er løst: - sæt flueben i Afsluttet

Den forsvinder nu fra To-Do listen, men stadig bevares i historikken.

7. Sådan finder du gamle aktiviteter

Du kan søge i:

Kundeemne → Aktiviteter

Perfekt ved kundemøder, tvister eller "hvad aftalte vi sidst?"

CRM Overblik → Aktiviteter

Her kan du filtrere på: - sælger
- dato
- aktivitetstype
- kampagne
- salgsprojekt
- kontaktperson
- ord
- dokumentnavn

To-Do listen

Vis både afsluttede og åbne aktiviteter.

8. Samspil med resten af CRM

Salgsprojekter

Opfølgning i projekter → automatisk aktivitet i To-Do.

Mailjournalisering

E-mails → bliver aktiviteter med dokumentation.

Kampagner

Aktiviteter kan vise, om en kampagne har skabt kundedialog.

Statusskift på kunde

Aktivitet kan ændre kundens status automatisk (fx Lead → Kunde).

9. Fordele ved Kundeaktiviteter og To-Dos

  • Intet glemmes – alt bliver lavet til opgaver
  • Struktureret salgsopfølgning
  • Overblik over møder, tilbud, opkald og mails
  • Historik på både kunde og kontaktperson
  • Automatisk dokumentation
  • Ensartet arbejdsproces for hele organisationen
  • Understøtter både salg, service og administration

10. Kort opsummering

  • En aktivitet = et kontaktpunkt med kunden
  • To-Do listen = dagens opgaver
  • Opfølgninger = automatisk nye aktiviteter
  • E-mails og salgsprojekter opretter aktiviteter helt automatisk
  • Brug filtrering til overblik pr. sælger, kunde, projekt mv.
  • Afsluttede aktiviteter gemmes som historik

Kundeaktiviteter og To-Do listen er derfor det centrale værktøj til kundestyring, opfølgning og daglig planlægning i KeyBalance.