Når man kører årsafslutningen, betyder dette, at man overfører årets driftsresultat fra driftsiden af regnskabet til overført resultat på balancesiden. I KeyBalance kan man køre årsafslutningen på et hvilket som helst tidspunkt, uafhængigt af virksomhedens løbende drift (man kan fortsætte fakturering, indkøb og salg fortløbende i næste periode). Dette skyldes, at KeyBalance holder alle data i basen på en sådan måde, at de er knyttet til den periode, de tilhører, og dermed kan hentes frem på et hvilket som helst tidspunkt. Man kan derfor også køre årsafslutningen flere gange. Dette kan være tilfældet, hvis man har behov for at postere nogle ekstra bilag senere på året. KeyBalance holder orden på, hvad der tidligere har vært ført til årsafslutning, og lægger ændringerne til/trækker fra, og overfører resultatet til "Overført Resultat" på balancesiden.
I program setup har man defineret 3 konti, som har med årsafslutningen at gøre.
Årsafslutningen foregår ved, at man gennemfører kørslen "Årsafslutning" (Kørsler | Finans | Årsafslutning).
Man vælger den periode, man skal køre årsafslutningen på:
Årsafslutningen lægges i kassekladden og der man kan vælge at bogføre årsafslutningen på samme måde som anden bogføring. NB: KeyBalance foreslår som default 31/12 i det aktuelle år som bogføringsdato.
Reversere en årsafslutning:
Det er enkelt tilbageføre en årsafslutning ved at køre en modpostering svarende til årsafslutningen, med modsatte konti og værdier, direkte i kassekladden. Man fører da resultatet FRA statuskontoen "Overført Resultat" til driftskontoen, som indeholder det overførte resultat. Se "reversere bogføring".