Skip to content

Bogføringsdato i KeyBalance

Bogføringsdato er en central funktion i KeyBalance, når du vil se:

  • hvordan regnskabet så ud på en bestemt dato
  • rapporter i et tidligere eller andet regnskabsår
  • saldi og bevægelser ”som om vi stod dér i tiden”

Kort sagt:

Bogføringsdatoen styrer hvilke posteringer der regnes med i rapporter og visninger.

Du kan nemt ændre bogføringsdato her: System --> Sæt Bogføringsdato

Sæt bogføringsdato

1) Hvad er bogføringsdato?

Bogføringsdatoen er den ”gælder pr.”-dato, som systemet bruger til:

  • saldo-beregninger
  • bevægelser i periode
  • sammenligninger med sidste år
  • budget til dato osv.

Når bogføringsdatoen sættes til fx 31-12-2024, vil:

  • saldi, bevægelser og rapporter vise status pr. 31-12-2024
  • posteringer efter denne dato ignoreres i de felter, hvor bogføringsdatoen bruges
  • alle posteringer kan stadig ses, men systemet bruger bogføringsdatoen til beregningsfelter
  • du kan altid se bogføringsdatoen sat i venstre hjørne

Vis bogføringsdato

2) Hvor bruges bogføringsdato?

Bogføringsdato (eller datoafgrænsning) bruges bl.a.:

  • i finanskonto-oversigten (felter som:
  • Saldo til dato
  • Bevægelse i periode
  • Saldo t.d. s.å. osv.)
  • i forskellige rapporter og udskrifter, hvor du vælger:
  • periode ”til og med dato”
  • sammenligning med sidste år/budget mv.
  • ved analyse af tidligere perioder, fx:
  • hvordan så balancen ud ved sidste årsafslutning?
  • hvad var DB pr. 30.06?

3) Typiske anvendelser

3.1 Se tallene ”som de så ud den dag”

Eksempler:

  • Du vil se, hvordan regnskabet så ud ved halvårsstatus.
  • Du skal genskabe en rapport, revisor har modtaget tidligere.
  • Du vil se likviditet, egenkapital eller resultat pr. en bestemt dato.

Sæt bogføringsdatoen til den ønskede dato – så beregner KeyBalance saldi og bevægelser ud fra posteringer op til og med den dato.

3.2 Arbejde med andre regnskabsår

Hvis du har flere regnskabsår i systemet, kan bogføringsdato bruges til at:

  • hoppe tilbage i et tidligere regnskabsår
  • se rapporter, som om du stod midt i det gamle år.

Eksempler:

  • Se resultat/balance pr. 31-12 sidste år
  • Sammenligne januar i år med januar sidste år, hvor tallene er beregnet korrekt til den historiske dato.

4) Bogføring vs. bogføringsdato (vigtigt skel)

  • Bogføringsdato på en postering
  • den dato, der står på selve bilaget/posten.

  • styrer, hvilket regnskabsår/periode posten tilhører.

  • Bogføringsdato som visnings-/analysedato (det vi beskriver her)

  • en systemdato, du sætter for at styre, hvilke poster der tages med i beregninger og rapporter.

Du ændrer altså ikke posternes datoer ved at ændre bogføringsdato. Du ændrer kun ”hvad vi kigger på”.

5) Gode vaner med bogføringsdato

  • Brug bogføringsdato aktivt, når du:
  • laver perioderapporter
  • sammenligner perioder/år

  • vil genskabe et billede af økonomien på en bestemt dato

  • Vær bevidst om, hvilken dato der er sat, når du:

  • undrer dig over, hvorfor saldi ikke matcher ”i dag”

  • ser forskel på rapporter trukket med samme opsætning, men anden dato

  • Dokumentér gerne:

  • ”Rapport udskrevet med bogføringsdato: XX-XX-XXXX”
  • især ved materiale til revisor, bank eller andre eksterne

6) Kort opsummering

  • Bogføringsdato styrer hvilke posteringer, der indgår i:
  • saldi
  • bevægelser
  • rapporter
  • Brug den til at se, hvordan regnskabet så ud på en bestemt dato, eller til at arbejde i andre regnskabsår.
  • Du ændrer ikke på posteringerne – kun på tids-snittet, du analyserer.

Det gør bogføringsdatoen til et superværktøj, når du vil se tilbage i tiden og være helt præcis på:

”Hvordan så vores økonomi ud lige præcis dér?”

Vil du vide mere?

Læs mere om økonomistyring i KeyBalance ERP:
KeyBalance økonomistyring

Læs mere om bankafstemning:
KeyBalance bankafstemning

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

Hvorfor viser mine saldi ikke de tal, jeg forventer?

Det skyldes næsten altid, at bogføringsdatoen er sat til en anden dato end dagens dato. Systemet viser saldi pr. bogføringsdato, ikke pr. dags dato. Tjek hvilken dato der står under System → Sæt bogføringsdato.

Hvilke felter påvirkes af bogføringsdato?

Alle saldi og bevægelser, der beregnes ud fra en ”til og med”-dato, påvirkes. Det gælder eksempelvis saldi i finans, bevægelser i periode, tal pr. sidste år, budget til dato og analyser.

Kan jeg stadig se alle posteringer uanset bogføringsdato?

Ja. Bogføringsdatoen begrænser kun beregningsfelter og rapporter. Selve posteringer kan altid ses i finans og via søgning, uanset hvilken dato du har valgt.

Ændrer bogføringsdatoen selve bilagsdatoerne?

Nej. Bogføringsdatoen ændrer ikke posteringerne. Den ændrer kun det tidsmæssige udsnit, du analyserer.

Hvordan genskaber jeg en rapport, som revisor modtog tidligere?

Sæt bogføringsdatoen til den dato, rapporten blev lavet til. Herefter viser saldi og bevægelser samme tal som dengang – så længe selve posteringerne ikke er ændret efterfølgende.

Kan jeg bruge bogføringsdatoen til at se tidligere regnskabsår?

Ja. Sæt bogføringsdatoen midt i det ønskede regnskabsår, så viser systemet alle beregninger som om du stod i det år.

Hvorfor ændrer bogføringsdatoen sig nogle gange?

Nogle virksomheder har sat systemet op til at nulstille bogføringsdatoen til dags dato ved login. Hvis jeres system gør det, skyldes det jeres opsætning i FSetup.

Påvirker bogføringsdatoen projektrapporter?

Ja, hvis rapporterne bruger en ”til og med dato”. Eksempelvis DB pr. dato eller budget/forbrug til dato. Projekthistorik og linjer vises dog fuldt uanset dato.

Hvad gør jeg, hvis jeg har glemt at ændre bogføringsdatoen tilbage?

Det påvirker ikke bogføringen – kun visningen. Skift blot bogføringsdatoen tilbage til dagens dato, så er alt normalt igen.

Påvirker bogføringsdatoen, hvornår en faktura anses som forfalden?

Nej. Rykkerprocedurer bruger fakturadato og forfaldsdato, ikke bogføringsdato. Den bruges kun til visning og beregning i rapporter.