Rykning af debitorer er opdelt i en række faser.
Koncept
KeyBalance er bygget, så rente og rykker kører på de enkelte debitor-poster.
Dermed sikres, at rente og rykkere kan dannes løbende, og ikke kun en gang per måned. Hver kørsel vil altså medtage de poster, der NU skal renteberegnes/rykkes. Fordelen er, at det er muligt at køre kørslerne fx en eller flere gange per uge, så kunderne konstant holdes i kort snor.
Nogen ser det dog som en ulempe, at den enkelte kunde dermed kan være i to eller flere parallelle spor, fremfor at få en samlet rykker på alle poster.
Som mange andre steder i KeyBalance arbejdes med en kladde, inden noget bliver aktivt.
Forløbet er altså, at der dannes en kladde, denne kladde kan tilpasses, kunder eller poster fjernes og endelig kan de sendes ud - ofte per mail.
Kunder kan konsekvent udelades fra rykning, eller de enkelte posteringer kan udelades (eller forfaldsdato fremskrives, så man ikke glemmer dem).
Nogle af vores kunder bogfører renter straks, andre venter en lille periode med bogføring, da de vælger at frafalde gebyrer, hvis betalingen sker...
Opsætning
Der er lidt opsætning, specielt på rente delen.
Rykker
I forbindelse med rykkere er den eneste opsætning på debitorkortet en markering af, om kunden skal rykkes eller ej.
Denne er normalt initialiseret til 'sand'.
I programsetup kan man angive interval mellem til 1., 2. og 3. rykker og derfra per rykker. Her angives også gebyrer. Endelig er der en indstilling til, om en kreditnota skal straksforfalde eller med samme hastighed som fakturaen.
Under faste tekster kan man per sprog angive tekster til de forskellige niveauer. Fx en mild til rykker 1 og en grovere til rykker 2.
Renter
Renter er styret af to felter på debitor.
Dels rentenota ja/nej og dels rentekode, der henviser til en rentetabel. Vi anbefaler altid "påbegyndt måned" som metode. Her kan der også skrives en rentetekst - husk, at det skal fremgå af faktura, eller andre betingelser, at der beregnes rente.
I programsetup kan angives fx minimumsrente (som alle får, hvis beløbet er under) eller mindste beløb (beløb under dette tilskrives ikke) .
Oprette kladde
Under Kørsler -> Debitor -> Rente & Rykker kan man oprette en kladde.
Som udgangspunkt medtages alle poster der er forfaldne, men man kan vælge at køre på dele af kundebasen, fx alle i en given gruppe eller land. Der kan angives pr. dato, samt om der skal rykkes og/eller renteberegnes.
Resultatet er en liste over kunder, herunder deres poster, som skal rykkes nu. Bemærk, at vi rykker i forhold til seneste rykker, så hvis man danner to kørsler i træk vil nummer to være tom. Kørsler, man ikke mener, eller ikke vælger at bruge, skal slettes for ikke at påvirke næste kørsel.
Man kan i kørslen slette poster eller hele kunder, der ikke skal medtages. Bemærk, at man med fordel kan sætte dette op på kunden eller posten, hvis der er nogle, der ALDRIG skal rykkes.
Når kladden er som ønsket, fortsættes til næste punkt.
Udsende mails
Der findes forskellige måder at udsende disse.
Traditionelt har vi et rente/rykker dokument. Dette kan printes, eller sendes, som vedhæftet PDF. Her listes posterne og deres gebyrer.
I nyere tid - for at undgå 'telefonstorm' på bogholderiet efter udsendelse af rykkere, har vi lavet en mail, hvor "rykkeren" vises i selve mailen. De omtalte fakturaer er så medsendt i PDF. Dermed har kunden intet behov for at afvente en kontakt med bogholderiet for at få en fakturakopi.
Begge mails kan sendes direkte fra oversigten over kørsler og den nye variant kan endda sættes til at printe den gamle variant for kunder uden e-mailadresser. Indholdet i den nye mail er lidt komplekst, fordi den skal indeholde listen over poster, rykkertekst etc. i det relevante sprog.
Prøv derfor lige at sætte jer selv på som modtager under "FORMULARER", inden den første udsendelse.
Bogføre
I det sidste punkt dannes en kassekladde, hvorved renter og gebyrer bogføres ind på debitor.