Finansbudget

KeyBalance kan håndtere budgetter indenfor forskellige områder. Det mest brugte er helt klart finansbudget, men også salgsbudget (per kunde) eller budget på projektregnskab er ofte i brug.

Der er som udgangspunkt ikke automatisk sammenhæng mellem de forskellige budgetter, vi ser simpelthen for ofte at man ønsker det er en kontrolleret process fx at býgge salgsafdelingens budget ind i det overordnede budget. 

Denne artikel handler om finansbudgetter.

Opsætning

Der er ingen forudgående opsætning.

Koncept

Budgetterne kører på finanskonti (og evt. dimensioner). Reelt set indlægges poster med en dato og konto (+ evt. dimensioner). Disse poster summeres så på konti og periode, når man kigger på dem.

Total omsætning i 1. kvartal inkluderer altså alle budgetposter i den dato-periode og på alle konti, der er med i summen "Total omsætning".

Pas på med at lægge budgetposter på sumkonto - hvis summen inkluderer sig selv, kommer de med, ellers er de "usynlige". Tallene skal have samme fortegn som regnskabet, omsætning er altså negativt beløb.

Navngivne budgetter

I KeyBalance er det muligt at arbejde med flere navngivne budgetter i samme periode.

Det kunne være Oprindeligt, Første revision og Anden revision. Eller budget til bank hhv. internt.

Navngivne budgetter skal altså ikke anvendes til at navngive 2018, 2019, 2020 etc.

For at arbejde med navngivne budgetter, skal der oprettes navne under SYSTEM -> FIRMAOPLYSNINGER -> FINANS - > Navngivne Budgetter.

Herefter vælger man i programsetup hvilket budget, der er standard. Det er det budget, der ses som udgangspunkt. På de fleste udskrifter kan man så vælge hvilket budget, der skal anvendes.

Indtastning/indlæsning af budget

Via kontoplan

Helt basalt set ligger budgetposter under de enkelte konti og kan dermed ses fra menuen KARTOTEKER -> FINANS -> (ind på en konto) -> Knappen BUDGET.

Her kan man også oprette dem eller lave enkelte justeringer.

Samlet oversigt

I kommende opdatering vil der i menuen SYSTEM -> FIRMAOPLYSNINGER -> FINANS - > BUDGETPOSTER ses en total oversigt over alle budgetposter.

Fra excel - Årsbeløb

Oftest har vores kunder allerede et budget i excel. Derfor er der i menuen UDVEKSLING -> IMPORT -> Finansbudget to forskellige importer.

Den ene tager et samlet årsbudget og deler ud 12 lige store elementer.

Fra excel - Enkelte beløb

Den anden - og mest anvendte - den forventer en csv-fil (fx fra excel) med 14 kolonner.

• Første kolonne er kontonr, næste kolonne ignoreres (er oftest kontoens navn) og derfra 12 måneder - i forhold til virksomhedens regnskabsår
• Der kan angivens et navngivet budget, samt afdeling og andre dimensioner
• Og endelig kan fortegn og/eller "per tusinde" håndteres
• Under indlæsning ignoreres sumkonti, og nuværende poster på samme konti, i samme regnskabsår, og med samme dimensioner, slettes
• BEMÆRK, der indlæses i samme regnskabsår som den aktuelle bogføringsdato

Opfølgning på budget

I kontoplan

Så snart der er indlagt budgetter, kan de ses direkte i kontoplanen, inklusiv at de summeres med kontiene.

Udskrifter

Ved udskrivning findes der under menuen FINANS -> BALANCER både:

• Dedikerede budgetudskrifter, fx kvartal eller 12 måneder.
• Balancer med budget, hvor realiseret holdes op imod budget
• Endelig er der en 12-måneders udskrift, der tager realiseret for de historiske perioder og budget for de fremtidige perioder med i samme udskrift