KeyBalance kan tale sammen med banker på forskellige områder - meget påvirket af hvilke banker og hvilke tilkøb man har hos banken.
Helt primært er integrationen dog indenfor 3 områder
- Import af FIK indbetalinger fra bank, til Bogføring i KeyBalance (denne guide)
- Eksport af betalinger fra KeyBalance til Banken
- Import at alle bankposter for at kunne udføre en afstemning mellem det bogførte og det reelle
Denne guide er som nævnt omkring import af FIK indbetalinger
Hvad er FIK indbetalinger
Kært barn har mange navne.
Oprindeligt fandtes GiroBank og Girokort. Så skulle monopolet brydes og bankerne begyndte at udbyde "Fælles Indbetalings Kort" (FIK). I dag trykkes der stort set ingen FIK / GIRO kort længere - men betalingsreferencen benyttes stadig i mange sammenhæng.
KeyBalance kan derfor udskrive en "FIK betalingskode" på fakturaerne hvis aktiveret.
Det kræver at man som virksomhed har et NETS KREDITORNUMMER oprettet gennem sin bank.
Banken kan derefter danner filer med disse indbetalinger - herunder betalingsreferencen så vi kan matche til den korrekte faktura
Opsætning / Forberedelse
Der er reelt set ingen forberedelse i KeyBalance for at kunne importere FIK.
I banken skal man have bestilt disse filer, i NETS SEKTORFORMAT. Afhængig af bank skal disse filer hentes på forskellige måder - og bliver gemt forskelligt på den lokale pc.
Man kan dog med fordel markere i KeyBalance hvor filen ligger gemt. Det gøres i SYSTEM -> FIRMAOPLYSNINGER -> PROGRAM SETUP.
Import af filen
Der kan anvendes 2 tilgange, afhængig af hvor tit banken danner filer / hvor tit de indlæses.
Enten kan der indlæses en fil af gangen (så skal man pege på den enkelte fil), eller KeyBalance kan læse alle filer i en mappe (og flytte dem i en done-mappe). Vil den sidste tilgang dannes en kørsel per fil, så den kan kontrolleres mod banken. Der må naturligvis ikke ligge andre filer i mappen ved denne metode.
Kontrol af det indlæste
Når filen er læst ind kan man på forsiden se totaler.
Ved at dobbeltklikke / f5 ind på linjen kan man se de enkelte indbetalinger. Udfor hver enkelt betaling kan de ses om de matcher en faktura eller ej. Hvis linjen matcher en faktura - eller en debitor generelt kan den bogføres. Hvis der er markeret en faktura (eller det indbetalte stemmer med debitors fulde saldo eller åbne saldo, så vil der automatisk ske en udligning. Ellers vil betalingen fremstå u-udlignet.
Når alle linjer rammer en debitor kan der fortsættes.
Opret og bogfør kassekladde
Punktet "Til Kladde" overfører indbetalingerne til en ny kassekladde. Denne kan herefter findes i kassekladde oversigten og bogføres.
I nyeste systemer kan det vælges
- om der skal anvendes et eller flere bilagsnumre,
- bankpost (modpost) per betaling eller kørsel
Det er mest oplagt at sætte disse så det matcher det som reelt er sket i banken :-)
Send og gerne en besked om denne guide var brugbar, eller hvad der evt var uklart.