I KeyBalance kan man opsætte abonnementer på diverse standard eller special mails.
Logikken er på den måde at der findes en række "Mulige blokke" man kan så per MEDARBEJDER opsætte hvilke blokke denne person skal modtage på et givent tidspunkt.
Hver time kører der så et autojob som samler de "blokke" den enkelte person skal have i en samlet mail.
Det lyder måske lidt omstændigt, men det betyder at man kan få en række "blokke" i samme mail.
Fx
- Forfaldne fakturaer
- Debitorsaldi
- Ældste forfaldne
i en og samme mail hver fredag.
Opsætningen til dette er bare at lave de 3 linjer for medarbejderen på samme "time". Der fjernes krydser fra de øvrige dage.
Nogle mails - fx fakturaer til godkendelse - kan også opsættes uden en modtager. Så sendes til ALLE medarbejde i systemet. Så sætter man ofte også "KUN FEJL", så der kun sendes en mail til de medarbejdere der har fakturaer liggende til godkendelse. Men her skal man altså ikke manuelt opsætte et abonnement per medarbejder.
Der kan opsættes følgende felter
- Kategori: Det er selve indholdet
- Modtager: Modtagerens brugernavn (man angiver ikke mailadresse, men bruger)
- Max antal poster:. Siger sig selv, men pas på ikke at sætte den for højt - mailen bliver afskåret hvis den er for lang. Det er fx oftest vigtigt at se at der ER varer med mærkelig kostpriser og de 30 første end alle 5000...
- Time: Det er den "time på dagen" hvor den skal medtages.
Man vælger ikke her om det er 10:01, 10:30 eller hvad. Det styres generelt på autojobbet.
- Dage i måned: Skal den fx kun sendes den første uge så er det 1..7, men oftest er det blot 1..31
- Ugedag: Her kan afkrydses for de enkelte dage MANDAG, TIRSDAG etc
- Kun ved fejl. Skal mailen kun fremsendes hvis der er konstateret behov? Vil man have en mail der viser at der INGEN forfaldne fakturaer er - eller kun når der er forfaldne?
- Tekst / Tal. Nogle mails kan få ekstra opsætning. Fx hvilken lokation der køres på, eller antal dage over forfald. Det afhænger af den enkelte kategori om disse felter er skrivbare og hvordan de bruges.