Overblik

Det samlede overblik over åbne bilag ses via menuen Inkøb -> BilagsSkan Vare - Åbne
Her ses alle de aktive bilag, inkl. staminfo og status for rekvisition og godkendelse.
De kører dels gennem et (eventuelt) godkendelsesflow, hvor de enkelte godkendere kan godkende, afvise eller sende videre.

Sideordnet kan de markeres med korrekte varenumre og oprette rekvisition. Dette kan ske før, under eller efter godkendelsen.

Når begge forløb er klar, kan indkøbet bogføres. Bemærk, det er meget få KeyBalance-installationer, hvor varefakturaer kører igennem et reelt godkendelsesforløb. Som udgangspunkt kontrolleres faktura imod rekvisition - og hvis de afviger, er det evt. den oprindelige indkøber, der finder afvigelsen og retter (og dermed godkender afvigelsen).

Indtastning af stamdata

På OIOXML, eller andre elektroniske formater, kan alle oplysninger automatisk aflæses

På autoindlæste mails kan kreditor slåes op ud fra afsender email.

På indskannede filer skal alt tastes manuelt.

Hvis der findes en rekvisition, kan denne markeres og info hentes herfra.

Kontrol og styring af indkøb, slut med bogføring

På detaljekortet kan varelinjer styres og indkøb sammenkædes, oprettes og kontrolleres. Hvis der er tale om en PDF, er det kun "Fakturahoved", der kan styres. Er der tale om en elektronisk faktura (OIO eller anden EDI), så kan der også arbejdes med fakturalinjer.

PDF:

Elektronisk faktura:

Der er normalt to forskellige tilgange; enten oprettes indkøb ud fra den modtagne faktura, eller også matches fakturaen op imod et eksisterende indkøb.

Faktura -> Rekvisition

Hvis der arbejdes med fakturalinjer, forsøger KeyBalance at slå de enkelte varelinjer op i varekartoteket, men hvis det ikke lykkes, skal de korrekte varer vælges.
Per vare kan der dermed ses og sammenlignes mellem salgspris, forventet købspris og konkrete indkøbsfakturapris.

Når varerne er sammenknyttet, kan der direkte fra faktura-kortet oprettes et indkøb og man kan markere det som fuldt modtaget.
Hvis alt stemmer, kan det direkte bogføres, alternativt må rekvisitionen tilrettes, til det passer med fakturaens totaler.

Match med Rekvisition

Ved at taste en eksisterende rekvisition, bliver totalerne for faktura og indkøb sammenlignet. Der sammenlignes IKKE automatisk på linjeniveau, men der findes en sammenlign-knap, hvorved kun linjer med forskelle vises.
Hvis alt stemmer, kan det direkte bogføres, alternativt må rekvisitionen tilrettes, til det passer med fakturaens totaler.

Bogføring

Uanset fremgangsmåde er det vigtigt, at sikre at fakturatotaler og rekvisitionens totaler stemmer præcis, hvorefter indkøbet kan bogføres.
Uanset om det bogføres fra det normale indkøbsbillede eller fra fakturabilledet, lukker det fakturaen korrekt i arkiv.