KeyBalance BilagsSkan arbejder grundlæggende med to former for fakturaer: varefakturaer og omkostningsfakturaer.
Varefakturaer, der bogføres via indkøbsordrer, er oftest bundet til (egne) varenumre og godkendes som udgangspunkt ved at det tilhørende indkøbsnummer findes og mængder samt priser matcher.
Omkostningsfakturaer bogføres direkte i finans (via en kassekladde) og der er mulighed for godkendelsesloops.
Denne guide omhandler håndtering af de indkomne omkostningsfakturaer.
Alt arbejde her foretages fra menuen fordeling
1. Fordeling
De indkommende bilag samles i den "kasse", der hedder fordeling. Det er "indboksen" for omkostningsfakturaer
Herfra kan de forkonteres/færdigudfyldes og sendes videre i forløbet.
Der er vel grundlæggende set fire former for bilag at håndtere i fordelingen.
For at holde arbejdsgangen så enkel som mulig, kan de alle håndteres fra fordelingsbilledet, men de håndteres forskelligt.
I resten af dette dokument beskrives, hvordan de håndteres.
PDF files ses ved tryk på F9.
2. Godkendelse eller ej
Hvis systemet er opsat UDEN godkendelse vil kolonnen "Godkendelse" stå til "BrugesIkke", alternativt vil kolonne vises "Indlæst".
Når en række bilag er håndteret, kan man bruge knapperne "Fordel Bilag" eller "--> Kladde".
"Fordel Bilag" bruges, hvis systemet er opsat til godkendelse, og så sendes det konterede bilag ud til godkenderne. Hvis systemet ikke står til godkendelse, aktiveres "--> Kladde", hvilket direkte overfører de udfyldte linjer til en kassekladde og bogfører den.
3. Typer af bilag
Grundlæggende om bilag
Bilagsskan arbejder som udgangspunkt med helt normale fakturaer fra leverandører. Der er altså tale om enkelte fakturaer(eller kreditonota) fra en leverandør. Den store mængde af disse skal jo normalt konteres på en enkelt konto, og de mere avancerede skal ud på mere kompleks kontering. Fx flere konti eller dimensioner. Og der kan være ting som automatisk bogføring af betalinger (Kreditkort, BetalingsService, LeverandørService etc).
Endelig kan der være alle andre former for bilag, dem der ikke direkte skal på en kendt kreditor. Disse skal håndteres som manuelle bilag.
Men reelt set kan de indkomne bilag skulle håndteres som en af disse
- Simple bilag (med enkelt kontering)
- Komplekse bilag (med flere linjers kontering)
- Manuelle bilag (der bare skal bogføres manuelt)
Som en sidste variant findes bilag som ikke skal være her
- Timeoversigter og andre vedlæg til faktuaer kan tilknyttes den reelle faktura (Højreklik > Sammenkæd)
- Varefakturaer skal overføres til vare-bilagsskan (Højreklik > Til Vare)
- Forkerte bilag (Rykkere, Kontoudtog mm) skal blot arkiveres
4. Reel håndtering per type
4.1 Fejlagtige bilag - Det som slet ikke skal være her
Det kan være reklamer, rykkere, Track'n'Trace info eller alt andet, som ikke er fakturaer.
Her gælder det om at højreklikke og vælge "Afvis/Arkiv".
Det kan også være indkøbsfakturaer, hvis man arbejder med dem. Her vælges " --> Vare", så overføres de til "Varefaktura"-indboksen.
Endelig kan det være timespecifikationer eller andet der faktisk hører sammen med et andet bilag i listen. De kan sammenkædes.
4.2 Simple fakturaer (én konto)
Mange fakturaer har ikke behov for udkontering. Dette er vel de mest almindelige - og samtidig de simpleste.
De kan oftest håndteres direkte i oversigten.
Der KAN være behov for at dobbeltklikke / F5 for at se detaljer som betalingsoplysninger etc.
Her kan fakturaen håndteres direkte på linjen i fordelingen, det er blot at udfylde de relevante felter fra den modtagne faktura. Hvis der er tale om EDI/OIO/elektroniske fakturaer - eller systemet kører med PDF-fortolkning, kan en eller flere af felterne være udfyldt på forhånd.
- KreditorNr
- FakturaNr
- FakturaDato
- ForfaldsDato kontrolleres
- Brutto beløb (enten kredit eller debit)
- Evt. moms og netto
- Evt. bemærkning
- Godkender (feltet 1.godkender)
Dette er kun relevant hvis der arbejdes med godkendelse af omkostningsfakturaer - Finanskonto
- Evt. afdeling/projekt/andre dimensioner
4.3 Komplekse fakturaer (flere konti/dimensioner)
Hvis fakturaen skal bogføres ud på flere konti eller dimensioner, håndteres den først som en simpel faktura i det foregående - dog uden at angive finanskonto eller dimensioner. Derefter trykkes F5 for at angive udvidet håndtering. Her kan der dannes så mange konteringslinjer som ønsket
Fra dette billede kan man også:
- Kontrollere betalingsoplysninger
- Indtaste dato for eventuelt automatisk bogføring - fx ved BetalingsService
- Periodisere fakturaen
4.4 Manuelle bilag
Alle andre typer af bilag der ønskes bogført vil skulle håndteres som "Manuelle bilag"
Dette kan eksempelvis være rente- eller gebyrnotaer fra banken, eller andre bilag, som ikke er en konkret faktura, men som gerne skal bogføres. Det særlige med dem er, at det ikke giver mening at angive kreditor og alle de andre "faktura stamdata".
De bliver derfor "bare" bogført via en sædvanlig kassekladde - men med PDF'en vedhæftet.
Her kan man højreklikke og vælge "Manuelle Bilag".
I det efterfølgende billede:
- Udfyldes det ønskede antal kassekladdelinjer - direkte under "Reel bogføring" - helt som sædvanligt
- Trykkes på knappen "Straks Godkend" for at markere, at bilaget er godkendt direkte af indtaster.
Dette er kun relevant hvis der arbejdes med godkendelse af omkostningsfakturaer - Trykkes på knappen "F6 - Lås/Åbn bogføring", dermed får den status klar og vil blive medtaget ved næste bogføring af bilag.