Det er en simpel process at oprette og vedligeholde profiler. Typisk for KeyBalance har profiler en række fordele, som vil blive belyst længere nede i artiklen.

KeyBalance benytter den logik, at alle brugere som udgangspunkt får rettigheder til alle dele af programmet. Man skal i stedet fratage brugeren rettigheder til de elementer, som han/hun ikke skal have adgang til.

System -> Værktøj -> Sikkerhed -> Grupper